3 โปรแกรมจัดการเอกสารให้คุณ Work Smart ได้ทุกวัน
ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า สำหรับองค์กรทุกขนาดไม่ว่าจะในอุตสาหกรรมใด เอกสารยังคงเป็นหนึ่งในส่วนสำคัญในการดำเนินการในเเต่ละขั้นตอน เช่น การตกลงทำสัญญา การออกใบสั่งซื้อ การขออนุมัติโตรงการ เป็นต้น
อย่างไรก็ดี เราอยู่ในยุคที่ Digital Transformation ไม่ใช่เรื่องใหม่อีกต่อไป องค์กรต่างพากันปรับตัวเพื่อให้ก้าวทัน หรือกระทั่งใช้เทคโนโลยีเพื่อนำหน้าองค์กรอื่น ๆ ในสนามธุรกิจ เมื่อกล่าวถึงเรื่องการจัดการเอกสาร องค์กรจึงมีอยู่ 2 ทางเลือกหลัก ได้เเก่
1. ใช้การรูปเเบบการเก็บข้อมูลเเบบเดิม ซึ่งคือการเก็บเอกสารทุกอย่างในรูปเเบบกระดาษ หรือ จัดเก็บไว้ที่ Physical Storage เเละ
2. Go paperless จัดเก็บข้อมูลออนไลน์บน Cloud
ซึ่งหากองค์กรของคุณใช้การจัดเก็บข้อมูลเเบบ Cloud Storage การประยุกต์ใช้ควบคู่กับ document management system เเน่นอนว่าจะยิ่งช่วยให้สามารถจัดการงานเอกสารในองค์กรได้อย่างเป็นระบบ เเละช่วยให้ Workflow มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
สำหรับท่านใดที่กำลังมองหาโปรเเกรมหรือระบช่วยจัดการเอกสารไปปรับใช้กับองค์กร เเต่ยังไม่เเน่ใจว่าจะเลือกอย่างไรดี วันนี้ CODIUM ขอมาเเนะนำ “3 Enterprise content management โปรเเกรมจัดการข้อมูลองค์กรในยุคดิจิทัล” ที่คนรุ่นใหม่ อยากทำงานแบบไฮเทค จัดการชีวิตบนโลกดิจิตอลมากขึ้นไม่ควรพลาด พร้อมด้วยหลักเกณฑ์สำคัญเพื่อช่วยในการตัดสินใจเลือก
3 โปรแกรมจัดการเอกสารให้คนรุ่นใหม่ Work Smart ได้ทุกวัน
1. Coda
มาเริ่มกันที่เเอปพลิเคชั่นยอดฮิตอย่าง Coda
หากองค์กรของท่านกำลังประสบปัญหาเอกสารกระจัดกระจาย สูญหาย สร้างเอกสารไว้เเต่พอจะหยิบไปใช้งานกลับหาไม่เจอจนต้องทำเอกสารขึ้นใหม่ เกิดเป็นปัญหาเอกสารซ้ำซ้อน เนื่องจากขาดการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ เเละไม่สามารถตรวจเช็คเมื่อต้องการได้ Coda เป็นทางเลือกหนึ่งที่สามารถช่วยขจัดปัญหาดังกล่าวได้
เนื่องจาก Coda เป็น Cloud-based Document หรือการใช้งานเอกสารโดยจัดเก็บไว้บนระบบคลาวด์ การใช้งานเบื้องต้นไม่ซับซ้อน มีลักษณะคล้าย Word จุดเด่นที่ทำให้ Coda เเตกต่างจากโปรเเกรมจัดการเอกสารอื่น ๆ เช่น Google drive คือ การเป็นสารบัญขององค์กร โดยทำหน้าที่เป็นเเหล่งรวมเอกสารขององค์กรทั้งหมด ด้วยเทมเพลตจำนวนมาก ทั้งยังสามารถเชื่อมต่อกับเเอปพลิเคชั่นอื่น ๆ เเละมีเทมเพลตสำหรับใช้งานคู่กับเเอปพลิเคชั่นเหล่านั้นอีกด้วย ทำให้สะดวกต่อการจัดระเบียบเเละง่ายต่อการค้นหา
ตัวอย่างเทมเพลตใน Coda : Coda Templates - Coda Profile
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Coda_69db5b6fc5.png)
จุดเด่นอีกข้อหนึ่งซึ่งทำให้ Coda เหมาะกับการนำมาใช้งานเพื่อจัดการเอกสารคือ รูปเเบบการเเสดงเอกสาร (View) ที่หลากหลายไม่ว่าจะเป็น Table Kanban Board Canlendar Timeline เป็นต้น ผู้ใช้งานสามารถเลือกรูปเเบบการเเสดงเอกสารให้เเมทช์กับลักษณะของงาน สะดวกต่อการค้นหามากกว่าการจัดเก็บไฟล์ใน Google drive
2. ClickUp
