ช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมาการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ภายในองค์กรนั้นได้เป็นที่แพร่หลายมากขึ้น รวมไปถึงระบบ e-Document ที่กำลังเป็นที่สนใจในทุกๆ อุตสาหกรรม แต่ก่อนที่จะเริ่มใช้งานทุกคนเคยสงสัยไหมว่าระบบ e-Document จะมาช่วยให้บริษัทของคุณดีขึ้นยังไง? แล้วจะแน่ใจได้ยังไงว่าถ้าใช้แล้วจะส่งผลดีจริงๆ? วันนี้โคเดียมรวมคำถามที่พบบ่อยๆ ที่จะคลายความสงสัยเกี่ยวกับการใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาให้ที่นี่แล้ว

 

การทำงานของระบบ e-Document ใช้งานยากจริงไหม?

 

หากใครที่ทำงานด้วยการใช้เอกสารรูปแบบกระดาษมานาน อาจมองว่าการเปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องที่ยุ่งยาก และต้องปรับตัวกับการใช้งานระบบ e-Document แต่จริงๆแล้วขั้นตอนในการทำงานนั้นไม่มีอะไรซับซ้อนเลย สำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน มีเพียงไม่กี่ขั้นตอนหลักๆ คือ 1. สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 2. ส่งและรับเอกสาร 3. อนุมัติและลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ 4. ตรวจสอบและจัดเก็บเอกสาร เพียง 4 ขั้นตอนหลักๆก็สามารถใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว เช่นเดียวกับระบบ e-Contract จาก Codium ซึ่งเป็นหนึ่งในประเภทของระบบ e-Document ที่จะช่วยให้การเซ็นสัญญาเป็นเรื่องง่าย เพิ่มความคล่องตัวให้กับธุรกิจของคุณ และพร้อมให้คำแนะนำในการใช้งานระบบตั้งแต่ต้นจนจบ

 

การใช้ระบบ e-Document มีค่าใช้จ่ายเยอะแค่ไหน?

 

ก่อนที่คุณจะตัดสินใจซื้อของสักชิ้นนึง การวางแผนนั้นเป็นสิ่งสำคัญ โดยการเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Document ก็เช่นกัน องค์กรจะต้องคำนึงถึงวัตถุประสงค์ในการใช้งาน และงบประมาณที่จะต้องลงทุน เช่น การติดตั้งระบบ, อุปกรณ์ และเครื่องมือที่จำเป็นต่อการใช้งานระบบในครั้งแรก แต่ท้ายที่สุดการลงทุนนี้จะส่งผลระยะยาวที่จะช่วยให้องค์กรเป็นสังคม #PaperZero ที่จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายอย่างค่ากระดาษ, ค่าพิมพ์เอกสาร รวมถึงค่าพื้นที่จัดเก็บเอกสาร และค่าค่าใช้จ่ายอื่นๆที่แฝงมาจากการใช้กระดาษ

 

ระบบ e-Contract ก็เป็นระบบที่จะช่วยให้ทุกๆองค์กรควบคุมค่าใช้จ่าย และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และมีค่าใช้จ่ายที่ไม่สูงจนเกินไปโดยคิดค่าใช้จ่ายตามการใช้งานหลังจากที่มีการติดตั้งระบบ สามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่

 

การสร้างเอกสารผ่านระบบ e-Document ปลอดภัยจริงไหม?

 

ในแง่ของความปลอดภัยของการสร้างเอกสารในระบบ e-Document นั้น เมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารรูปแบบกระดาษ อาจมีความกังวลใจว่าระบบออนไลน์อาจมีการรั่วไหลของข้อมูลเอกสารที่มีมูลค่าหรือไม่ เช่น สัญญาจ้างงาน, สัญญาซื้อขาย เป็นต้น ซึ่งข้อมูลรั่วไหลเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ข้อมูลของบริษัทหลายๆที่ได้รับความเสียหาย ดังนั้น จึงมีการพิจารณาถึงเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลเป็นอันดับแรกๆ ก่อนการเลือกใช้ระบบ e-Document

 

กล่าวคือทุกระบบเอกสารของ Codium ไม่ว่าจะเป็น e-Memo ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Contract ระบบสัญญาดิจิทัล สามารถรับรองความปลอดภัยของข้อมูลให้กับผู้ใช้งานได้ อย่างการจัดเก็บข้อมูลผ่านระบบ Cloud ที่มีประสิทธิภาพสูง, การเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption) ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงหรือถอดรหัสได้โดยใช้รหัสการเข้าถึงที่ถูกต้องเท่านั้น, การแจ้งเตือนโดยทันที หากเนื้อหาในเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงหรือถูกแก้ไขที่จะช่วยให้การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลแน่นหนามากยิ่งขึ้น

 

เอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเหมือนรูปแบบกระดาษหรือไม่?

 

จากบทความที่เรานำเสนอไปข้างต้นการออกเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่าน e-Document นั้นมีผลทางกฎหมายและสามารถใช้เป็นหลักฐานบนชั้นศาลได้เสมือนเอกสารรูปแบบกระดาษ แต่สิ่งที่จะเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้น คือ การบรรจุหลักฐานดิจิทัลต่างๆ ที่กฎหมายรองรับลงในเอกสารไม่ว่าจะเป็นการยืนยันตัวตน, ลายมือชื่อ, Timestamp รวมไปถึงการอัดคลิปวิดีโอของผู้เกี่ยวข้องกับเอกสาร ซึ่ง ระบบ e-Contract ของ Codium ได้มีการให้บริการเสริมในส่วนนี้สำหรับเอกสารสัญญาที่มีมูลค่าสูงที่ผู้ใช้งานสามารถระบุได้ว่าผู้ลงนามเป็นคนเซ็นเอกสารฉบับนั้นจริงๆ

 

 

เห็นได้เลยว่าการเปลี่ยนมาใช้ e-Document ทำให้องค์กรได้รับผลประโยชน์ในทุกแง่มุม ไม่ว่าจะเป็นด้านต้นทุน ความปลอดภัย กฎหมาย และการใช้งานที่สะดวกอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อก้าวเข้าสู่ยุคดิจิทัลที่กระดาษไม่จำเป็นอีกต่อไป โดยระบบ e-Contract ที่พัฒนาโดยโคเดียมจะเป็นส่วนหนึ่งที่จะช่วยให้การเซ็นสัญญาเอกสารต่างๆเป็นเรื่องที่ง่ายภายในไม่กี่คลิ๊ก เพียงแค่สร้าง ส่ง เซ็น ตรวจสอบ ก็จะได้เอกสารสัญญาตามที่ต้องการในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ได้เลยทันที หากคุณเป็งองค์กรที่รักในการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการพัฒนาธุรกิจไปสู่สังคม #PaperZero โคเดียมช่วยคุณได้ เรียนรู้รายละเอียดเพิ่มเติม หรือปรึกษาเกี่ยวกับ ระบบ e-Contract ได้ที่นี่ เลย