Share this

มิติใหม่ บริษัทดำเนินงานเอกสารกับ Vendors ง่ายในคลิกเดียว

Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-Signature#Document Management System#Digital Transformation#Automated Process
Inspired by: Siwanad
Views

หากบริษัทหรือองค์กรคุณต้องติดต่อซื้อขายกับ Vendors หรือ Suppliers หลากหลายเจ้าในทุกเดือน คุณคงหนีไม่พ้นกับปัญหาเอกสารเหล่านี้ที่ต้องเจออย่าง การติดตามรายการสินค้าที่จะซื้อขาย, การตามใบเสนอราคา, เเละการออกใบสั่งซื้อ ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนเเต่เป็นงานเอกสารที่น่าปวดหัว เหมือนดังเช่นลูกค้าเราที่พบเจอปัญหาในรูปแบบลักษณะเดียวกัน เเต่หลังจากที่ใช้ e-Memo ระบบจัดการเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ ปัญหาเอกสารเหล่านี้ก็หมดไป เพราะเอกสารทุกอย่างติดตามได้อยู่บนระบบเดียว
 

ความท้าทายที่ธุรกิจเจอ  

 
ตัวอย่างบริษัทที่มีปัญหาการดีลงานเอกสารกับ Vendors คือบริษัทที่ทำธุรกิจด้านการเป็นตัวแทนจำหน่าย หรือกระจายสินค้า (Distributor) ที่ต้องรับของจากแบรนด์ต่างๆมาขาย ความท้าทายที่หลายๆองค์กรต้องเจอคือ การที่ต้องติดตามเอกสารจากเเบรนด์ต่างๆเป็นร้อย ไม่ว่าจะเป็น.....
 
  • การอัพเดทรายละเอียดสินค้า ที่บริษัทเเละ Vendors ต้องคุยกันอยู่เสมอว่าเดือนนี้ ไตรมาสนั้น จะเอา SKU สินค้าใดมาขาย รายละเอียดสินค้าเป็นอย่างไร
  • การเสนอโปรโมชั่น บริษัทต้องคอยอัพเดทเเละติดตามเเคมเปญต่างๆที่จะทำร่วมกับ Vendors ต้องดูว่า Vendorsใดจะเข้าร่วมเเคมเปญอะไรบ้าง ด้วยสินค้าใด ในราคาเท่าไหร่ ส่วนลดต่างๆ
  • การออกเอกสารสั่งซื้อ กว่าจะต่อรองให้ได้ดีลที่ดีว่ายากเเล้ว ยังต้องมาวุ่นวายเรื่องเอกสาร อย่างทำใบขอสั่งซื้อ (Purchase Request) ขออนุมัติจากนาย  เเละทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ส่งให้ Vendors ต่างๆกดยอมรับ

 

“หลายสิ่งที่บริษัทเเละ Vendors ต้องประสานงานกัน ทำให้การดำเนินงานผ่าน Excel เเละสื่อสารผ่าน Email ก่อให้เกิดความสับสน ทำงานซ้ำซ้อน ข้อมูลติดตามยาก เเถมเสียเวลา”
 
ในบทความนี้ ทางโคเดียมจะขอโชว์ตัวอย่างการนำ e-Memo ระบบจัดการงานเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ เข้ามาประยุกต์ในการช่วยดำเนินงานเอกสารทั้งหมดระหว่างบริษัทเเละ Vendors ทำได้ง่ายขึ้นในคลิกเดียว
 

 

โซลูชั่นที่ตอบโจทย์

 
ตัวอย่างการนำระบบ e-Memo เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสารและจัดการกับ Vendor นั้นสามารถครอบคลุมการทำงานทั้งหมด ตั้งเเต่ การตกลง SKU สินค้าที่จะขาย, การเสนอโปรโมชั่นสินค้าต่างๆ, การออกใบขอซื้อ, ไปจนถึงการออกใบสั่งซื้อ เป็นเหมือนกัน Vendor Portal โดย e-Memo ได้เข้ามาช่วยการทำงานดังนี้

1. จัดการเอกสารได้แบบครบจบในระบบเดียว

  • สร้างเอกสาร สามารถสร้างเอกสารที่ต้องส่งหา Vendors ได้ทันทีผ่านระบบ เพียงเลือกประเภทเอกสารที่อยากสร้าง กรอกข้อมูลให้ครบ ระบบจะสร้างเอกสารให้ทันทีตามรูปแบบที่บริษัทกำหนด
  • กำหนดสายอนุมัติ เมื่อสร้างเอกสารเสร็จ สามารถเลือกคนที่จะอนุมัติเอกสารได้ทันที กำหนดได้หมดทั้งให้คนภายในองค์กรอนุมัติก่อน เเละส่งต่อไปให้ Vendors อนุมัติต่อ รวมถึงกำหนดได้ว่าต้องการลายเซ็นของบุคคล หรือเเค่ให้กดยอมรับเอกสาร
  • เเจ้งเตือนถึงแผนก สามารถเลือก CC เอกสารถึงแผนกหรือบุคคลที่ต้องการให้รับรู้เอกสารได้หมด

 