ClickUp อีกหนึ่งเครื่องมือช่วยจัดการเอกสารยอดนิยมที่มีจุดเด่นเรื่อง การเป็น Project Management Tool ที่เรียกได้ว่ามีลูกเล่นหลากหลาย ด้วยเเนวคิด “All Your Work In One Place” โดยรวบรวมเอาเเพลตฟอร์มต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงานในองค์กรมาไว้ในที่เดียว ช่วยอำนวยความสะดวกให้องค์กรโดยการจัดเก็บเอกสารของโปรเจกต์ต่าง ๆ ไว้ในที่เดียวกัน ทำให้ Workflow ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ด้วยฟีเจอร์หลักของ ClickUp อย่าง Task Management ผู้ใช้งานสามารถสร้าง Space สำหรับเเผนกหรือโปรเจกต์ของตัวเองได้ เเละจัดสรรงานไปภายในพื้นที่นั้นโดยการสร้าง Task เเละยังสามารถใส่ Subtask เพื่อลงรายละเอียดงานในเเต่ละส่วนได้ รวมถึงอัปโหลดไฟล์เอกสารต่าง ๆ เจ้าของ Space สามารถ assign งานให้เพื่อนร่วมทีม หรือเลือกเเชร์ให้เพื่อนร่วมงานโดยจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้
![](https://new-dev.codium.co/uploads/task_management_0877fd8201.jpeg)
สำหรับงานเอกสาร ClickUp ก็มีฟีเจอร์ที่น่าสนใจไม่น้อย โดยเฉพาะ Embed View ผู้ใช้งานสามารถเเนบลิงก์ต่าง ๆ เช่น Google Doc, Google Sheet, Google Map หรือกระทั่ง Twitter หรือ Youtube เเละใช้งานเเพลตฟอร์มเหล่านั้นบน ClickUp ได้โดยตรง ไม่ต้องสลับเเพลตฟอร์มให้วุ่นวาย
![](https://new-dev.codium.co/uploads/Click_Up_Embed_c60cf3af60.jpeg)
ที่มา: The Growth Master
3. e-Memo
สุดท้ายเเต่ไม่ท้ายสุด e-Memo ระบบจัดการเอกสารเเละอนุมัติออนไลน์ เป็นอีกระบบหนึ่งที่ทุกองค์กรต้องมี เพราะการอนุมัติเอกสารเป็นอีกขั้นตอนสำคัญที่ขาดไม่ได้ในการดำเนินงานในองค์กร การใช้งานระบบ e-Memo จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ไม่ต้องติดกับเรื่องรอเซ็นเอกสารอีกต่อไป
ด้วยฟังก์ชันครบครันที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กระบวนการส่ง อนุมัติ เเละการเก็บรักษาเอกสารทำได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารสำคัญอย่าง เอกสารสัญญา เอกสารทางการเงิน หรือ ใบขออนุมัติต่าง ๆ เช่น
▪︎ การสร้างเอกสารเเละสัญญาซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าการอัปโหลดไฟล์เอกสาร หรือสร้างเอกสารจากระบบโดยตรง อีกทั้งยังสามารถเเนบไฟล์ข้อมูลประกอบได้อีกด้วย ทำให้เอกสารที่มีความเกี่ยวข้องกันถูกจัดสรรอย่างเป็นระบบระเบียบ
![](https://new-dev.codium.co/uploads/create_memo_e0b6957696.gif)
▪︎ เซ็นอนุมัติเอกสารได้จากทุกที่ และติดตามการอนุมัติได้จากการแจ้งเตือนผ่านอีเมล
![](https://new-dev.codium.co/uploads/approve_e_memo_03acc0dbe5.gif)
▪︎ ค้นหาเอกสารสัญญาง่าย ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
![](https://new-dev.codium.co/uploads/search_e_memo_14469e41e3.gif)
ระบบทำการจัดเก็บเอกสารบน Cloud Storage ตามมาตรการความปลอดภัยที่เเข็งเเกร่งเเละมั่นใจได้ เช่น การทำ Authentication เเละการ Encrypt ข้อมูล เป็นต้น รวมถึงบันทึกประวัติกิจกรรมที่เกิดขึ้นเพื่อให้เป็นหลักฐานทางกฏหมาย นอกจากนี้ e-Memo ถูกออกเเบบมาเพื่อให้ใช้งานง่าย User-Friendly สะดวกกับผู้ใช้งานทุก Generation ทั้งยังรองรับการ Customization เพื่อเพิ่มฟีเจอร์ตามความต้องการเฉพาะขององค์กร เเละสามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบที่องค์กรใช้อยู่ เช่น ERP อย่าง SAP, Oracle ได้อีกด้วย
ดูรายละเอียด e-memo เพิ่มเติม คลิก ระบบจัดการเอกสารออนไลน์เเละลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Memo)
การเลือกโปรเเกรมจัดการเอกสารให้เเมทช์กับองค์กร เลือกจากอะไร
1. Security
สิ่งที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญเป็นอันดับหนึ่งคงหนีไม่พ้น เรื่อง ความปลอดภัย เนื่องจากระบบหรือโปรเเกรมจัดการเอกสารของคุณอาจมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น เอกสารสัญญา เอกสารทางการเงิน หรือรายละเอียดการดำเนินการภายในของบริษัท การเลือกระบบที่มีมาตราการรักษาความปลอดภัยที่เชื่อถือได้ จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ควรคำนึงถึง โดยอาจพิจารณาจาก
