Share this

เลือกระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ อย่างมั่นใจใน 7 เช็คลิสต์

Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-Signature#Document Management System
Inspired by: Siwanad
Views

ในยุคปัจจุบันที่ธุรกิจหันมาดำเนินงานเอกสาร อนุมัติงานหรือทำสัญญาคู่ค้าผ่านออนไลน์เเทนกระดาษ ที่มีผลทางกฎหมาย 100%  เเละตอบโจทย์ต่อการทำงานของภาคธุรกิจในสถานการณ์ทำงานไกลกันมากกว่า จึงทำให้หลายองค์กรเริ่มหา ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ เพื่อนำมาใช้อนุมัติเอกสารภายในองค์กร รวมถึงส่งเอกสารให้คู่ค้านอกองค์กรลงนามกันอย่างจริงจัง
 

CODIUM ผู้ให้บริการ Digital Transformation ให้กับหลายองค์กรชั้นนำในไทย จึงขอนำเสนอ 7 ความมั่นใจที่องค์กรควรคำนึง ในการเลือกระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์

 
7 ข้อที่ควรมั่นใจ ในการเลือกระบบเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
 

7 ข้อมั่นใจ เลือกใช้ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์

 

1) มั่นใจ ว่ากฎหมายรองรับ (Legal compliance)

การลงลายมือชื่อกับเอกสารใดๆก็ตาม หากไม่มีผลทางกฎหมาย เอกสารนั้นย่อมเป็นเเค่กระดาษใบหนึ่งที่ไม่มีนัยสำคัญทางกฎหมาย ส่งผลให้องค์กรต้องเสียเวลามาฟ้องร้องศาลเเละเกิดความเสียหายตามมาได้ ข้อนี้จึงเป็นข้อที่สำคัญมากที่สุด องค์กรต้องมั่นใจว่าระบบที่ใช้ลงนามเอกสาร ได้เข้าตามข้อกำหนดที่กฎหมายระบุไว้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์ โดยระบบต้อง  
  • อ้างอิงตามที่ ETDA กำหนด มั่นใจว่าทุกเอกสารถูกต้องตามกฎหมาย 100%
  • ครอบคลุมการทำธุรกรรมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายประเภท ทั้งเอกสารภายในองค์กร เอกสารภายนอกองค์กร เเละสัญญากับคู่ค้า
อ่านเพิ่มเรื่อง ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารกับกฎหมาย
ประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามที่ ETDA กำหนด
 

2) มั่นใจ ว่าปลอดภัย (Certified Infrastructure)

ทุกเอกสารเเละลายเซ็นจะต้องปลอมแปลงไม่ได้ ระบบต้องมีเทคโนโลยีขั้นสูงในการป้องกันอย่างดี โดยป้องกันครอบคลุมทุกขั้นตอนการลงลายมือชื่อ ดังนี้
  • มีการยืนยันตัวตนก่อนการลงลายมือชื่อทุกครั้ง ก่อนการลงลายมือชื่อ ผู้ลงลายมือชื่อต้องยืนยันตัวตนก่อนเสมอ (Two Factor Authentication Signature) โดยสามารถทำผ่าน Google Authenticator, Microsoft Authenticator, SMS, หรือ Email ได้ทั้งหมด
  • ทุกลายมือชื่อบนเอกสารจะได้รับการรับรอง ทุกเอกสารที่ได้รับการอนุมัติจากระบบ e-Memo จะถูกส่งไปรับรองลายมือชื่อ (Digital Signing) ที่ HSM (Hardware Security Module)
  • ป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบนเอกสาร

- Certify document เมื่อเอกสารได้รับการลงลายมือชื่อครบเเล้ว ระบบจะปิดเอกสารไม่ให้สามารถเปลี่ยนเเปลงเเละลงลายมือชื่อต่อได้ หากเอกสารมีการเปลี่ยนเเปลงจะมีสัญลักษณ์ตัวเเเดงเเจ้งเตือนบนเอกสารทันที  

- Data-at-rest encryption ไฟล์ที่ถูกเก็บบน Server จะถูกเข้ารหัส (Encrypt) ไว้ทั้งหมด เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลไปอีกขั้น หากต้องการเข้าถึงข้อมูลต้องทำการถอดรหัสก่อน