อนุมัติเอกสารออนไลน์
 
2. Vendors อนุมัติเอกสารได้ทันทีผ่านออนไลน์
Vendors ได้รับเเจ้งเตือนเอกสารที่ต้องอนุมัติทันทีผ่านเว็บไซต์ e-Memo, email, เเละ Line ซึ่ง Vendors สามารถดูเอกสาร พร้อมกดอนุมัติ ปฏิเสธ หรือยกเลิกเอกสารได้ทันทีผ่านออนไลน์ เเละสามารถเเนบเอกสารเพิ่มเติม หรือเเสดงความคิดเห็นได้
 
อนุมัติเอกสารออนไลน์
 
3. ติดตามเอกสารได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องไล่อ่านอีเมล
ระบบอัพเดทสถานะเอกสารถึงผู้ที่เกี่ยวข้องให้ทราบทันทีผ่าน Email เเละ Line เอกสารไหนได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ ทราบได้ทันที นอกจากนี้ยังค้นหาเอกสารได้ง่ายกว่า ผ่านการหาบนเว็บ e-Memo ค้นหาได้หมดทั้งประเภทเอกสาร, สถานะการอนุมัติเอกสาร, เเละชื่อ Vendors  ทำให้ติดตามได้หมดว่า Vendors ไหนเข้าร่วมเเคมเปญอะไรบ้าง, ราคาสินค้าที่ต่อรองกันได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ, ใบสั่งซื้อ Vendors ได้รับเเละอนุมัติเเล้วหรือไม่
 
ระบบจัดการเอกสารออนไลน์
 
“จะเห็นว่าการอนุมัติงานเอกสารออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องใช้กับการอนุมัติเอกสารภายในองค์กรเท่านั้น เเต่สามารถนำมาใช้กับการอนุมัติเอกสารภายนอกองค์กรได้ อย่างการนำมาใช้กับเอกสารประเภทใบขอซื้อ (Purchase Request) เเละใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ซึ่งช่วยให้งานง่ายขึ้นมาก โดยเฉพาะหากคุณเป็นองค์กรที่ต้องติดต่อกับหลากหลาย Vendors มากมายทุกเดือน!”
 

คำถามที่พบบ่อย

 
Q1: Vendors ต้องมีระบบ e-Memo ของตัวเองด้วยหรือไม่ถึงจะใช้งานได้?
    Vendors ไม่จำเป็นต้องมีระบบ เเต่สามารถใช้งานได้ผ่านเว็บไซต์ e-Memo ที่องค์กรจะลงทะเบียน Vendors ไว้ เเล้วส่ง Username Password ให้ Vendors เข้ามาใช้งานระบบได้
 
Q2: ทุกคนในองค์กรเเละ Vendors ที่ติดต่อด้วยจะเห็นทุกอย่างในระบบเหมือนกันหรือไม่?
    ระบบสามารถตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลเเละฟีเจอร์ต่างๆ (Permission Visibility) โดยเเอดมินระบบสามารถเลือกได้ว่าจะให้ใครเห็นอะไรในระบบได้
 
Q3: หากไม่ได้ติดต่อกับ Vendors เจ้านั้นเเล้ว Vendors จะยังสามารถเข้าระบบได้หรือไม่?
    Vendors จะไม่สามารถเข้าระบบได้อีก โดยแอดมินขององค์กรสามารถกดเปลี่ยนสถานะของ Vendors ได้ จาก active เป็น inactive
 
Q4: Flow การทำงานตอนนี้แตกต่างจากตัวอย่างในบทความ สามารถปรับระบบให้เข้ากับการทำงานของบริษัทได้หรือไม่?
    e-Memo ของโคเดียมสามารถปรับตามความต้องการของบริษัทได้ เรามีผู้ให้คำปรึกษาในการปรับ Process การทำงานบริษัทของคุณให้ Digital และรวดเร็วมากขึ้น
 
เปลี่ยนมาดำเนินงานเอกสารกับ Vendors ให้ง่ายขึ้นผ่าน e-Memo ระบบจัดการเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ งานเดินเร็ว ทำงานสะดวก เเละติดตามเอกสารง่าย สามารถเข้าไปดูรายละเอียด หรือ ติดต่อเพื่อทดลองใช้ระบบฟรี! ได้ที่
Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-684-7778 (ฝ่ายขาย)
Mail: sales@codium.co
You may also like
ตอบคำถาม 3 ข้อ เลือก ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ที่ใช่ ให้องค์กรคุณได้ทันที
ตอบคำถาม 3 ข้อ เลือก ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ที่ใช่ ให้องค์กรคุณได้ทันที
AUG 10, 2021A DAY AGO READ
e-Signature
Document Management System
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
AUG 27, 20213 DAYS AGO READ
e-Signature
Document Management System
Low Code Framework ทำงานอย่างไร?
Low Code Framework ทำงานอย่างไร?
SEP 03, 202112 HOURS AGO READ
Automated Process
Front-end Tools
Back-end Tools
การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีถึง 3 แบบ
การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีถึง 3 แบบ
AUG 13, 2021A DAY AGO READ
e-Signature

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.