Share this

e-signature เซ็นเอกสารสัญญาดิจิทัล แบบถูกกฎหมาย 100%

Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-Signature#Document Management System#Tech & Legal
Inspired by: Siwanad
Views

ในปัจจุบันที่องค์กรหันมาเซ็นเอกสารผ่านออนไลน์ ซึ่งหลายเอกสารที่ต้องเซ็นล้วนเกี่ยวกับเอกสารคู่ค้าทั้งสิ้น เช่น สัญญาทำการค้า, สัญญาเช่า, สัญญาจ้างงาน เเละอื่นๆ คำถามหลายอย่างจึงตามมา...
 

หากองค์กรมีระบบเซ็นเอกสารออนไลน์เเต่คู่ค้าไม่มีจะทำอย่างไร?

จะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารที่ถูกส่งมาบนออนไลน์มาจากองค์กรหรือคู่ค้านั้นจริง?

เอกสารสัญญาที่ทำผ่านดิจิทัลเป็นสัญญาตัวจริงหรือไม่?

 

คำตอบของคำถามเหล่านี้รวมอยู่ในบทความนี้ อย่างไร ไปดูกัน!

 

เตรียมพร้อมลงทะเบียนคู่ค้า

 
ก่อนที่จะให้คู่ค้าลงลายมือชื่อ เซ็นเอกสารผ่านออนไลน์ องค์กรจำเป็นต้องทำความรู้จักเเละยืนยันตัวตนของคู่ค้าในโลกดิจิทัลให้ได้ก่อนว่าเป็นตัวจริง โดยเราจะใช้เทคโนโลยี e-KYC เป็นหลักในการทำ
 
e-KYC คือ การยืนยันตัวตนทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Know-Your-Customer) หรือการทำความรู้จักกับคู่ค้าผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ ในการระบุตัวตนและยืนยันตัวตนที่สะดวกรวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิม แทนการทำ KYC แบบเดิม ที่มีความยุ่งยากเสียเวลา เพราะจะต้องยืนยันตัวตนผ่านการกรอกข้อมูล ส่งเอกสาร รวมไปถึงการเดินทางไป “แสดงตัวตน” ต่อหน้ากับเจ้าหน้าที่ เทคโนโลยีนี้ได้ริเริ่มเเละใช้กันอย่างแพร่หลายในสถาบันการเงิน
 
e-KYC ที่ได้รับความนิยมในประเทศไทย เช่น Biometric Authentication เป็นเทคโนโลยีการเข้าระบบผ่านการยืนยันตัวตนโดยอาศัยข้อมูลทางชีวมิติ เช่น ลายนิ้วมือ ม่านตา การจดจำใบหน้า เป็นต้น ตัวอย่างการใช้ e-KYC Biometric Authentication
  • ธนาคารต่างๆ ของประเทศไทย ในปัจจุบันมาใช้ในการยืนยันตัวตนเปิดบัญชีเงินฝากจากระยะไกล (Remote account opening) หรือธุรกรรมอื่นๆ
  • แอปพลิเคชัน “เป๋าตัง” ใช้วิธีลงทะเบียนด้วยการสแกนใบหน้าเพื่อยืนยันตัวตน
  • ระบบซื้อขาย Cyptocurrency มีขั้นตอนยืนยันตัวตนด้วยการสแกนหน้าผู้ใช้งานก่อนการใช้งานและรออนุมัติก่อนทำการซื้อขายได้
 
4 ขั้นตอนการลงทะเบียนคู่ค้า
 
 
*อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ประเภทลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
 

คู่ค้าเซ็นสัญญาดิจิทัลง่ายใน 3 ขั้นตอน

 
เมื่อคู่ค้าทำการลงทะเบียนบนระบบเสร็จสิ้น ถึงเวลาการลงลายมือชื่อบนเอกสารหรือสัญญาที่ทำกับองค์กร ซึ่งมีวิธีการง่ายๆใน 3 ขั้นตอน ดังนี้
 
1. ได้รับเอกสารหรือสัญญาขององค์กรผ่านอีเมล
คู่ค้าจะได้รับเอกสารที่มาจากองค์กรผ่านการเเจ้งเตือนใน email หรือ Line ที่ได้ลงทะเบียนไว้บนระบบ ซึ่งกฎหมายถือว่า email หรือ Line นั้นเป็นของส่วนบุคคล สามารถใช้ยืนยันตัวตนได้ในระดับหนึ่ง*
 
 
2. ยืนยันตัวตนก่อนอนุมัติเอกสาร
เมื่อคู่ค้าอ่านรายละเอียดเอกสารเรียบร้อย เเละจะทำการลงลายมือชื่อเอกสาร คู่ค้าต้อง ยืนยันตัวตนอีกครั้ง*(Two-Factor Authentication)โดยวิธีการทำในส่วนนี้มีได้หลายแบบ เช่น สแกนลายนิ้วมือ, การส่งชุดรหัสผ่านที่ใช้ได้ครั้งเดียว (One time password: OTP) ไปให้คู่ค้านำรหัสมากรอกเข้าระบบ โดยสามารถรับรหัสผ่านได้จาก Google Authentication, Microsoft Authentication, email, หรือ SMS  
 
