Share this

3 เทคนิค ทำงานง่ายขึ้นในช่วง Work from Home

Issues
May
Digital Transformation
Categories:
#Document Management System
Inspired by: Siwanad
Views

นับว่าเป็นครั้งเเรกของประเทศไทยก็ว่าได้ ที่มีการ Work from home กันอย่างเเพร่หลายเป็นวงกว้าง ติดต่อเป็นเวลาเเรมเดือน ทาง CODIUM เช่นกัน พนักงานทุกแผนกต้องทำงานไกลกันแบบ 100% เเน่นอนว่าปัญหาย่อมเกิดขึ้น เป็นต้นว่า จะสื่อสารกันอย่างไรให้ไม่ตกหล่นเหมือนอยู่ออฟฟิศ มาดูกันว่าเรามีการปรับตัวอย่างไรบ้าง ให้การทำงานยังคงง่ายเเละสนุกเหมือนทำงานใกล้กัน
 

1. การสื่อสารเป็นห้วใจสำคัญในการทำงานไกลกัน

 
เราจะทำอย่างไรให้ทุกคนเข้าใจกันทั่วถึงเท่ากันหมด ไม่ทำงานที่ซ้ำซ้อน เเละไม่เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดจนนำมาซึ่งผลลัพธ์ที่ไม่เป็นไปดังหวัง เพื่อให้การทำงานยังมีประสิทธิภาพดังเดิม เราจึงต้องปรับเปลี่ยนการสื่อสารบางอย่างไปบ้าง อาทิเช่น...
 
  • สื่อสารให้บ่อยเเละละเอียดขึ้น โดยสามารถใช้ช่องทางการสื่อสารใดก็ได้ที่องค์กรคุณใช้อยู่ เนื่องจากเราทำงานไกลกัน จึงยิ่งต้องให้รายละเอียดในเรื่องๆหนึ่งมากขึ้น เพื่อให้ไม่เกิดความเข้าใจผิด ถ้าเป็นไปได้ในการประชุมใดๆที่เกิดขึ้น ควรอัดวิดีโอเก็บไว้ เพื่อที่ผู้เข้าประชุมจะได้กลับมาดูในภายหลังได้
  • ปฏิสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน ยังคงสำคัญ เพราะจะทำให้การทำงานที่อยู่เเต่ในห้องสี่เหลี่ยม ไม่เคร่งเครียดจนเกินไป ยังมีการพูดคุยกันอยู่ รวมถึงหากิจกรรมสั้นๆทางออนไลน์ทำร่วมกับเพื่อนร่วงงาน เช่น เล่นเกม, ถามตอบปัญหา (Quiz), เปิดวิดีโอคุยกัน เป็นต้น
  • รวมข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง เเละจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบระเบียบ เพื่อที่ทุกคนจะได้เข้ามาหาข้อมูลกันได้ง่าย ไม่ต้องเสียเวลาถามไปมา โดยเฉพาะเอกสารที่ต้องให้นายเซ็นอนุมัติงาน หรือเอกสารขอเบิกงบประมาณต่างๆ ยิ่งต้องสื่อสารกันให้ดี มีระบบที่เช็คได้ว่านายอนุมัติไปเเล้ว เพื่อไม่ให้งานเกิดความล่าช้า
 

2. อย่าปล่อยให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดลดลง เพราะคุณไม่ได้อยู่ในสำนักงาน

 
หลายๆองค์กรคงรู้สึกว่าทำงานลำบากขึ้นที่ต้องทำงานไกลกัน การดำเนินงานหลายอย่างถูกปรับเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว จนบางองค์กรละเลยขั้นตอนบางอย่างไป เพื่อให้สะดวกต่อการทำงานมากขึ้น ซึ่งนั้นเป็นสิ่งที่ไม่ควรเกิดขึ้น เพราะงานบางอย่างต้องทำตามข้อกำหนดมาตรฐานที่วางไว้ ไม่เช่นนั้นอาจเกิดปัญหาในภายหลังได้ เช่น การเซ็นอนุมัติงานเอกสาร ยังควรเป็นไปตามขั้นตอน เพราะหากเกิดปัญหาขึ้น เรายังมีหลักฐานมาชี้เเจงได้
 
ที่ CODIUM สำหรับเอกสารสำคัญใดๆ ที่ต้องได้รับการอนุมัติ เราใช้ e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์เพียงเลือกประเภทเอกสารที่จะขออนุมัติ กรอกรายละเอียด พร้อมตั้งลำดับสายอนุมัติ เเละกดส่งให้ผู้อนุมัติงานได้ทันทีตามลำดับตั้งไว้ วิธีนี้ทำให้มีหลักฐานตรวจสอบชัดเจนว่า ใครลงนามอะไรและเมื่อใด เพื่อหลีกเลี่ยงข้อพิพาทเกี่ยวกับความสมบูรณ์หรือความถูกต้องของเอกสาร แถมยังกลับมาค้นหาเอกสารได้ทุกเมื่อ ไม่ต้องส่งอีเมลไปมาให้วุ่นวาย
 
 

3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีใช้ได้กับทีมของคุณจริง

 
ตอนนี้เราทุกคนต่างต้องพึ่งพาเทคโนโลยีในการขับเคลื่อนธุรกิจมากขึ้น ดังน้ันกการตรวจเช็คระบบเทคโนโลยีที่ใช้ให้ดี เพื่อไม่ให้เกิดกรณีที่ระบบล้มเหลวหรือข้อมูลสูญหาย จึงเป็นเรื่องสำคัญยิ่ง
 
องค์กรสามารถติดต่อพูดคุยกับผู้ดูเเลระบบ (Vender) ให้ช่วยตรวจเช็คการทำงานของระบบ รวมถึงปรึกษาเกี่ยวกับโซลูชั่นเพิ่มเติมที่จะช่วยให้การทำงานขององค์กรคุณง่ายเเละมีประสิทธิภาพมากขึ้นในช่วง Work from Home เช่นเดียวกับ CODIUM เราคอยเสนอฟีเจอร์ระบบใหม่ๆให้กับลูกค้าอยู่เสมอ เเละปรับระบบให้ตามการใช้งานจริงของลูกค้าที่เปลี่ยนไป เราปรับเเต่ง e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ให้เหมาะสมกับความต้องการในปัจจุบันขององค์กรมากที่สุด ช่วยให้องค์กรเซ็นอนุมัติงานออนไลน์ได้อย่างไม่ติดขัด
 
เเละนี่คือ 3 เทคนิคที่ควรคำนึงให้การทำงาน Work from Home ดำเนินไปได้ง่ายเเบบไม่สะดุด เเละสำหรับองค์กรที่สนใจใช้งาน e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ เราพร้อมให้คำปรึกษา ติดต่อเราได้เลยตอนนี้ หรือสามารถเข้าไปดูรายละเอียด ติดต่อลองใช้ระบบฟรี! ได้ที่
Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-881-9191
Mail: s@codium.co
 
ขอบคุณที่มาข้อมูลจาก
3 tips to work from home-Signing hub
You may also like
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
MAY 20, 202116 HOURS AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิทัล”
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิ...
APR 19, 202117 DAYS AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
MAY 29, 2021A DAY AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
AUG 27, 20213 MINUTES AGO READ
e-Signature
Document Management System

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.