เมื่อองค์กรสนใจหันมาเซ็นเอกสารผ่านออนไลน์แทนกระดาษ เเต่มีหลายโซลูชั่นให้เลือก ตัดสินใจไม่ถูก ควรใช้แบบไหนดี?

บทความนี้สรุปให้ ทุกโซลูชั่นการเซ็นเอกสารออนไลน์ มีอะไรบ้าง ต่างกันอย่างไร แบบไหนเหมาะกับการใช้งานขององค์กรคุณ อ่านจบเลือกใช้ได้ทันที!

การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เเบ่งออกเป็น 2 อย่าง

1. การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป (Standard e-signature) เป็นลายมือชื่อที่มีความน่าเชื่อถือชื่อพอประมาณ ลายมือชื่อนี้ทำตามข้อกำหนด พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ตามมาตรา 9

2. การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ (Advanced e-signature/Digital Signature) เป็นลายมือชื่อจะน่าเชื่อถือมาก เพราะมีการใช้เทคโนโลยีขั้นสูงในการยืนยันลายมือชื่อ ซึ่งจะกล่าวในลำดับถัดไป ลายมือชื่อนี้ทำตามข้อกำหนด พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ตามมาตรา 26 เเละ 28

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป

(Standard e-Signature)

ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้

(Advanced e-signature/Digital Signature)

1. การเข้ารหัสลับลายมือชื่อ (Signature Encryption) ลายมือชื่อได้มาจากกระบวนการเข้ารหัสลับ ทำให้ลายมือชื่อมีความปลอดภัยสูง เพราะทุกลายมือชื่อที่ลงบนเอกสารจะถูกตรรวจสอบว่าตรงกับรหัสที่เก็บไว้ไหม ถ้าไม่ตรงกันระบบจะถือว่าไม่ใช่ลายมือชื่อจริง อ่านต่อที่ การเข้ารหัสลายมือชื่อ

2. การรับรองลายมือชื่อ (Certify Signature) ลายมือชื่อได้รับการรับรองว่าเชื่อถือได้ จากผู้ที่รับรองลายมือชื่อ โดยผู้รับรองเป็นได้ทั้ง องค์กรรับรองลายมือชื่อนั้นเอง หรือได้จากผู้ให้บริการรับรองลายมือชื่อโดยตรงที่รัฐจัดตั้งขึ้น

• ระบบลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Memo)โดยเมื่อผู้ใช้งานสร้างเอกสาร เเละลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์บนระบบนี้ ลายมือชื่อที่ลงไปจะมาจากลายมือชื่อที่ถูกเก็บ    
• ฮาร์ดเเวร์ที่เก็บลายมือชื่อโดยเฉพาะ (Hardware security module : HSM) ระบบ e-Memo ส่งลายมือชื่อที่ถูกลงนามมารับรองลายมือชื่อที่ HSM หากลายมือชื่อตรงกันจะถือว่าลายมือชื่อนี้มีความน่าเชื่อถือตามกฎหมาย

3. การปิดเอกสาร (Document Integrity) เมื่อการลงลายมือชื่อเสร็จสิ้น ระบบจะดำเนินการปิดเอกสารหรือสัญญา ไม่ให้สามารถลงลายมือชื่อต่อ เเละเปลี่ยนแปลงเอกสารที่ได้ทำการบันทึกไว้

การลงลายมือชื่อประเภทนี้ถือว่ามีความน่าเชื่อถือสูง เนื่องจากวิธีการที่ได้มาของลายมือชื่อเเละเทคโนโลยีขั้นสูงที่ใช้ มีคุณสมบัติครอบคลุมใช้เป็นหลักฐานการตรวจสอบเเละข้อพิสูจน์ทางกฎหมายได้ โดยคุณสมบัติดังกล่าวประกอบด้วย

1. การยืนยันตัวตนผู้ลงลายมือชื่อ (Signer Authentication) ความสามารถในการพิสูจน์ว่าใครเป็นผู้ลงลายมือชื่อเอกสาร ลายมือชื่อสามาถเชื่อมโยงไปยังบุคคลที่ลงชื่อเอกสารได้

2. การตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ (Data Integrity) ความสามารถในการตรวจสอบ หรือพิสูจน์ได้ว่ามีการแก้ไขเอกสารหลังจากการลงลายมือชื่อเสร็จสิ้น

3. ความไม่สามารถปฏิเสธ (Non-repudiation) การไม่สามารถบอกปัดความรับผิดได้ เนื่องจากลายมือชื่อที่สร้างขึ้นมีเอกลักษณ์ สามารถพิสูจน์ในชั้นศาลได้ว่าใครเป็นผู้ลงลายมือชื่อเอกสาร  

โดยผู้ใช้งานสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารได้รับการรับรองลงลายมือชื่อ จากการเปิดเอกสารผ่านโปรแกรม Adobe Reader จะเห็นข้อความที่ขึ้นว่า “Certified by...” หรือ “ได้รับการรับรองจาก...”  

เปรียบเทียบความต่างของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์

แบบทั่วไป vs แบบเชื่อถือได้

เพราะการเซ็นอนุมัติเอกสาร ทำสัญญากับคู่ค้า เป็นเรื่องสำคัญเเละละเอียดอ่อน องค์กรควรเลือกอย่างพินิจ ให้มั่นใจว่าตอบโจทย์การใช้งาน ถูกกฎหมายไทย เเละปลอดภัยสูงสุด CODIUM พร้อมให้คำปรึกษา เปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล ติดต่อได้ที่