ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า สำหรับองค์กรทุกขนาดไม่ว่าจะในอุตสาหกรรมใด เอกสารยังคงเป็นหนึ่งในส่วนสำคัญในการดำเนินการในเเต่ละขั้นตอน เช่น การตกลงทำสัญญา การออกใบสั่งซื้อ การขออนุมัติโตรงการ เป็นต้น

 

อย่างไรก็ดี เราอยู่ในยุคที่ Digital Transformation ไม่ใช่เรื่องใหม่อีกต่อไป องค์กรต่างพากันปรับตัวเพื่อให้ก้าวทัน หรือกระทั่งใช้เทคโนโลยีเพื่อนำหน้าองค์กรอื่น ๆ ในสนามธุรกิจ เมื่อกล่าวถึงเรื่องการจัดการเอกสาร องค์กรจึงมีอยู่ 2 ทางเลือกหลัก ได้เเก่

1. ใช้การรูปเเบบการเก็บข้อมูลเเบบเดิม ซึ่งคือการเก็บเอกสารทุกอย่างในรูปเเบบกระดาษ หรือ จัดเก็บไว้ที่ Physical Storage เเละ

2. Go paperless จัดเก็บข้อมูลออนไลน์บน Cloud

ซึ่งหากองค์กรของคุณใช้การจัดเก็บข้อมูลเเบบ Cloud Storage การประยุกต์ใช้ควบคู่กับ document management system เเน่นอนว่าจะยิ่งช่วยให้สามารถจัดการงานเอกสารในองค์กรได้อย่างเป็นระบบ เเละช่วยให้ Workflow มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

สำหรับท่านใดที่กำลังมองหาโปรเเกรมหรือระบช่วยจัดการเอกสารไปปรับใช้กับองค์กร เเต่ยังไม่เเน่ใจว่าจะเลือกอย่างไรดี วันนี้ CODIUM ขอมาเเนะนำ “3 Enterprise content management โปรเเกรมจัดการข้อมูลองค์กรในยุคดิจิทัล” ที่คนรุ่นใหม่ อยากทำงานแบบไฮเทค จัดการชีวิตบนโลกดิจิตอลมากขึ้นไม่ควรพลาด พร้อมด้วยหลักเกณฑ์สำคัญเพื่อช่วยในการตัดสินใจเลือก

 

3 โปรแกรมจัดการเอกสารให้คนรุ่นใหม่ Work Smart ได้ทุกวัน

 

1. Coda

 

มาเริ่มกันที่เเอปพลิเคชั่นยอดฮิตอย่าง Coda

หากองค์กรของท่านกำลังประสบปัญหาเอกสารกระจัดกระจาย สูญหาย สร้างเอกสารไว้เเต่พอจะหยิบไปใช้งานกลับหาไม่เจอจนต้องทำเอกสารขึ้นใหม่ เกิดเป็นปัญหาเอกสารซ้ำซ้อน เนื่องจากขาดการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เเละไม่สามารถตรวจเช็คเมื่อต้องการได้ Coda เป็นทางเลือกหนึ่งที่สามารถช่วยขจัดปัญหาดังกล่าวได้

เนื่องจาก Coda เป็น Cloud-based Document หรือการใช้งานเอกสารโดยจัดเก็บไว้บนระบบคลาวด์ การใช้งานเบื้องต้นไม่ซับซ้อน มีลักษณะคล้าย Word จุดเด่นที่ทำให้ Coda เเตกต่างจากโปรเเกรมจัดการเอกสารอื่น ๆ เช่น Google drive คือ การเป็นสารบัญขององค์กร โดยทำหน้าที่เป็นเเหล่งรวมเอกสารขององค์กรทั้งหมด ด้วยเทมเพลตจำนวนมาก ทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับเเอปพลิเคชั่นอื่น ๆ เเละมีเทมเพลตสำหรับใช้งานคู่กับเเอปพลิเคชั่นเหล่านั้นอีกด้วย ทำให้สะดวกต่อการจัดระเบียบเเละง่ายต่อการค้นหา

 

ตัวอย่างเทมเพลตใน Coda : Coda Templates - Coda Profile

 

 