- Field data tokenization ข้อมูลต่างๆ จะถูกสร้างตัวเเทนของข้อมูลจริงขึ้นมาในการเเสดงผล (Tokenize) เพื่อป้องกันในกรณีที่บุคคลไม่พึงประสงค์เข้าถึงไฟล์ข้อมูลได้ หากต้องการเห็นข้อมูลจริงต้องทำการถอดรหัสข้อมูลก่อน

  • ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นบนระบบต้องถูกบันทึกไว้ เพื่อใช้เป็นอีกหนึ่งหลักฐานทางกฎหมาย ทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นบนระบบจะต้องถูกบันทึก เเละไม่สามารถลบหรือแก้ไขได้ เเม้เเต่ Admin system หรือ Programer โดยสามารถทำได้จากการใช้เทคโนโลยีเสมือน Blockchain ในการเก็บฐานข้อมูล

 

3) มั่นใจ ว่าใช้ง่าย (User Friendly)

ในหนึ่งองค์กรประกอบไปด้วยหลาย Generation คนทำงาน ระบบที่ใช้งานจึงต้องไม่ซ้ำซ้อน ใช้ตามง่าย ยิ่งคล้ายกับระบบเดิมที่คุ้นชินกันอยู่ในองค์กรหรือชีวิตประจำวันได้ยิ่งดี  จากประสบการณ์ที่ CODIUM ทำ ระบบจัดการเอกสารเเละลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Memo) มาให้หลายองค์กร พบว่า ระบบที่ใช้งานง่ายทั้งกับพนักงานทั่วไปจนถึงระดับผู้บริหารจะต้องมี
  • หน้าตาระบบที่ดูสะอาดตา ไม่มีอะไรที่เยอะเกินไปในหนึ่งหน้า ปุ่มกดง่ายเห็นชัด
  • การเเจ้งเตือน หรือการเรียกดูข้อมูล ทำได้ผ่าน Email หรือ Line  เพราะเป็นเครื่องมือที่ทุกคนใช้เป็นกันอยู่เเล้ว จึงไม่ต้องเรียนรู้เพิ่มเติม  เช่น การเเจ้งเตือนเอกสารที่ต้องอนุมัติ, การอัพเดทสถานะเอกสาร, เเละอื่นๆ 
  • ระบบควรมี 2 ภาษาเป็นขั้นต่ำ รองรับการใช้งานทั้งภาษาไทยเเละอังกฤษ เพื่อรองรับชาวต่างชาติ เเละผู้บริหารระดับสูงที่มักคุ้นชินกับภาษาอังกฤษมากกว่า
 
ตัวอย่างการใช้ระบบ e-Memo อนุมัติเอกสาร
 

4) มั่นใจ ว่าเข้ากับองค์กร (Customizable)

เนื่องจากระบบเซ็นอนุมัติเอกสารจะต้องปรับใช้ทั่วไปในองค์กร จึงต้องมั่นใจได้ว่าระบบจะรองรับการทำงานในทุกแผนกหรือโครงสร้างของทั้งองค์กรได้ ระบบที่ดีจะต้องปรับเสริมเติมแต่งได้ตามการใช้งานจริงที่เหมาะกับองค์กร โดยองค์กรส่วนใหญ่จะปรับอยู่ประมาณ​ 3 เรื่องนี้  
  • เเต่งแบบฟอร์มเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่องค์กรใช้อยู่ ครอบคลุมทุกประเภทงานเอกสาร เช่น หนังสืออนุมัติงานภายใน, ใบสั่งซื้อ, ใบเสนอราคา, เเละอื่นๆ  
 
ตัวอย่างการใช้ระบบ e-Memo เเต่งแบบฟอร์มเอกสารที่จะขออนุมัติ
 
  • ตั้งค่าลำดับสายอนุมัติตามที่โครงสร้างเเละเงื่อนไขที่องค์กรมีได้ เช่น อนุมัติข้ามแผนกหรือสาขา หรือใน 1 ลำดับต้องอนุมัติผ่าน 2 ใน 3 ถึงจะผ่านไปลำดับถัดไปได้  
  • เชื่อมต่อเข้ากับระบบเดิมหรือ ERP ที่องค์กรใช้อยู่ เช่น SAP, Oracle, Microsoft Dynamic 365, เเละอื่นๆ

