Share this
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
Issues
May
Digital Transformation
Categories:
#Document Management System#Digital Transformation
Inspired by: Siwanad
Views
จากบทความที่เเล้วได้มีการนำเสนอโซลูชั่น HR Bot ผู้ช่วยเหลืองาน HR ในเรื่องการเช็คชื่อเข้าออกงานเเละการขอลางาน ไหนๆเเล้วก็ขอมานำเสนอเครื่องมือที่จะช่วยงาน HR ให้สุด รอบนี้ไม่ได้ช่วยเเค่ HR เเต่ยังช่วยแผนกการเงินไปในตัวอีกด้วย ซึ่งประเด็นปัญหาที่เราจะแก้ครั้งนี้เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่เกี่ยวข้องกับพนักงานค่อนข้างเยอะ เเละเป็นที่น่าปวดหัวมาก นั้นคือเรื่อง “สวัสดิการพนักงาน”
เรื่องน่าปวดหัวของ “สวัสดิการพนักงาน” ที่ทุกภาคส่วนองค์กรต้องเจอ!
ในทุกๆองค์กรย่อมมีสวัสดิการให้พนักงาน ซึ่งสวัสดิการของเเต่ละพนักงานที่ได้นั้นมักจะมีความเเตกต่างกันออกไป เช่น เเผนกขายสามารถเบิกค่าเดินทางได้เป็นพิเศษ, จำนวนปีที่ทำงานที่มากจะสามารถเบิกได้มากกว่า, เเละอื่นๆ พอสิ่งที่ได้มีความหลากหลายความวุ่นวายจึงเกิดขึ้น วุ่นวายทั้งกับผู้ขอเบิกสวัสดิการเเละผู้จัดการอนุมัติการเบิก ลองมาดูว่าในเเต่ละคนว่าต้องเจอเรื่องน่าปวดหัวอย่างไรบ้าง
![](https://new-dev.codium.co/uploads/CDM_20website_20_E2_80_93_2027_402x_02ad9a2471.png)
มุมมองเรื่องน่าปวดหัวของสวัสดิการพนักงาน
จากเดิมที่ เรื่องสวัสดิการพนักงานควรเป็นเรื่องที่พนักงานควรได้รับประโยชน์จากสิ่งที่องค์กรเสนอให้เพื่อดูเเลคนสำคัญขององค์กร กลับเป็นเรื่องน่าเสียดายที่กลายเป็นปัญหาวุ่นวายเเละดูจะไม่ได้ก่อเกิดคุณค่าให้พนักงานเท่าที่ควร เพราะการใช้งาน (Working Process) ที่ยุ่งยากไม่เอื้ออำนวยต่อการใช้งานจริง
จึงเป็นเหตุให้องค์กรทั้งหลายมาปรึกษา CODIUM พร้อมให้เราหาโซลูชั่นในการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยแก้ Pain Point ตรงนี้ของเขา เราจึงต่อยอดนำ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (e-Memo) มาปรับใช้ต่อให้เข้ากับเรื่อง การเบิกสวัสดิการพนักงาน (e-Claim) เพราะทั้งสองอย่างมีเเก่นของปัญหาที่เหมือนกัน คือการที่พนักงานต้องการขออนุมัติอะไรสักอย่างกับทางบริษัทในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ดังจะอธิบายในเชิงลึกให้เห็นภาพว่าระบบ e-Claim เข้ามาช่วยการทำงานอย่างไรกันต่อไป
ระบบ e-Claim คืออะไร? เข้ามาช่วยอย่างไร?
ระบบ e-Claim คือ ระบบจัดการสวัสดิการพนักงานอย่างเต็มรูปแบบ (all-in-one system) ที่ครอบคลุมกระบวนการขออนุมัติสวัสดิการพนักงานไว้ทั้งหมด ตั้งเเต่...