 
3. กดอนุมัติเอกสาร
หลังจากยืนยันตัวตนสำเร็จ คู่ค้าสามารถเลือกที่จะทำธุรกรรมได้ 3 แบบ คือ อนุมัติ, ปฏิเสธ, เเละยกเลิกเอกสาร ในกรณีที่ต้องการยอมรับให้กดไปที่ปุ่ม อนุมัติ (Approve) ระบบจะนำรูปลายเซ็นหรือลายมือชื่อที่เก็บไว้บนระบบที่คู่ค้าลงทะเบียนก่อนหน้ามาใช้ จากนั้นจะมีข้อความสำคัญถามขึ้นมาอีกครั้งว่า “คุณต้องการดำเนินการต่อหรือไม่” หากกดปุ่ม “ยืนยัน (Confirm)” นั้นคือคู่ค้ามีการระบุเจตนาเจ้าของลายมือชื่อต่อข้อความที่ลงนาม* เอกสารฉบับนี้จะได้รับการอนุมัติทันทีเหมือนดั่งการเซ็นอนุมัติลงบนเอกสารกระดาษ
 
 
เพื่อให้เห็นขั้นตอนการทำงานทั้งหมดของ การลงลายมือชื่อเอกสารหรือสัญญาระหว่างองค์กรกับคู่ค้า จึงสามารถสรุปได้ดังในภาพนี้
 
 
การทำสัญญาคู่ค้าผ่านดิจิทัลสะดวกต่อทุกฝ่ายทั้งกับองค์กรเเละคู่ค้าในทุกเเง่มุม!
  • ประหยัดเวลาดำเนินการ เอกสารสัญญาที่ต้องทำเป็นร้อยๆใบต่อเดือน
  • ประหยัดค่าใช้จ่ายในการนำส่งเอกสาร
  • เอกสารที่ได้เป็นฉบับจริง มีผลทางกฎหมายรองรับเหมือนเซ็นผ่านกระดาษ
  • หมดปัญหาการปลอมเเปลงเอกสาร เเละลายมือชื่อ
  • เก็บเอกสารสัญญาสำคัญปลอดภัยบนระบบ กลับมาเรียกดูได้ทุกเมื่อ
 
*อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ข้อกฎหมายกับการลงลายมือชื่ออิเล็กทรกนิกส์
 

มั่นใจว่าเอกสารเเละลายมือชื่อเป็นของจริงได้อย่างไร?

 
ในทุกครั้งที่เอกสารได้รับการลงลายมือชื่อ ระบบจะส่งเอกสารไปรับรองลายมือชื่อ โดยผู้ใช้งานสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารได้รับการรับรองลงลายมือชื่อ จากการเปิดเอกสารผ่านโปรแกรม Adobe Reader จะเห็นข้อความที่ขึ้นว่า “Certified by...” หรือ “ได้รับการรับรองจาก...”  
 
ตัวอย่างเอกสารที่ได้รับการรับรองลายมือชื่อ
ขอบคุณที่มารูปจาก Signinghub
 

เอกสารสัญญาที่ลงชื่อเสร็จถือเป็นฉบับจริงหรือไม่?

 
เอกสารสัญญาที่ทำการลงลายมือชื่อเสร็จสิ้นจะถูกเก็บไว้บนระบบอย่างปลอดภัย ซึ่งถือว่าเอกสารฉบับนั้นเป็นตัวจริง องค์กรเเละคู่ค้าสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ทุกเมื่อ เเต่ถ้าหากมีการดาวน์โหลดหรือปริ้นเป็นเอกสารออกมาจากระบบ จะถือว่าเอกสารนั้นเป็นสำเนาทันที
 
 

คำแนะนำพิเศษสำหรับองค์กรในการเริ่มใช้ระบบ

 
เนื่องจากระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ เป็นเรื่องที่มีรายละเอียดต้องคำนึงมาก เเละเกี่ยวข้องกับหลายภาคส่วน CODIUM ผู้ให้บริการระบบกับหลายองค์กรในประเทศไทย เรามักเเนะนำให้ลูกค้า

“Dream big, Start small, Act now.”

เริ่มจากเล็กๆอย่างงานเอกสารภายในองค์กรของแผนกใดแผนกหนึ่งก่อน จากนั้นค่อยพัฒนาระบบไปใช้กับเอกสารภายนอกองค์กรที่ต้องอาศัยความปลอดภัย, ความรัดกุม, เเละเวลาในการทดสอบที่มากกว่า
 
 

 

จากสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ส่งผลให้องค์กรเปลี่ยนการทำงานจากกระดาษสู่ดิจิทัล หันมาทำสัญญาคู่ค้าผ่านออนไลน์แบบถูกกฎหมาย 100% CODIUM พร้อมให้คำปรึกษากับองค์กรฟรี ติดต่อได้ที่

Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-881-9191
Mail: s@codium.co
 
ขอบคุณที่มาข้อมูลจาก
e-KYC - Salika
e-KYC - Data One
You may also like
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
MAY 20, 202116 HOURS AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิทัล”
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิ...
APR 19, 202117 DAYS AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
MAY 29, 2021A DAY AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
รวมทุกเรื่องเกี่ยวกับ 'e-Signature' ในบทความเดียว
AUG 27, 20213 MINUTES AGO READ
e-Signature
Document Management System

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.