Share this

มิติใหม่ บริษัทดำเนินงานเอกสารกับ Vendors ง่ายในคลิกเดียว

Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-Signature#Document Management System#Digital Transformation#Automated Process
Inspired by: Siwanad
Views

หากบริษัทหรือองค์กรคุณต้องติดต่อซื้อขายกับ Vendors หรือ Suppliers หลากหลายเจ้าในทุกเดือน คุณคงหนีไม่พ้นกับปัญหาเอกสารเหล่านี้ที่ต้องเจออย่าง การติดตามรายการสินค้าที่จะซื้อขาย, การตามใบเสนอราคา, เเละการออกใบสั่งซื้อ ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนเเต่เป็นงานเอกสารที่น่าปวดหัว เหมือนดังเช่นลูกค้าเราที่พบเจอปัญหาในรูปแบบลักษณะเดียวกัน เเต่หลังจากที่ใช้ e-Memo ระบบจัดการเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ ปัญหาเอกสารเหล่านี้ก็หมดไป เพราะเอกสารทุกอย่างติดตามได้อยู่บนระบบเดียว
 

ความท้าทายที่ธุรกิจเจอ  

 
ตัวอย่างบริษัทที่มีปัญหาการดีลงานเอกสารกับ Vendors คือบริษัทที่ทำธุรกิจด้านการเป็นตัวแทนจำหน่าย หรือกระจายสินค้า (Distributor) ที่ต้องรับของจากแบรนด์ต่างๆมาขาย ความท้าทายที่หลายๆองค์กรต้องเจอคือ การที่ต้องติดตามเอกสารจากเเบรนด์ต่างๆเป็นร้อย ไม่ว่าจะเป็น.....
 
  • การอัพเดทรายละเอียดสินค้า ที่บริษัทเเละ Vendors ต้องคุยกันอยู่เสมอว่าเดือนนี้ ไตรมาสนั้น จะเอา SKU สินค้าใดมาขาย รายละเอียดสินค้าเป็นอย่างไร
  • การเสนอโปรโมชั่น บริษัทต้องคอยอัพเดทเเละติดตามเเคมเปญต่างๆที่จะทำร่วมกับ Vendors ต้องดูว่า Vendorsใดจะเข้าร่วมเเคมเปญอะไรบ้าง ด้วยสินค้าใด ในราคาเท่าไหร่ ส่วนลดต่างๆ
  • การออกเอกสารสั่งซื้อ กว่าจะต่อรองให้ได้ดีลที่ดีว่ายากเเล้ว ยังต้องมาวุ่นวายเรื่องเอกสาร อย่างทำใบขอสั่งซื้อ (Purchase Request) ขออนุมัติจากนาย  เเละทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ส่งให้ Vendors ต่างๆกดยอมรับ

 

“หลายสิ่งที่บริษัทเเละ Vendors ต้องประสานงานกัน ทำให้การดำเนินงานผ่าน Excel เเละสื่อสารผ่าน Email ก่อให้เกิดความสับสน ทำงานซ้ำซ้อน ข้อมูลติดตามยาก เเถมเสียเวลา”
 
ในบทความนี้ ทางโคเดียมจะขอโชว์ตัวอย่างการนำ e-Memo ระบบจัดการงานเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ เข้ามาประยุกต์ในการช่วยดำเนินงานเอกสารทั้งหมดระหว่างบริษัทเเละ Vendors ทำได้ง่ายขึ้นในคลิกเดียว
 

 

โซลูชั่นที่ตอบโจทย์

 
ตัวอย่างการนำระบบ e-Memo เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสารและจัดการกับ Vendor นั้นสามารถครอบคลุมการทำงานทั้งหมด ตั้งเเต่ การตกลง SKU สินค้าที่จะขาย, การเสนอโปรโมชั่นสินค้าต่างๆ, การออกใบขอซื้อ, ไปจนถึงการออกใบสั่งซื้อ เป็นเหมือนกัน Vendor Portal โดย e-Memo ได้เข้ามาช่วยการทำงานดังนี้

1. จัดการเอกสารได้แบบครบจบในระบบเดียว

  • สร้างเอกสาร สามารถสร้างเอกสารที่ต้องส่งหา Vendors ได้ทันทีผ่านระบบ เพียงเลือกประเภทเอกสารที่อยากสร้าง กรอกข้อมูลให้ครบ ระบบจะสร้างเอกสารให้ทันทีตามรูปแบบที่บริษัทกำหนด
  • กำหนดสายอนุมัติ เมื่อสร้างเอกสารเสร็จ สามารถเลือกคนที่จะอนุมัติเอกสารได้ทันที กำหนดได้หมดทั้งให้คนภายในองค์กรอนุมัติก่อน เเละส่งต่อไปให้ Vendors อนุมัติต่อ รวมถึงกำหนดได้ว่าต้องการลายเซ็นของบุคคล หรือเเค่ให้กดยอมรับเอกสาร
  • เเจ้งเตือนถึงแผนก สามารถเลือก CC เอกสารถึงแผนกหรือบุคคลที่ต้องการให้รับรู้เอกสารได้หมด