- การจัดการข้อมูลสวัสดิการพนักงานในที่เดียว (Quota Management)
- การขอเบิกสวัสดิการทำได้ง่ายขึ้น (Claim Request)
- การตรวจสอบเเละอนุมัติการเบิกได้ทันที (Claim Approval)
- การเเสดงภาพรวมการขอเบิกสวัสดิการ (Claim Dashboard)
- สรุปยอดรายงานการเบิกทั้งหมดไว้ให้ (Claim Report)
ซึ่งระบบถูกออกแบบมาอย่างดี รองรับให้ทำงานง่ายกับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งผู้ขอเบิก ผู้จัดการสวัสดิการ เเละฝ่ายการเงิน ครอบคลุมการทำงานทุกขั้นตอน ข้อมูลเชื่อมถึงกันเเบบอัตโนมัติ ทุกคนทำงานใน Platform เดียว เพื่อให้เห็นภาพชัดๆว่า ระบบ e-Claim เข้ามาช่วยการทำงานอย่างไรได้จริง จะขอนำเสนอในเเต่ละขั้นตอนให้เห็นเลยว่าระบบใช้งานได้อย่างไร
การทำงานของระบบ e-Claim
จัดการสวัสดิการในที่เดียว (Quota Management)
HR หรือเเอดมินสามารถตั้งค่าข้อมูลสวัสดิการต่างๆได้เสร็จสรรพอย่างง่ายได้ผ่านระบบ โดยเข้าไปที่การจัดการข้อมูล e-Claim (e-Claim Master Data) เเละทำการเพิ่ม, ลด, แก้ไข, หรือลบข้อมูลได้ จัดการเรื่องข้อมูลสวัสดิการพนักงานไว้ทั้งหมด ครอบคลุมในที่เดียวไม่ว่าจะเป็น
- ประเภทสวัสดิการของพนักงาน เช่น การจัดการโรค (Syptom), การจัดการสวัสดิการ (Welfare), เเละอื่นๆ
- การจำกัดเเละตั้งเงื่อนไขในการใช้สิทธิสวัสดิการ ที่ไม่เหมือนกันตามเเต่ที่องค์กรกำหนด เช่น ความอาวุโสของอายุงาน, ตำแหน่งงาน, หรือแผนกที่เเตกต่างกัน นอกจากนี้ยังสามารถลิมิตการใช้สิทธิด้วยระยะเวลาได้อีก เช่น สิทธิที่ใช้ได้ต่อปี ต่อเดือน ต่อวัน เเละต่อครั้ง เเต่ถ้าหากองค์กรมีเงื่อนไขอื่นๆที่อยากจะกำหนดเพิ่มเติม เราสามารถปรับเเต่งให้ได้ตามที่องค์กรต้องการ
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Welfare_optimize_file_20d6fd022b.gif)
จัดการสวัสดิการพนักงานง่ายบนระบบ
- การกำหนดผู้อนุมัติ เลือกได้ว่าคำขอสวัสดิการนี้ต้องส่งไปให้ใครอนุมัติ ผ่านกี่ลำดับขั้น เช่น ผ่าน HR ขั้นเเรก จากนั้นส่งหาการเงินขั้นสอง นอกจากนี้ยังกำหนดได้ถึงว่าต้องการลายเซ็นต์ด้วยหรือเเค่ให้กดอนุมัติ สามารถตั้งค่าการอนุมัติได้ตามที่องค์กรต้องการ
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Loa_optimize_file_2b8dda0e60.gif)
กำหนดสายอนุมัติสวัสดิการพนักงาน
นอกจากนี้ HR ยังสามารถเพิ่มลดข้อมูลอื่นๆขององค์กรได้ เช่น Job grade, Job Position, Division, เเละอื่นๆ เมื่อมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร HRหรือเเอดมินสามารถปรับการทำงานตามได้สะดวกขึ้น
ขอเบิกสวัสดิการได้ง่ายขึ้น (Claim Request)
กระบวนการขอเบิกสวัสดิการทำได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องกรอกกระดาษให้ฝ่าย HR กรอกเข้าระบบอีกที ผู้ขอเบิกทำการเบิกผ่านระบบได้โดยตรง
- 1. กดสร้างเอกสารขอเบิกสวัสดิการ
- 2. เลือกประเภทสวัสดิการที่จะเบิก ซึ่งระบบจะขึ้นมาให้เเค่สวัสดิการที่พนักงานคนนั้นสามารถเบิกได้เท่านั้น
- 3. กรอกข้อมูลให้ครบ ในส่วนของยอดที่เบิก หากยอดเงินเกินจากงบที่พนักงานคนนั้นสามารถเบิกได้ ระบบจะขึ้นมาให้ทันทีว่ายอดเงินที่ขอเบิกเกิน ผู้เบิกต้องปรับยอดให้ไม่เกินงบที่ตนเองสามารถเบิกได้
- 4. เเนบไฟล์เอกสารหลักฐานต่างๆประกอบ
- 5. เช็คความเรียบร้อยเเล้วกดส่ง เท่านี้ระบบจะส่งไปหาผู้อนุมัติตามที่มีการตั้งค่าจาก HR มาไว้ตั้งเเต่เเรกตามลำดับ