 

5) มั่นใจ ในข้อมูล (Self-serviced Report)

การอนุมัติเอกสารหลายอย่างเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับงบประมาณ ดังนั้นหาก ระบบเซ็นอนุมัติเอกสาร (e-Memo) สามารถช่วยควบคุมเเละสะท้อนงบที่เบิกจ่ายของเเต่ละเเผนกได้ จะช่วยให้ธุรกิจบริหารงบประมาณได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทาง CODIUM จึงต่อยอดนำข้อมูลจากระบบ e-Memo มาเเสดงผลบน Power BI หรือ Tableau เพื่อให้ธุรกิจทราบถึง Business Insight ในการดำเนินงานมากขึ้น  
 

6) มั่นใจ ว่าคุ้ม (Unlimited)

เคยเป็นไหม ใช้งานระบบเเล้วเจอสารพัดข้อจำกัด? ไม่ว่าจะเป็น จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน จำกัดจำนวนเอกสาร จำกัดการเข้าถึงฟีเจอร์ เเละอื่นๆ ทำให้ต้องจ่ายเพิ่มเพื่อให้ได้ใช้งาน ปัญหาข้อจำกัดเป็นสิ่งที่ลูกค้าหลายรายของเราเจอมา องค์กรจึงต้องสอบถามให้ดีเเละเลือกระบบที่ จ่ายครั้งเดียวได้ครบจบ หมดปัญหากวนใจ จะเป็นทางเลือกที่คุ้มค่ากว่า
  • ไม่จำกัดจำนวน ผู้ใช้งาน, เอกสาร, ลำดับการอนุมัติ, เเละ Certificate
  • ออกแบบฟอร์มเอกสารตามที่องค์กรต้องการได้หมด เช่น ตำแหน่งลายเซ็น, เนื้อหาในเอกสาร, ตารางต่างๆ  
  • มี Hardware security module (HSM) ฮาร์ดเเวร์ความปลอดภัยสูงที่เก็บลายมือชื่อ ที่เก็บ Certificate ได้ไม่จำกัด
  • ระบบรองรับ Transactions เอกสารได้เป็นหลัก 10 ล้านต่อเดือน
 
e-Memoระบบลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ถูกกฎหมาย ครบจบในระบบเดียว
 

7) มั่นใจ ในการต่อยอด (Future-proof)

ในอนาคต หากต้องการปรับแต่งระบบให้รองรับกับการทำงานที่เพิ่มขึ้น ระบบควรต้องทำได้ โดยที่ไม่ต้องเปลี่ยนการทำงาน เพียงต่อยอดจาก ระบบอนุมัติเอกสาร (e-Memo) ที่มีอยู่ได้ทันที อย่างที่ CODIUM จากประสบการณ์ที่ทำให้องค์กรมา เมื่อการอนุมัติเอกสารประเภทหนึ่งคงที่ องค์กรจะต่อยอดนำระบบไปอนุมัติงานกับประเภทอื่นๆต่อ เเละเพิ่ม Function การทำงานกับเรื่องนั้นๆเพิ่มไปด้วย เพื่อให้ทำงานได้สะดวกขึ้นเป็น e-Single Workflow ตัวอย่างการต่อยอดระบบ  

 

พราะการเซ็นอนุมัติเอกสาร ทำสัญญากับคู่ค้า เป็นเรื่องสำคัญเเละละเอียดอ่อน องค์กรควรเลือกอย่างพินิจ ให้มั่นใจครบทั้ง 7 ข้อ ก่อนนำมาปรับใช้กับองค์กร CODIUM มุ่งมั่นช่วยเหลือ เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล เราพร้อมให้คำปรึกษาฟรี ติดต่อได้ที่

Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-881-9191
Mail: s@codium.co
You may also like
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
MAY 20, 202116 HOURS AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิทัล”
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิ...
APR 19, 202117 DAYS AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
MAY 29, 2021A DAY AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
AUG 27, 20213 MINUTES AGO READ
e-Signature
Document Management System

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.