 

อนุมัติเอกสารออนไลน์
 
2. Vendors อนุมัติเอกสารได้ทันทีผ่านออนไลน์
Vendors ได้รับเเจ้งเตือนเอกสารที่ต้องอนุมัติทันทีผ่านเว็บไซต์ e-Memo, email, เเละ Line ซึ่ง Vendors สามารถดูเอกสาร พร้อมกดอนุมัติ ปฏิเสธ หรือยกเลิกเอกสารได้ทันทีผ่านออนไลน์ เเละสามารถเเนบเอกสารเพิ่มเติม หรือเเสดงความคิดเห็นได้
 
อนุมัติเอกสารออนไลน์
 
3. ติดตามเอกสารได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องไล่อ่านอีเมล
ระบบอัพเดทสถานะเอกสารถึงผู้ที่เกี่ยวข้องให้ทราบทันทีผ่าน Email เเละ Line เอกสารไหนได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ ทราบได้ทันที นอกจากนี้ยังค้นหาเอกสารได้ง่ายกว่า ผ่านการหาบนเว็บ e-Memo ค้นหาได้หมดทั้งประเภทเอกสาร, สถานะการอนุมัติเอกสาร, เเละชื่อ Vendors  ทำให้ติดตามได้หมดว่า Vendors ไหนเข้าร่วมเเคมเปญอะไรบ้าง, ราคาสินค้าที่ต่อรองกันได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ, ใบสั่งซื้อ Vendors ได้รับเเละอนุมัติเเล้วหรือไม่
 
ระบบจัดการเอกสารออนไลน์
 
“จะเห็นว่าการอนุมัติงานเอกสารออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องใช้กับการอนุมัติเอกสารภายในองค์กรเท่านั้น เเต่สามารถนำมาใช้กับการอนุมัติเอกสารภายนอกองค์กรได้ อย่างการนำมาใช้กับเอกสารประเภทใบขอซื้อ (Purchase Request) เเละใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ซึ่งช่วยให้งานง่ายขึ้นมาก โดยเฉพาะหากคุณเป็นองค์กรที่ต้องติดต่อกับหลากหลาย Vendors มากมายทุกเดือน!”
 

คำถามที่พบบ่อย

 
Q1: Vendors ต้องมีระบบ e-Memo ของตัวเองด้วยหรือไม่ถึงจะใช้งานได้?
    Vendors ไม่จำเป็นต้องมีระบบ เเต่สามารถใช้งานได้ผ่านเว็บไซต์ e-Memo ที่องค์กรจะลงทะเบียน Vendors ไว้ เเล้วส่ง Username Password ให้ Vendors เข้ามาใช้งานระบบได้
 
Q2: ทุกคนในองค์กรเเละ Vendors ที่ติดต่อด้วยจะเห็นทุกอย่างในระบบเหมือนกันหรือไม่?
    ระบบสามารถตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลเเละฟีเจอร์ต่างๆ (Permission Visibility) โดยเเอดมินระบบสามารถเลือกได้ว่าจะให้ใครเห็นอะไรในระบบได้
 
Q3: หากไม่ได้ติดต่อกับ Vendors เจ้านั้นเเล้ว Vendors จะยังสามารถเข้าระบบได้หรือไม่?
    Vendors จะไม่สามารถเข้าระบบได้อีก โดยแอดมินขององค์กรสามารถกดเปลี่ยนสถานะของ Vendors ได้ จาก active เป็น inactive
 
Q4: Flow การทำงานตอนนี้แตกต่างจากตัวอย่างในบทความ สามารถปรับระบบให้เข้ากับการทำงานของบริษัทได้หรือไม่?
    e-Memo ของโคเดียมสามารถปรับตามความต้องการของบริษัทได้ เรามีผู้ให้คำปรึกษาในการปรับ Process การทำงานบริษัทของคุณให้ Digital และรวดเร็วมากขึ้น
 
เปลี่ยนมาดำเนินงานเอกสารกับ Vendors ให้ง่ายขึ้นผ่าน e-Memo ระบบจัดการเเละอนุมัติเอกสารออนไลน์ งานเดินเร็ว ทำงานสะดวก เเละติดตามเอกสารง่าย สามารถเข้าไปดูรายละเอียด หรือ ติดต่อเพื่อทดลองใช้ระบบฟรี! ได้ที่
Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-684-7778 (ฝ่ายขาย)
Mail: sales@codium.co
You may also like
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิทัล”
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิ...
APR 19, 20219 DAYS AGO READ
Document Management System
Digital Transformation
Low Code Framework ทำงานอย่างไร?
Low Code Framework ทำงานอย่างไร?
SEP 03, 202114 HOURS AGO READ
Automated Process
Front-end Tools
Back-end Tools
e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ถูกกฎหมาย
e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ถูกกฎหมาย
APR 23, 20213 DAYS AGO READ
e-Signature
Video
Digital Transformation
E-Tax Solutions: #taxes2020 #taxes
E-Tax Solutions: #taxes2020 #taxes
APR 19, 20215 DAYS AGO READ
e-Tax
Digital Transformation
Document Management System

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.