จุดเด่นอีกข้อหนึ่งซึ่งทำให้ Coda เหมาะกับการนำมาใช้งานเพื่อจัดการเอกสารคือ รูปเเบบการเเสดงเอกสาร (View) ที่หลากหลายไม่ว่าจะเป็น Table Kanban Board Canlendar Timeline เป็นต้น ผู้ใช้งานสามารถเลือกรูปเเบบการเเสดงเอกสารให้เเมทช์กับลักษณะของงาน สะดวกต่อการค้นหามากกว่าการจัดเก็บไฟล์ใน Google drive

 

2. ClickUp

 

ClickUp อีกหนึ่งเครื่องมือช่วยจัดการเอกสารยอดนิยมที่มีจุดเด่นเรื่อง การเป็น Project Management Tool ที่เรียกได้ว่ามีลูกเล่นหลากหลาย ด้วยเเนวคิด “All Your Work In One Place” โดยรวบรวมเอาเเพลตฟอร์มต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงานในองค์กรมาไว้ในที่เดียว ช่วยอำนวยความสะดวกให้องค์กรโดยการจัดเก็บเอกสารของโปรเจกต์ต่าง ๆ ไว้ในที่เดียวกัน ทำให้ Workflow ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

ด้วยฟีเจอร์หลักของ ClickUp อย่าง Task Management ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Space สำหรับเเผนกหรือโปรเจกต์ของตัวเองได้ เเละจัดสรรงานไปภายในพื้นที่นั้นโดยการสร้าง Task เเละยังสามารถใส่ Subtask เพื่อลงรายละเอียดงานในเเต่ละส่วนได้ รวมถึงอัปโหลดไฟล์เอกสารต่าง ๆ เจ้าของ Space สามารถ assign งานให้เพื่อนร่วมทีม หรือเลือกเเชร์ให้เพื่อนร่วมงานโดยจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้

 

สำหรับงานเอกสาร ClickUp ก็มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจไม่น้อย โดยเฉพาะ Embed View ผู้ใช้งานสามารถเเนบลิงก์ต่าง ๆ เช่น Google Doc, Google Sheet, Google Map หรือกระทั่ง Twitter หรือ Youtube เเละใช้งานเเพลตฟอร์มเหล่านั้นบน ClickUp ได้โดยตรง ไม่ต้องสลับเเพลตฟอร์มให้วุ่นวาย

 

 

3. e-Memo

 

สุดท้ายเเต่ไม่ท้ายสุด e-Memo ระบบจัดการเอกสารเเละอนุมัติออนไลน์ เป็นอีกระบบหนึ่งที่ทุกองค์กรต้องมี เพราะการอนุมัติเอกสารเป็นอีกขั้นตอนสำคัญที่ขาดไม่ได้ในการดำเนินงานในองค์กร การใช้งานระบบ e-Memo จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ไม่ต้องติดกับเรื่องรอเซ็นเอกสารอีกต่อไป

 

ด้วยฟังก์ชันครบครันที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กระบวนการส่ง อนุมัติ เเละการเก็บรักษาเอกสารทำได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารสำคัญอย่าง เอกสารสัญญา เอกสารทางการเงิน หรือ ใบขออนุมัติต่าง ๆ เช่น

▪︎ การสร้างเอกสารเเละสัญญาซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าการอัปโหลดไฟล์เอกสาร หรือสร้างเอกสารจากระบบโดยตรง อีกทั้งยังสามารถเเนบไฟล์ข้อมูลประกอบได้อีกด้วย ทำให้เอกสารที่มีความเกี่ยวข้องกันถูกจัดสรรอย่างเป็นระบบระเบียบ

 

 

▪︎ เซ็นอนุมัติเอกสารได้จากทุกที่ และติดตามการอนุมัติได้จากการแจ้งเตือนผ่านอีเมล

 

 

▪︎ ค้นหาเอกสารสัญญาง่าย ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ

 

 

ระบบทำการจัดเก็บเอกสารบน Cloud Storage ตามมาตรการความปลอดภัยที่เเข็งเเกร่งเเละมั่นใจได้ เช่น การทำ Authentication เเละการ Encrypt ข้อมูล เป็นต้น รวมถึงบันทึกประวัติกิจกรรมที่เกิดขึ้นเพื่อให้เป็นหลักฐานทางกฏหมาย นอกจากนี้ e-Memo ถูกออกเเบบมาเพื่อให้ใช้งานง่าย User-Friendly สะดวกกับผู้ใช้งานทุก Generation ทั้งยังรองรับการ Customization เพื่อเพิ่มฟีเจอร์ตามความต้องการเฉพาะขององค์กร เเละสามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบที่องค์กรใช้อยู่ เช่น ERP อย่าง SAP, Oracle ได้อีกด้วย

