ในปี 2023 ที่ทุกคนคงเคยได้ยินคำว่า e-Document กันมาบ้างแล้วไม่มากก็น้อย แต่จะมีสักกี่คนที่รู้ว่า e-Document จริงๆ แล้วคืออะไร? ถ้าจะพูดให้เข้าใจง่ายขึ้นนั้น e-Document คือ เอกสารต่างๆที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้แทนเอกสารรูปแบบกระดาษได้ ไม่ว่าจะเป็น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ

 

เราจะมายกตัวอย่างของ e-Document ที่จะทำให้คุณเห็นภาพชัดขึ้น เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า, ใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ, คำแนะนำในการชำระเงิน และเอกสารประเภทอื่นๆก็สามารถทำเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน

 

ซึ่งในปัจจุบันเริ่มมีองค์กรที่ปรับตัวมาใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนรูปแบบกระดาษมากขึ้น หรือมีการใช้ e-Document ในขั้นตอนการทำงานที่จะช่วยลดต้นทุน ประหยัดเวลา และสามารถทำทุกอย่างได้เหมือนเอกสารรูปแบบกระดาษทุกประการ

 

แล้วประเทศไทยรองรับการใช้ e-Document หรือยัง?

 

คงมีหลายๆคนที่เกิดข้อสงสัย และยังกังวลใจว่า e-Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในประเทศไทยนั้นใช้ได้จริงหรือไม่ ถูกต้องตามกฎหมายไหม? แล้วถ้านำไปใช้ในการทำงานจะสามารถทำหน้าที่แทนเอกสารรูปแบบกระดาษได้หรือเปล่า วันนี้เรามีคำตอบ

 

ในแง่ของกฎหมายตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 (ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) เป็นกฎหมายกลางที่รองรับสถานะทางกฎหมายของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ให้มีผลผูกพันและใช้บังคับได้ตามกฎหมาย ทำให้การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องตามกฎหมายตั้งแต่การสร้างเอกสารไปจนถึงการใช้เป็นพยานหลักฐานในชั้นศาล

 

*อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่ คลิก

 

นอกจากองค์กรต่างๆจะสามารถใช้ e-Document ได้ถูกต้องตามกฎหมายแล้วนั้น ยังมี พ.ร.บ. การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 ที่มีผลบังคับใช้เมื่อวันที่ 10 มกราคม พ.ศ. 2566 ที่ผ่านมา เป็นอีกหนึ่งกฎหมายกลางเพื่อส่งเสริมการให้บริการ และการบริหารงานของหน่วยงานของรัฐ ให้สามารถใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักได้อีกด้วย เช่น การยื่นคำขออนุญาต, การนำส่งเอกสารหลักฐาน เป็นต้น สามารถอ่านรายละเอียดเกี่ยวกับ พ.ร.บ. เพิ่มเติมได้ที่ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ

 

แสดงให้เห็นว่าประเทศไทยไม่ได้เพิกเฉยต่อการใช้งานเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีการบังคับใช้กฎหมายที่มาสนับสนุนทั้งภาครัฐ, ภาคเอกชน และประชาชนให้เปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Document ซึ่งมีผลทางกฎหมายเหมือนเอกสารรูปแบบกระดาษ โดยมีหน่วยงานภาครัฐ และบริษัทเอกชนที่เปลี่ยนมาใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในและภายนอกองค์กรมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น

 

 

e-Saraban หรือ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับหน่วยงานภาครัฐ

โดยสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (DGA) เป็นระบบให้บริการรับส่ง หนังสือ จัดเก็บเอกสาร เพื่อส่งต่อ สั่งการและลงนามในเอกสารหรือส่งเข้าระบบหนังสือเวียน ที่มีการลงนาม รับทราบ ผ่านระบบด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

 

e-Certificate หรือ การให้หนังสือรับรองนิติบุคคลในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์

จัดทำโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ โดยผู้ใช้บริการสามารถขอรับข้อมูลนิติบุคคลได้ทุกประเภท ทั้งในรูปแบบเอกสารและรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ สามารถขอรับบริการได้ที่สำนักงานสาขาธนาคารพาณิชย์ 6 ธนาคารที่มีโลโก้ และที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้า

 

Total Document Handling (TDH) หรือ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร

ที่ทางไปรษณีย์ไทยร่วมมือกับ พันธมิตรกิจการค้าร่วม เอสบีซี ในการทำธุรกรรมออนไลน์ต่างๆ ผ่านระบบของไปรษณีย์ไทยได้ครบวงจร เช่น การเป็นตัวกลางในการรับ-ส่งเอกสารสำคัญผ่าน Digital Mailbox, การแจ้งหนี้และรับชำระเงิน e-Payment, การรับรองการลงลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) หรือจะเป็นการประทับรับรองเวลาอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Timestamp

 

จากตัวอย่างที่กล่าวมาทำให้เห็นว่าองค์กรในประเทศไทยตระหนักถึงความสำคัญของ e-Document ที่เข้ามามีบทบาทหลัก ในการลดเอกสารรูปแบบกระดาษของแต่ละขั้นตอนการทำงานลงอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงข้อกฎหมายที่สนับสนุนให้บริษัททุกรูปแบบเปลี่ยนมาใช้ระบบ e-Document กันมากขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา สำหรบใครที่ยังมีข้อสงสัย อ่านต่อได้ที่ เจาะประเด็น 4 ข้อที่ทุกคนอยากรู้ก่อนใช้ e-Document!

 

ดังนั้น Codium หนึ่งในผู้ให้บริการระบบเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ขอเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้สังคมไทยก้าวสู่ยุคแห่ง #PaperZero อย่างเต็มตัว ด้วยผลิตภัณฑ์ต่างๆ อย่าง e-Contract ระบบเซ็นสัญญาอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะลดขั้นตอนอันซับซ้อนลงอย่างมีนัยยะสำคัญ เพียง สร้าง เซ็น ส่ง ตรวจสอบ เท่านี้ก็ช่วยลดภาระของทุกๆฝ่ายลงอย่างเห็นได้ชัด หากต้องการเซ็นสัญญาง่ายๆ โคเดียมพร้อมให้คำปรึกษาตั้งแต่ต้นจนจบ