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Claim_Request_optimize_file_58bcf02b9b.gif)
การขอเบิกสวัสดิการพนักงานทำได้ง่ายผ่านระบบ
จะเห็นว่าระบบไม่ได้เเค่ทำให้ผู้ขอเบิกทำการเบิกง่ายขึ้น เเต่ยังช่วยผู้อนุมัติในการตรวจสอบ ควบคุมคำขอที่ไม่ตรงตามเงื่อนไข ลดข้อผิดพลาดและเวลาการทำงาน เเละที่สำคัญเป็นการป้องกันกรณีอนุมัติการเบิกงบเกินตั้งเเต่ต้นลม โดยที่ระบบไม่อนุญาติให้ขอเบิกได้ตั้งเเต่เเรก
อนุมัติการเบิกได้ทันที (Claim Approval)
เมื่อมีการขอเบิกสวัสดิการ ผู้ที่อยู่ในสายอนุมัติจะได้รับการเเจ้งเตือนผ่าน Email เเละ Line ซึ่งเป็นเครื่องมือที่คนทำงานใช้กันเป็นประจำในการทำงานอยู่เเล้ว ทำให้สะดวกไม่ต้องคอยเข้ามาเช็คในระบบว่ามีใครส่งมาขอเบิกหรือไม่ หรือถ้าอยากจะเข้ามาเช็คในระบบย่อมทำได้ โดยกดไปที่ Claim Approval จะเห็นได้ทันทีว่าเอกสารไหนรอการอนุมัติอยู่ อนุมัติไปเเล้ว หรือถูกปฏิเสธ
ผู้อนุมัติสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เเละเอกสารไฟล์เเนบหลักฐานได้หมด หากทุกอย่างถูกต้องสามารถกดอนุมัติได้ทันที จากนั้นระบบจะทำการส่งต่อเอกสารไปยังผู้อนุมัติลำดับถัดไป เเละเเจ้งเตือนถึงผู้ขอเบิกก้วยอีกทางหนึ่งว่ากระบวนการอนุมัติไปถึงขั้นไหนเเล้ว
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Claim_Approval_optimize_file_c55330c051.gif)
อนุมัติการเบิกสวัสดิการพนักงาน
หรือหากเจอข้อผิดพลาด อยากให้ผู้เบิกทำการแก้ไขข้อมูลส่วนใด สามารถกดปฏิเสธ พร้อมระบุเหตุผลที่อยากให้แก้ไขได้ โดยระบบจะเเจ้งเตือนเเละส่งกลับไปที่ผู้ขอเบิกเพื่อให้ทำการเเก้ไข
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Reject_optimize_file_6e41226f81.gif)
ปฏิเสธการเบิกสวัสดิการพนักงาน
ภาพรวมการขอเบิกสวัสดิการ (Claim Dashboard)
พนักงานทุกคนสามารถเข้ามาเช็คการขอเบิกสวัสดิการของตนเองได้หมด ไม่ต้องคอยถาม HR เเละฝ่ายการเงินอีกต่อไป โดยสามารถเช็คข้อมูลได้ตามนี้
- เอกสารการเบิก ผู้ขอเบิกสามารถเข้ามาติดตามสถานะคำขอว่าอยู่ในขั้นตอนไหน การขอเบิกไหนได้รับการอนุมัติเเล้ว ถูกปฏิเสธ หรือรอการอนุมัติอยู่ สามารถกดเลือกดูได้ทันที เเละยังสามารถดาวน์โหลดเอกสารย้อนหลังออกมาได้
- เช็คสวัสดิการได้หมด หมดปัญหาไม่รู้ว่าองค์กรมีสวัสดิการอะไรให้เบิกได้ จำนวนเท่าไหร่ ระบบมีสรุปรวมสวัสดิการของพนักงานเเต่ละคนให้ ผู้ขอเบิกสามารถเข้ามาเช็คดูได้เองทั้งหมด
นอกจากนี้หลังจากที่มีการขอเบิกไป ระบบจะคำนวณเเละนำยอดมาโชว์ให้เห็นอัตโนมัติ ทั้งยอดเบิกที่ได้รับการอนุมัติ (Used) ยอดที่กำลังรอการอนุมัติอยู่ (Waiting for approval) เเละ จำนวนที่เหลือเบิกได้ (Remain)
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Claim_20_Request_20page_fdb89c4a0a.png)
ภาพรวมเเสดงการขอเบิกสวัสดิการทั้งหมด (Claim Dashboard)
สรุปยอดรายงานการเบิกทั้งหมดไว้ให้ (Claim Report)
ระบบจัดเตรียมรายงานไว้ให้ทั้งหมด ที่สามารถดาวน์โหลด ได้จากระบบทุกเวลา ทำให้การทำงานเป็นไปได้ง่ายยิ่งขึ้น ปัจจุบันเรามีรายงาน สรุปคำขอสวัสดิการ (Claim Summary Report), รายงานคำขอสวัสดิการอย่างละเอียด (Claim Detail Report) , และรายงาน Payroll (Payroll Report) แต่ถ้าหากองค์กรต้องการรายงานใดเพิ่มเติมรูปแบบใหม่ๆเราสามารถจัดทำได้เช่นกัน
ในส่วนของ Payroll จะมีความพิเศษขึ้นมาตรงที่เราไปต่อเข้ากับระบบ Payroll ที่องค์กรใช้อยู่ให้เลย ไม่ต้องเสียเวลาทางการเงินกรอกข้อมูลใหม่ การเงินสามารถนำไปทำจ่ายให้กับพนักงานตามสวัสดิการนั้นๆได้ทันที