 

ดูรายละเอียด e-memo เพิ่มเติม คลิก ระบบจัดการเอกสารออนไลน์เเละลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Memo)

 

การเลือกโปรเเกรมจัดการเอกสารให้เเมทช์กับองค์กร เลือกจากอะไร

 

1. Security

 

สิ่งที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญเป็นอันดับหนึ่งคงหนีไม่พ้น เรื่อง ความปลอดภัย เนื่องจากระบบหรือโปรเเกรมจัดการเอกสารของคุณอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น เอกสารสัญญา เอกสารทางการเงิน หรือรายละเอียดการดำเนินการภายในของบริษัท การเลือกระบบที่มีมาตราการรักษาความปลอดภัยที่เชื่อถือได้ จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ควรคำนึงถึง โดยอาจพิจารณาจาก

▪︎ Secure Storage มองหาระบบที่มีมาตราการป้องกันที่เก็บข้อมูล เช่น การเข้ารหัส (Encryption)

▪︎ Access Controls ระบบที่มีการควบคุมการเข้าถึงโดยตรวจสอบตาม Role ของ account หรือที่เรียกว่า Role-based Permissions เเละมีใช้ Multi-factor Authentication เพื่อยืนยันตัวตนเเละตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งาน

▪ Backup and Recovery มีการสำรองข้อมูลเเละสามารถเรียกคืนในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันซึ่งทำให้ข้อมูลสูญหาย

 

2. Scalability

 

มองหาระบบที่สามารถรองรับปริมาณเอกสารเเละจำนวนผู้ใช้งานตามขนาดองค์กรของคุณ โดยต้องรองรับการขยายตัวขององค์กรในอนาคต โดยอาจพิจารณาหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้

▪︎ Size of Organization and Number of Users ประเมินจากขนาดขององค์กรเเละจำนวนผู้ใช้งานที่คาดหวัง รวมถึงไม่ลืมที่จะคำนึงถึงกรณีที่ต้องการเพิ่มผู้ใช้งานเมื่อองค์กรขยายตัว

▪︎ Volume of Documents ปริมาณเอกสารที่ระบบสามารถรองรับได้สูงสุด เเละการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บในอนาคตโดยต้องไม่กระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงานของระบบ

 

3. Integration

 

การจัดการเอกสารอาจกลายเป็นปัญหาที่สร้างความสับสนสนเเละเปลืองเวลาในการจัดการ หากท่านจำเป็นต้องใช้หลายเเพลตฟอร์มในการจัดการเอกสารเเต่ละประเภท เสียงต่อการเกิดปัญหาเอกสารซ้ำซ้อน หรือสูญหาย ดังนั้นในระบบจัดการเอกสารที่ดีควรมี Compatibility เเละรองรับ Customization

▪︎ Compatibility หากองค์กรของท่านมีการใช้งานระบบหรือโปรเเกรมอื่น ๆ เช่น CRM ERP จำเป็นต้องพิจารณาว่าระบบ DMS ที่ท่านกำลังมองหาสามารถทำงานร่วมกับระบบที่องค์กรของท่านใช้งานอยู่เเล้วหรือไม่

▪︎ Customization ระบบรองรับการปรับเเต่งเพิ่มเติมตามความต้องการที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้เหมาะสมกับรูปเเบบการทำงานขององค์กร

 

4. User-friendliness

 

สิ่งสำคัญอีกข้อหนึ่งที่ขาดไม่ได้ คือ ควรเป็นระบบที่ใช้งานง่าย โดยมีหน้าตา Interface ที่ไม่ซับซ้อนจนทำให้ผู้ใช้งานสับสัน ขั้นตอนการใช้งานเข้าใจง่าย ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเรียนรู้วิธีการใช้ระบบได้อย่างรวดเร็ว ไม่ยุ่งยาก ซึ่งช่วยประหยัดเวลาเเละช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นได้เป็นอย่างดี

 

5.Cost

 

กำหนดงบประมาณเเละมองหาระบบที่นำเสนอคุณสมบัติเเละ Function การใช้งานที่ตอบโจทย์ในราคาที่เหมาะ โดยอาจพิจารณาจาก Upfront Cost เช่น ค่าติดตั้งระบบ ค่า Subscription เเละค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับ Features เสริม รวมถึงค่า Maintenance