▪︎ Secure Storage มองหาระบบที่มีมาตราการป้องกันที่เก็บข้อมูล เช่น การเข้ารหัส (Encryption)
▪︎ Access Controls ระบบที่มีการควบคุมการเข้าถึงโดยตรวจสอบตาม Role ของ account หรือที่เรียกว่า Role-based Permissions เเละมีใช้ Multi-factor Authentication เพื่อยืนยันตัวตนเเละตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งาน
▪ Backup and Recovery มีการสำรองข้อมูลเเละสามารถเรียกคืนในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันซึ่งทำให้ข้อมูลสูญหาย
2. Scalability
มองหาระบบที่สามารถรองรับปริมาณเอกสารเเละจำนวนผู้ใช้งานตามขนาดองค์กรของคุณ โดยต้องรองรับการขยายตัวขององค์กรในอนาคต โดยอาจพิจารณาหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้
▪︎ Size of Organization and Number of Users ประเมินจากขนาดขององค์กรเเละจำนวนผู้ใช้งานที่คาดหวัง รวมถึงไม่ลืมที่จะคำนึงถึงกรณีที่ต้องการเพิ่มผู้ใช้งานเมื่อองค์กรขยายตัว
▪︎ Volume of Documents ปริมาณเอกสารที่ระบบสามารถรองรับได้สูงสุด เเละการเพิ่มพื้นที่จัดเก็บในอนาคตโดยต้องไม่กระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงานของระบบ
3. Integration
การจัดการเอกสารอาจกลายเป็นปัญหาที่สร้างความสับสนสนเเละเปลืองเวลาในการจัดการ หากท่านจำเป็นต้องใช้หลายเเพลตฟอร์มในการจัดการเอกสารเเต่ละประเภท เสียงต่อการเกิดปัญหาเอกสารซ้ำซ้อน หรือสูญหาย ดังนั้นในระบบจัดการเอกสารที่ดีควรมี Compatibility เเละรองรับ Customization
▪︎ Compatibility หากองค์กรของท่านมีการใช้งานระบบหรือโปรเเกรมอื่น ๆ เช่น CRM ERP จำเป็นต้องพิจารณาว่าระบบ DMS ที่ท่านกำลังมองหาสามารถทำงานร่วมกับระบบที่องค์กรของท่านใช้งานอยู่เเล้วหรือไม่
▪︎ Customization ระบบรองรับการปรับเเต่งเพิ่มเติมตามความต้องการที่เฉพาะเจาะจงเพื่อให้เหมาะสมกับรูปเเบบการทำงานขององค์กร
4. User-friendliness
สิ่งสำคัญอีกข้อหนึ่งที่ขาดไม่ได้ คือ ควรเป็นระบบที่ใช้งานง่าย โดยมีหน้าตา Interface ที่ไม่ซับซ้อนจนทำให้ผู้ใช้งานสับสัน ขั้นตอนการใช้งานเข้าใจง่าย ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเรียนรู้วิธีการใช้ระบบได้อย่างรวดเร็ว ไม่ยุ่งยาก ซึ่งช่วยประหยัดเวลาเเละช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นได้เป็นอย่างดี
5.Cost
กำหนดงบประมาณเเละมองหาระบบที่นำเสนอคุณสมบัติเเละ Function การใช้งานที่ตอบโจทย์ในราคาที่เหมาะ โดยอาจพิจารณาจาก Upfront Cost เช่น ค่าติดตั้งระบบ ค่า Subscription เเละค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับ Features เสริม รวมถึงค่า Maintenance
![e-Signature ต่างจาก Digital Signature อย่างไร? แบบไหนเหมาะกับองค์กรคุณ](https://new-dev.codium.co/uploads/Web_1280_32_2x_af25cb8044.png)
![ภัยร้ายที่ทุกองค์กรต้องระวัง! สัญญาสอดไส้ เเก้ไขโดยไม่ยินยอม เเละวิธีการรับมือ](https://new-dev.codium.co/uploads/document_fraud_danger_cover_680bc5b52e.png)
![เลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ อย่างมั่นใจใน 7 เช็คลิสต์](https://new-dev.codium.co/uploads/CDM_website_81_2x_d2155bf1a6.png)
![8 ฟีเจอร์เด็ด e-Memo ระบบจัดการและอนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่องค์กรกดไลค์](https://new-dev.codium.co/uploads/update_new_feature_e_Memo_aa6ee9a262.png)
![hero](/images/bg-subscribe.png)