Share this

Digital กับธุรกิจที่ถูกลง การกำจัดต้นทุนที่ไม่จำเป็น ด้วยดิจิทัลที่เเยบยล

Issues
May
Digital Transformation
Categories:
#Document Management System#Digital Transformation
Inspired by: Siwanad
Views

คำว่า “ถูก” สำหรับการจัดการธุรกิจ อะไรคือความหมายของคำว่า “ถูก” จริงๆกันแน่? เเน่นอนว่ามันไม่ใช่คำนิยามของมูลค่าหรือรายได้ธุรกิจ หากแต่เป็นเพียงบางสิ่งที่หลายธุรกิจมักไม่คาดถึงว่าจะเป็น “ตัวช่วยทางอ้อม” ที่ทำให้ธุรกิจ #ประหยัดต้นทุน ไปได้อย่างมาก


โดยส่วนใหญ่เป้าหมายของธุรกิจคือการหารายได้เข้ามา คิดกลยุทธ์ต่างๆนาๆเพื่อเพิ่มยอดขาย เเต่เเท้จริงเเล้วอีกช่องทางหนึ่งที่ช่วยให้ธุรกิจสูญเสียรายได้โดยไม่รู้ตัวคือ “การลดต้นทุนกระดาษ” คนในองค์กรไม่ว่าจะองค์กรเล็กหรือใหญ่ต่างรู้ดี ทุกขั้นตอนการดำเนินงาน ทุกแผนกของธุรกิจ ย่อมมีกระดาษเข้ามาเกี่ยวข้อง เริ่มตั้งเเต่กระบวนการของการทำงานง่ายๆอย่างแผนกจัดซื้อ (Purchasing) หรือใบเสนอราคาของฝ่ายขาย (Quotation) ใบวางบิลของฝ่ายการเงิน(Invoice) หรือใบเรียกเก็บเงิน (Good Receipt) นี้ยังไม่รวมถึงเอกสารนานาจิตตังอื่นๆ กระดาษทั้งหมดทั้งมวลนี้นับเป็นต้นทุนทางการเงินที่ธุรกิจต้องสูญเสียเหมือนต้นทุนคงที่(Fix cost)


เมื่อมองดูผิวเผินจะเห็นว่ามีเพียงต้นทุนทางด้านการเงินเท่านั้นที่ธุรกิจสูญเสียไป แต่นั้นไม่ใช่ทั้งหมดเพราะยังมีต้นทุนเเอบแฝงอีกหลายต่อที่ซ่อนอยู่


ผลกระทบในวงกว้างของ #ต้นทุน 3 ต่อ

1. ต้นทุนการเงิน(Save money): ค่าปริ้น ค่ากระดาษ ค่าจัดส่ง ค่าพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ทั้งหมดรวมกันคิดเป็นค่าใช้จ่ายไม่ใช่น้อยในทุกปีที่องค์กรต้องเสีย รวมถึงยังไม่สามารถควบคุมต้นทุนที่มีอยู่ได้อย่างชัดเจน ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่บานปลายได้ตลอดเวลา


2. ต้นทุนเวลา(Save time): เวลาที่พนักงานหนึ่งคนต้องเสียไปกับการสร้าง ตาม เเละค้นหาเอกสารในเเต่ละครั้ง คิดเป็นเวลาที่เขาจะนำไปคิดหรือปฏิบัติงานอย่างอื่นที่เพิ่มรายได้ให้กับองค์กรมากขึ้น


3. ต้นทุนค่าเสียโอกาส(Save opportunity): การสูญเสียโอกาสที่จะได้รายได้เร็วขึ้น เพราะต้องรอการอนุมัติที่หลายขั้นตอนกว่าจะดำเนินการปฏิบัติงานได้ ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานไม่ดีเท่าที่ควร


การใช้กระดาษในการดำเนินงานธุรกิจจึงไม่ตอบโจทย์ เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้บริษัทไอทีมีบทบาทมากขึ้นต่อการนำเสนอขายโซลูชั่น (Solutions) การจัดการเอกสารและระบบอนุมัติออนไลน์ขึ้นมา e-Memo (Electronic Memorandum) ที่เป็นปัจจัยหลักในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานแบบเดิมด้วยเทคโนโลยี จากกระดาษ สู่ ไร้กระดาษ (Digital ‘Transform Paper’ to be ‘Paperless’)


- อัพโหลดเอกสารได้ทุกประเภทพร้อมเเนบไฟล์ไม่จำกัด เเละกำหนดสายอนุมัติได้ตามองค์กรของคุณ

- เเจ้งเตือนทุกเอกสารสำคัญถึงผู้อนุมัติทันทีผ่านเมลและไลน์

- ไม่ต้องเข้าออฟฟิศไปเซ็นเอกสาร สามารถกดอนุมัติได้สะดวกผ่านมือถือ เเท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์

- ติดตามความคืบหน้าเอกสารได้เสมอว่าอยู่ถึงขั้นตอนไหน กำลังรอการอนุมัติจากใคร


การเข้ามาของระบบ e-Memo ไม่ได้มีดีเเค่ลดต้นทุน(Cut cost) ยังมีผลประโยชน์ที่สำคัญยิ่งกว่าอีกมหาศาล


ผลประโยชน์ที่เเอบแฝง #ผลดี 2 ต่อ

1. ความเร็วของการดำเนินงาน(Paperless workflow): ความสามารถของการสร้าง ส่ง แก้ไข อนุมติ ติดตาม เเละค้นหาเอกสารภายในไม่ถึงวัน เป็นตัวช่วยสำคัญให้การดำเนินงานสะดวกขึ้น ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้านายหรือลูกน้องก็สามารถทำงานได้จากทุกที่ งานไม่ชะงักจากการเเค่รอการอนุมัติเซ็นเอกสาร


2. ข้อมูล(Data): เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารสำคัญจะไม่สูญหาย เเต่หากมันถูกเก็บไว้บนพื้นที่ออนไลน์โดยผู้ให้บริการต่างๆอย่างเชี่ยวชาญอย่าง Cloud มั่นใจได้เลยว่ามันจะคงอยู่พร้อมง่ายต่อการค้นหาหรือเรียกดูได้ในทุกเมื่อ


Digital กับ ธุรกิจที่ถูก(ลง) จึงเป็นเเนวโน้มของ #ธุรกิจยุคใหม่ ที่ทำงานด้วยการ #Work smart โดยคำนึงถึงการ #ประหยัดต้นทุน ที่ไม่จำเป็นให้ถูกจุด

You may also like
HR Bot สร้างขึ้นมาได้อย่างไร
HR Bot สร้างขึ้นมาได้อย่างไร
MAY 21, 20212 DAYS AGO READ
Back-end Tools
Automated Process
Digital Transformation
e-Tax การนำเทคโนโลยี มาช่วยงานบัญชีให้ง่ายขึ้น
e-Tax การนำเทคโนโลยี มาช่วยงานบัญชีให้ง่ายขึ้น
JUN 01, 2021A DAY AGO READ
e-Tax
Digital Transformation
Digital  transformation ที่ธุรกิจควรรู้ หนุนธุรกิจให้ผ่านพ้นวิกฤตไปได้
Digital transformation ที่ธุรกิจควรรู้ หนุนธุรกิจให้ผ่านพ้นวิกฤตไปได้
APR 27, 202119 HOURS AGO READ
Digital Transformation
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
MAY 20, 202116 HOURS AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.