CODIUM ผู้ให้บริการ Digital Transformation ให้กับหลายองค์กรชั้นนำในไทย จึงขอนำเสนอ 7 ความมั่นใจที่องค์กรควรคำนึง ในการเลือกระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์

7 ข้อที่ควรมั่นใจ ในการเลือกระบบเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

7 ข้อมั่นใจ เลือกใช้ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

1) มั่นใจ ว่ากฎหมายรองรับ (Legal compliance)

• อ้างอิงตามที่ ETDA กำหนด มั่นใจว่าทุกเอกสารถูกต้องตามกฎหมาย 100%
• ครอบคลุมการทำธุรกรรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายประเภท ทั้งเอกสารภายในองค์กร เอกสารภายนอกองค์กร เเละสัญญากับคู่ค้า

2) มั่นใจ ว่าปลอดภัย (Certified Infrastructure)

• มีการยืนยันตัวตนก่อนการลงลายมือชื่อทุกครั้ง ก่อนการลงลายมือชื่อ ผู้ลงลายมือชื่อต้องยืนยันตัวตนก่อนเสมอ (Two Factor Authentication Signature) โดยสามารถทำผ่าน Google Authenticator, Microsoft Authenticator, SMS, หรือ Email ได้ทั้งหมด
• ทุกลายมือชื่อบนเอกสารจะได้รับการรับรอง ทุกเอกสารที่ได้รับการอนุมัติจากระบบ e-Memo จะถูกส่งไปรับรองลายมือชื่อ (Digital Signing) ที่ HSM (Hardware Security Module)
• ป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบนเอกสาร

- Certify document เมื่อเอกสารได้รับการลงลายมือชื่อครบเเล้ว ระบบจะปิดเอกสารไม่ให้สามารถเปลี่ยนเเปลงเเละลงลายมือชื่อต่อได้ หากเอกสารมีการเปลี่ยนเเปลงจะมีสัญลักษณ์ตัวเเเดงเเจ้งเตือนบนเอกสารทันที  

- Data-at-rest encryption ไฟล์ที่ถูกเก็บบน Server จะถูกเข้ารหัส (Encrypt) ไว้ทั้งหมด เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลไปอีกขั้น หากต้องการเข้าถึงข้อมูลต้องทำการถอดรหัสก่อน

- Field data tokenization ข้อมูลต่างๆ จะถูกสร้างตัวเเทนของข้อมูลจริงขึ้นมาในการเเสดงผล (Tokenize) เพื่อป้องกันในกรณีที่บุคคลไม่พึงประสงค์เข้าถึงไฟล์ข้อมูลได้ หากต้องการเห็นข้อมูลจริงต้องทำการถอดรหัสข้อมูลก่อน

• ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นบนระบบต้องถูกบันทึกไว้ เพื่อใช้เป็นอีกหนึ่งหลักฐานทางกฎหมาย ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นบนระบบจะต้องถูกบันทึก เเละไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้ เเม้เเต่ Admin system หรือ Programer โดยสามารถทำได้จากการใช้เทคโนโลยีเสมือน Blockchain ในการเก็บฐานข้อมูล

3) มั่นใจ ว่าใช้ง่าย (User Friendly)

• หน้าตาระบบที่ดูสะอาดตา ไม่มีอะไรที่เยอะเกินไปในหนึ่งหน้า ปุ่มกดง่ายเห็นชัด
• การเเจ้งเตือน หรือการเรียกดูข้อมูล ทำได้ผ่าน Email หรือ Line  เพราะเป็นเครื่องมือที่ทุกคนใช้เป็นกันอยู่เเล้ว จึงไม่ต้องเรียนรู้เพิ่มเติม  เช่น การเเจ้งเตือนเอกสารที่ต้องอนุมัติ, การอัพเดทสถานะเอกสาร, เเละอื่นๆ 
• ระบบควรมี 2 ภาษาเป็นขั้นต่ำ รองรับการใช้งานทั้งภาษาไทยเเละอังกฤษ เพื่อรองรับชาวต่างชาติ เเละผู้บริหารระดับสูงที่มักคุ้นชินกับภาษาอังกฤษมากกว่า

4) มั่นใจ ว่าเข้ากับองค์กร (Customizable)

• เเต่งแบบฟอร์มเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่องค์กรใช้อยู่ ครอบคลุมทุกประเภทงานเอกสาร เช่น หนังสืออนุมัติงานภายใน, ใบสั่งซื้อ, ใบเสนอราคา, เเละอื่นๆ  

• ตั้งค่าลำดับสายอนุมัติตามที่โครงสร้างเเละเงื่อนไขที่องค์กรมีได้ เช่น อนุมัติข้ามแผนกหรือสาขา หรือใน 1 ลำดับต้องอนุมัติผ่าน 2 ใน 3 ถึงจะผ่านไปลำดับถัดไปได้  
• เชื่อมต่อเข้ากับระบบเดิมหรือ ERP ที่องค์กรใช้อยู่ เช่น SAP, Oracle, Microsoft Dynamic 365, เเละอื่นๆ

5) มั่นใจ ในข้อมูล (Self-serviced Report)

6) มั่นใจ ว่าคุ้ม (Unlimited)

• ไม่จำกัดจำนวน ผู้ใช้งาน, เอกสาร, ลำดับการอนุมัติ, เเละ Certificate
• ออกแบบฟอร์มเอกสารตามที่องค์กรต้องการได้หมด เช่น ตำแหน่งลายเซ็น, เนื้อหาในเอกสาร, ตารางต่างๆ  
• มี Hardware security module (HSM) ฮาร์ดเเวร์ความปลอดภัยสูงที่เก็บลายมือชื่อ ที่เก็บ Certificate ได้ไม่จำกัด
• ระบบรองรับ Transactions เอกสารได้เป็นหลัก 10 ล้านต่อเดือน

7) มั่นใจ ในการต่อยอด (Future-proof)

• ระบบควบคุมงบประมาณ (e-Budget)
• ระบบจัดการสวัสดิการพนักงาน (e-Claim)
• ระบบจัดการคำร้องการบริการ (e-Service Request)
• ระบบจัดการสินทรัพย์ภายในธุรกิจ (e-Fixed Asset)
• ระบบจัดการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-Billing)

เพราะการเซ็นอนุมัติเอกสาร ทำสัญญากับคู่ค้า เป็นเรื่องสำคัญเเละละเอียดอ่อน องค์กรควรเลือกอย่างพินิจ ให้มั่นใจครบทั้ง 7 ข้อ ก่อนนำมาปรับใช้กับองค์กร CODIUM มุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล เราพร้อมให้คำปรึกษาฟรี ติดต่อได้ที่