Share this

ตอบคำถาม 3 ข้อ เลือก ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ที่ใช่ ให้องค์กรคุณได้ทันที

Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-Signature#Document Management System
Inspired by: Siwanad
Views

การกลับมาระลอกใหม่ของโควิด ทำให้องค์กรกลับมา WFH กันถ้วนหน้า เป็นเหตุให้ต้องมองหาโซลูชั่นการทำงานออนไลน์กันยกใหญ่ เพื่อมาเอื้ออำนวยให้งานเดินได้ไม่สะดุด ซึ่งเครื่องมือที่มาช่วยงานก็มีอยู่มากมาย เช่น ระบบเช็คชื่อ, ระบบบริหารจัดการงาน, ระบบประชุมงาน ไปจนถึง “ระบบจัดการเเละเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์” ซึ่งระบบหลังนี้น่าปวดหัวสุด เพราะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการอนุมัติทั้งงาน เงิน เเละไปมีผลกับองค์กรอื่นด้วย หากเอกสารนั้นต้องส่งไปให้องค์กรภายนอกอีก
 
เนื่องจากความซับซ้อนที่ว่า จึงทำให้มีตัวเลือกเต็มไปหมด บุคคลที่ต้องหาระบบมาเสนอนายจึงปวดหัวกันไป เพราะต้องนั่งเทียบเจ้านู้นทีเจ้านี้ที เเละสุดท้ายก็เลือกไม่ถูกว่า
 
"แบบไหนที่ คุ้ม ดี เเละตรงกับการใช้งานองค์กรคุณ ในยุคโควิดมากที่สุด"
 
CODIUM ผู้ให้บริการ e-Memo ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ให้กับลูกค้ากว่า 40 เจ้าในไทย จึงช่วยลูกค้าตัดสินใจเลือกเเพ็กเกจการใช้งานระบบให้ง่ายขึ้นโดย
 
"ตอบเรามาเเค่ 3 คำถาม เเล้วคุณจะสามารถเลือกแพ็กเกจที่ใช่ ให้กับองค์กรคุณได้ทันที!"
 

Q1. คุณจะนำระบบมาใช้กับเอกสารอะไรเป็นหลัก?

 

มาคำถามเเรกก็อาจจะงงกันว่า ระบบอนุมัติเอกสารมันก็น่าจะอนุมัติเอกสารได้เหมือนกันหมดทุกประเภท ซึ่งจริงไหม จริง! เเต่ทุกอย่างเปลี่ยนไปเมื่อ ETDA กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม ได้ออก มาตรฐานเเนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ให้กับหน่วยงานภาครัฐและเอกชน ในการเลือกใช้วิธีการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ให้เหมาะสมกับการทำธุรกรรมออนไลน์
 
จากนั้น “ประเภทหรือความสำคัญของเอกสารที่ทำบนออนไลน์” จึงมีผลเกี่ยวข้องกับ “วิธีการลงลายมือชื่อ” ยิ่งเอกสารที่จะลงลายมือชื่อสำคัญเเค่ไหน ยิ่งควรใช้ลายมือชื่อที่น่าเชื่อถือมากขึ้น เพราะจะมีผลต่อการพิจารณาเชิงกฎหมายในศาล
 
CODIUM จึงเเบ่งประเภทเอกสารออกเป็น 2 อย่างหลัก ดังนี้
  • เอกสารที่อนุมัติกันภายในองค์กร เช่น การขออนุมัติทั่วไป, การขอเบิกของภายในบริษัท, ใบขอลางาน เป็นต้น
  • เอกสารที่ส่งให้ภายนอกองค์กร เเละสัญญาคู่ค้า เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อสินค้า, ใบกำกับภาษี, สัญญาคู่ค้า เป็นต้น  
ดังนั้นคำถาามจั่วหัวสำคัญของเรื่องนี้จึงเป็น “คุณจะเอาระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ไปใช้กับเอกสารใดเป็นหลัก?”
 
 

Q2. องค์กรคุณมีวิธีการสร้างเอกสารขออนุมัติงานอย่างไร?

