Share this

ตอบคำถาม 3 ข้อ เลือก ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ที่ใช่ ให้องค์กรคุณได้ทันที

Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-Signature#Document Management System
Inspired by: Siwanad
Views

การกลับมาระลอกใหม่ของโควิด ทำให้องค์กรกลับมา WFH กันถ้วนหน้า เป็นเหตุให้ต้องมองหาโซลูชั่นการทำงานออนไลน์กันยกใหญ่ เพื่อมาเอื้ออำนวยให้งานเดินได้ไม่สะดุด ซึ่งเครื่องมือที่มาช่วยงานก็มีอยู่มากมาย เช่น ระบบเช็คชื่อ, ระบบบริหารจัดการงาน, ระบบประชุมงาน ไปจนถึง “ระบบจัดการเเละเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์” ซึ่งระบบหลังนี้น่าปวดหัวสุด เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการอนุมัติทั้งงาน เงิน เเละไปมีผลกับองค์กรอื่นด้วย หากเอกสารนั้นต้องส่งไปให้องค์กรภายนอกอีก
 
เนื่องจากความซับซ้อนที่ว่า จึงทำให้มีตัวเลือกเต็มไปหมด บุคคลที่ต้องหาระบบมาเสนอนายจึงปวดหัวกันไป เพราะต้องนั่งเทียบเจ้านู้นทีเจ้านี้ที เเละสุดท้ายก็เลือกไม่ถูกว่า
 
"แบบไหนที่ คุ้ม ดี เเละตรงกับการใช้งานองค์กรคุณ ในยุคโควิดมากที่สุด"
 
CODIUM ผู้ให้บริการ e-Memo ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ให้กับลูกค้ากว่า 40 เจ้าในไทย จึงช่วยลูกค้าตัดสินใจเลือกเเพ็กเกจการใช้งานระบบให้ง่ายขึ้นโดย
 
"ตอบเรามาเเค่ 3 คำถาม เเล้วคุณจะสามารถเลือกแพ็กเกจที่ใช่ ให้กับองค์กรคุณได้ทันที!"
 

Q1. คุณจะนำระบบมาใช้กับเอกสารอะไรเป็นหลัก?

 

มาคำถามเเรกก็อาจจะงงกันว่า ระบบอนุมัติเอกสารมันก็น่าจะอนุมัติเอกสารได้เหมือนกันหมดทุกประเภท ซึ่งจริงไหม จริง! เเต่ทุกอย่างเปลี่ยนไปเมื่อ ETDA กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ได้ออก มาตรฐานเเนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ให้กับหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ในการเลือกใช้วิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้เหมาะสมกับการทำธุรกรรมออนไลน์
 
จากนั้น “ประเภทหรือความสำคัญของเอกสารที่ทำบนออนไลน์” จึงมีผลเกี่ยวข้องกับ “วิธีการลงลายมือชื่อ” ยิ่งเอกสารที่จะลงลายมือชื่อสำคัญเเค่ไหน ยิ่งควรใช้ลายมือชื่อที่น่าเชื่อถือมากขึ้น เพราะจะมีผลต่อการพิจารณาเชิงกฎหมายในศาล
 
CODIUM จึงเเบ่งประเภทเอกสารออกเป็น 2 อย่างหลัก ดังนี้
  • เอกสารที่อนุมัติกันภายในองค์กร เช่น การขออนุมัติทั่วไป, การขอเบิกของภายในบริษัท, ใบขอลางาน เป็นต้น
  • เอกสารที่ส่งให้ภายนอกองค์กร เเละสัญญาคู่ค้า เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อสินค้า, ใบกำกับภาษี, สัญญาคู่ค้า เป็นต้น  
ดังนั้นคำถาามจั่วหัวสำคัญของเรื่องนี้จึงเป็น “คุณจะเอาระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ไปใช้กับเอกสารใดเป็นหลัก?”
 
 

Q2. องค์กรคุณมีวิธีการสร้างเอกสารขออนุมัติงานอย่างไร?