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Report_optimize_file_244a3da052.gif)
ภาพรวมเเสดงการขอเบิกสวัสดิการทั้งหมด (Claim Dashboard)
ประโยชน์เน้นๆที่เเต่ละคนได้รับ
เมื่อผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายทั้ง ผู้ขอสวัสดิการ ผู้อนุมัติ และฝ่ายการเงิน ทำงานด้วยกันใน Platform เดียว สามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้เหมือนกัน ทำให้การทำงานง่ายขึ้น เพราะทุกอย่างเชื่อมหากันแบบอัตโนมัติ ลการทำงานซ้ำซ้อน มาดูกันในเเต่ละฝ่ายว่าทำงานง่ายขึ้นขนาดไหน
![](CDM%20website%20%E2%80%93%2028%402x.png)
![](https://new-dev.codium.co/uploads/CDM_20website_20_E2_80_93_2028_402x_579e01847f.png)
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบสวัสดิการพนักงาน (e-Claim)
เพราะพนักงานเป็นกำลังสำคัญที่ขับเคลื่อนให้องค์กรเดินหน้าต่อไป “พนักงานเปรียบดังลูกค้าคนสำคัญอีกคนขององค์กร” หลายองค์กรจึงดูเเลพนักงานเป็นอย่างดีผ่านสวัสดิการพนักงาน CODIUM เข้าใจถึงจุดนี้ดีจึงมุ่งนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้องค์กรดูเเลพนักงานได้ดียิ่งขึ้นผ่าน ระบบจัดการสวัสดิการพนักงาน (e-Claim)
ทั้งนี้ต้องขอขอบคุณ Major ลูกค้าของเรา ผู้ร่วมออกแบบ ระบบสวัสดิการพนักงาน (e-Claim) ให้สมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น
หากสนใจทดลองใช้งาน ระบบจัดการสวัสดิการพนักงาน (e-Claim) สามารถติดต่อได้ที่ https://www.codium.co/contact-us หรือโทร 094-932-6560
ฟังก์ชั่นการทำงานของระบบยังไม่หมดเพียงเท่านี้ เรายังคงมุ่งพัฒนาการทำงานฟังก์ชั่นอื่นๆ เพื่อเสริมให้ผู้ใช้งานทำงานได้ง่ายมากขึ้น เเละเข้ากับระบบอื่นที่องค์กรใช้งานอยู่ให้มากที่สุด โดยใน Phase2 เราจะต่อยอดไปในเรื่อง การคำนวณสวัสดิการที่หลากหลายขึ้น หรือการเชื่อมระบบ e-Claim เข้ากับระบบงานอื่นๆ รอติดตามกันได้เลย
You may also like
![3 หลักการ ทำ Digital transformation ให้ถูกหลัก](https://new-dev.codium.co/uploads/3_Digital_transformation_851004a308.png)
3 หลักการ ทำ Digital transformation ให้ถูกหลัก
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 33 นาทีที่แล้ว
Digital Transformation
![ถึงเวลาก้าวหน้า! ผลักดันรัฐบาลด้วย “Digital ID”](https://new-dev.codium.co/uploads/Blog_mobilecover_3_fc20ad3ea8.png)
ถึงเวลาก้าวหน้า! ผลักดันรัฐบาลด้วย “Digital ID”
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 2 วันที่แล้ว
Tech & Legal
Digital Transformation
![รู้หรือไม่? บริษัทเป็นสมาชิกกับ NDID แล้วดีอย่างไร?](https://new-dev.codium.co/uploads/NDID_Mobile_cover_8580b9ee3d.png)
รู้หรือไม่? บริษัทเป็นสมาชิกกับ NDID แล้วดีอย่างไร?
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 22 วันที่แล้ว
Digital Transformation
![วิธีสร้าง Chatbot ในแบบฉบับง่ายๆ ไม่ใช่ คนTech ก็ทำได้](https://new-dev.codium.co/uploads/image_3_6100a5eaf6.png)
วิธีสร้าง Chatbot ในแบบฉบับง่ายๆ ไม่ใช่ คนTech ก็ทำได้
มิ.ย. 06, 2024•อ่านเมื่อ 2 ชั่วโมงที่แล้ว
Back-end Tools
Front-end Tools
Digital Transformation
![hero](/images/bg-subscribe.png)