 

เราเจอลูกค้ามาหลายรูปแบบ ทั้งสร้างเอกสารผ่านการปริ้นเเบบฟอร์มออกมาเเล้วนำมาเขียนข้อความบนกระดาษอีกที หรือพิมพ์ทุกอย่างบน Microsoft Word ให้เสร็จเเล้วปริ้นออกมาใส่เเฟ้มส่งให้นายเซ็น
 
เดิมทีการสร้างเอกสารทั้งสองเเบบดังกล่าว ดูจะไม่ได้ติดปัญหาอะไร จนกระทั่งเมื่อต้องทำงานไกลกัน เเล้วไม่สามารถเดินส่งแฟ้มเอกสารไปให้นายเซ็นได้ จึงต้องสร้างเเละส่งเอกสารผ่านออนไลน์แบบครบจบถึงจะตอบโจทย์การทำงานอย่างเเท้จริง ซึ่งวิธีที่เราใช้สร้างเอกสารมีอยู่ 2 วิธี ดังนี้
 
1.อัปโหลดเอกสารเข้าระบบ พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติทันที
วิธีนี้เหมาะกับองค์กรที่สร้างเอกสารผ่านโปรแกรม Microsoft Word อยู่เเล้ว เพียงเเต่เปลี่ยนจากที่ปริ้นเป็นกระดาษ มาเป็นบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF เเล้วอัปโหลดเข้าระบบ e-Memo เเทน จากนั้นคุณจะสามารถกำหนดตำแหน่งลายเซ็น, วันที่, เลขที่เอกสาร, เเละรายละเอียดต่างๆบนเอกสาร พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติงานได้ทันที เอกสารจะถูกส่งไปให้นายคุณ ผ่านการแจ้งเตือนในไลน์เเละอีเมล
 
 
2. สร้างเอกสารบนระบบโดยตรง ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน
บางองค์กรไม่สะดวกที่ต้องสร้างเอกสารบน Microsoft Word เเล้วเอามาอัปโหลดเข้าระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์อีกที ระบบ e-Memo จึงมีฟังก์ชั่นการสร้างเอกสารจากระบบโดยตรง เพียงคุณแค่เลือกประเภทเอกสารที่จะสร้าง ซึ่งมีให้เลือกถึง 3 แบบ ได้แก่ ใบอนุมัติงานภายใน, ใบอนุมัติงานภายนอก, เเละใบสั้งซื้อ จากนั้นกรอกรายละเอียดต่างๆให้ครบ ระบบจะสร้างเอกสารออกมาตามแบบฟอร์มมาตรฐานที่กำหนด พร้อมกดส่งให้นายอนุมัติงานได้ทันที
 
 

Q3 งบที่มีเเละความเร็วที่อยากใช้งานระบบ?

 

เเน่นอนว่ายิ่งต้องการให้ระบบทำได้หลายอย่าง ปรับเปลี่ยนได้หมดตามที่องค์กรต้องการ ย่อมตามมาซึ่งราคาที่สูง เเละระยะเวลาในการทำ องค์กรจึงต้องชั่งน้ำหนักถึงฟังก์ชั่นระบบที่มีให้ กับราคาเเละความเร็วที่รับได้
 
โดยส่วนใหญ่ CODIUM จะเเนะนำให้ลูกค้าเริ่มใช้งานกับฟังก์ชั่นเบื้องต้นที่จำเป็นก่อน เเล้วค่อยต่อยอดระบบในส่วนเพิ่มเติมอีกที ซึ่งจากการที่เราให้บริการ e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ กับลูกค้ามากว่า 40 เจ้า สามารถเเบ่งเเพ็กเกจที่ลูกค้าใช้งานมากสุดได้เป็น 2 แพ็กเกจ
 
e-Memo Standard: เหมาะกับองค์กรที่ใช้ระบบในการอนุมัติเป็นเอกสารภายในองค์กรเป็นหลัก เน้นที่การอัปโหลดเอกสารเข้าระบบ เเละกดส่งให้ผู้อนุมัติงานทันที ราคาเเค่หลักหมื่น พร้อมขึ้นระบบได้เร็ว
 
e-Memo Digital: สำหรับองค์กรที่อนุมัติเอกสารทั้งภายในเเละนอกองค์กร ต้องการลายมือชื่อที่ถือเชื่อถือได้สูง ตามกำหนดกฎหมายมาตรา 26,28
 
 
รีบปรับการทำงานองค์กรให้ทำงานไกลกันได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น หันมาใช้ e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ติดต่อตอนนี้ เซ็นงานออนไลน์ได้ทันที สามารถเข้าไปดูรายละเอียด หรือ ติดต่อลองใช้ระบบฟรี! ได้ที่
Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-881-9191
Mail: sales@codium.co
You may also like
3 เทคนิค ทำงานง่ายขึ้นในช่วง Work from Home
3 เทคนิค ทำงานง่ายขึ้นในช่วง Work from Home
AUG 17, 20214 DAYS AGO READ
Document Management System
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
MAY 29, 20218 HOURS AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอกนิกส์ ถูกกฎหมาย ใช้งานง่ายใน 4 ขั้นตอน
ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอกนิกส์ ถูกกฎหมาย ใช้งานง่ายใน 4 ขั้นตอน
AUG 03, 202136 MINUTES AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
AUG 27, 202137 MINUTES AGO READ
e-Signature
Document Management System

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.