 

เราเจอลูกค้ามาหลายรูปแบบ ทั้งสร้างเอกสารผ่านการปริ้นเเบบฟอร์มออกมาเเล้วนำมาเขียนข้อความบนกระดาษอีกที หรือพิมพ์ทุกอย่างบน Microsoft Word ให้เสร็จเเล้วปริ้นออกมาใส่เเฟ้มส่งให้นายเซ็น
 
เดิมทีการสร้างเอกสารทั้งสองเเบบดังกล่าว ดูจะไม่ได้ติดปัญหาอะไร จนกระทั่งเมื่อต้องทำงานไกลกัน เเล้วไม่สามารถเดินส่งแฟ้มเอกสารไปให้นายเซ็นได้ จึงต้องสร้างเเละส่งเอกสารผ่านออนไลน์แบบครบจบถึงจะตอบโจทย์การทำงานอย่างเเท้จริง ซึ่งวิธีที่เราใช้สร้างเอกสารมีอยู่ 2 วิธี ดังนี้
 
1.อัปโหลดเอกสารเข้าระบบ พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติทันที
วิธีนี้เหมาะกับองค์กรที่สร้างเอกสารผ่านโปรแกรม Microsoft Word อยู่เเล้ว เพียงเเต่เปลี่ยนจากที่ปริ้นเป็นกระดาษ มาเป็นบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF เเล้วอัปโหลดเข้าระบบ e-Memo เเทน จากนั้นคุณจะสามารถกำหนดตำแหน่งลายเซ็น, วันที่, เลขที่เอกสาร, เเละรายละเอียดต่างๆบนเอกสาร พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติงานได้ทันที เอกสารจะถูกส่งไปให้นายคุณ ผ่านการแจ้งเตือนในไลน์เเละอีเมล
 
 
2. สร้างเอกสารบนระบบโดยตรง ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน
บางองค์กรไม่สะดวกที่ต้องสร้างเอกสารบน Microsoft Word เเล้วเอามาอัปโหลดเข้าระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์อีกที ระบบ e-Memo จึงมีฟังก์ชั่นการสร้างเอกสารจากระบบโดยตรง เพียงคุณแค่เลือกประเภทเอกสารที่จะสร้าง ซึ่งมีให้เลือกถึง 3 แบบ ได้แก่ ใบอนุมัติงานภายใน, ใบอนุมัติงานภายนอก, เเละใบสั้งซื้อ จากนั้นกรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ ระบบจะสร้างเอกสารออกมาตามแบบฟอร์มมาตรฐานที่กำหนด พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติงานได้ทันที
 
 

Q3 งบที่มีเเละความเร็วที่อยากใช้งานระบบ?

 

เเน่นอนว่ายิ่งต้องการให้ระบบทำได้หลายอย่าง ปรับเปลี่ยนได้หมดตามที่องค์กรต้องการ ย่อมตามมาซึ่งราคาที่สูง เเละระยะเวลาในการทำ องค์กรจึงต้องชั่งน้ำหนักถึงฟังก์ชั่นระบบที่มีให้ กับราคาเเละความเร็วที่รับได้
 
โดยส่วนใหญ่ CODIUM จะเเนะนำให้ลูกค้าเริ่มใช้งานกับฟังก์ชั่นเบื้องต้นที่จำเป็นก่อน เเล้วค่อยต่อยอดระบบในส่วนเพิ่มเติมอีกที ซึ่งจากการที่เราให้บริการ e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ กับลูกค้ามากว่า 40 เจ้า สามารถเเบ่งเเพ็กเกจที่ลูกค้าใช้งานมากสุดได้เป็น 2 แพ็กเกจ
 
e-Memo Standard: เหมาะกับองค์กรที่ใช้ระบบในการอนุมัติเป็นเอกสารภายในองค์กรเป็นหลัก เน้นที่การอัปโหลดเอกสารเข้าระบบ เเละกดส่งให้ผู้อนุมัติงานทันที ราคาเเค่หลักหมื่น พร้อมขึ้นระบบได้เร็ว
 
e-Memo Digital: สำหรับองค์กรที่อนุมัติเอกสารทั้งภายในเเละนอกองค์กร ต้องการลายมือชื่อที่ถือเชื่อถือได้สูง ตามกำหนดกฎหมายมาตรา 26,28
 
 
รีบปรับการทำงานองค์กรให้ทำงานไกลกันได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น หันมาใช้ e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ติดต่อตอนนี้ เซ็นงานออนไลน์ได้ทันที สามารถเข้าไปดูรายละเอียด หรือ ติดต่อลองใช้ระบบฟรี! ได้ที่
Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-881-9191
Mail: sales@codium.co
You may also like
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
MAY 20, 202116 HOURS AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิทัล”
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิ...
APR 19, 202117 DAYS AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
MAY 29, 2021A DAY AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
AUG 27, 20213 MINUTES AGO READ
e-Signature
Document Management System

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.