ทำไมธุรกิจเปลี่ยนมา ทำสัญญาตัวจริงบนดิจิทัลเเทนกระดาษ?

Views
Share this:
ทำไมธุรกิจเปลี่ยนมา ทำสัญญาตัวจริงบนดิจิทัลเเทนกระดาษ?
#consult
#Digital signature
#e-Signature
#e-Memo
#Paperless
จากสถานการณ์ COVID ที่ผ่านมา ส่งผลกระทบต่อภาคธุรกิจธุรกิจครั้งใหญ่ โดยเฉพาะเรื่องการดำเนินงานที่ต้องทำงานไกลกัน ทำให้ระบบการทำงานเดิมเกิดปัญหาส่งผลให้งานหยุดชะงัก ประกอบกับช่วงที่ผ่านมามีการเปลี่ยนแปลงทั้งทางภาคธุรกิจเเละภาครัฐที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เช่น ผลกระทบจาก COVID ต้องทำงานไกลกัน, การเปลี่ยนแปลงทางกฎหมายของรัฐ, เเละความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่ช่วยด้านการทำงาน เป็นตัวจุดชนวนผลักดันให้องค์กรจำเป็นต้องปรับตัว
 

เปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เข้ากับสถานการณ์ที่เป็นอยู่ โดยหลายองค์กรหันมาทำงานบนดิจิทัลอย่างจริงจัง เปลี่ยน Paper Work to Paperless or Digital Work

 
ตัวแปรสำคัญที่ธุรกิจเปลี่ยนมาทำงานบนดิจิทัล
 

ตัวแปรสำคัญที่ผลักดันให้ธุรกิจเปลี่ยนมาทำงานบนดิจิทัล  

 

ผลกระทบจากสถานการณ์ COVID

การเข้ามาของ COVID เป็นตัวแปรสำคัญที่ทำให้ภาคธุรกิจต้องปรับตัว ทำงานไกลกัน ส่งผลให้ดำเนินงานไม่สะดวก โดยเฉพาะ งานเอกสาร ที่จำเป็นต้องลงนามลายเซ็นต่างๆ หรือผ่านสายการอนุมัติ
 
ซึ่งวิธีการเซ็นเอกสารบนกระดาษ หรือส่งไฟล์เอกสารผ่าน Email, Line เพื่อให้ผู้บริหารอนุมัติ จึงไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป เพราะติดตามสถานะของเอกสารยาก และจำเป็นต้องเดินทางเข้ามาที่สำนักงานเท่านั้น
 
องค์กรจึงหันมาอนุมัติงานเเละเซ็นสัญญาต่างๆ ผ่านอิเล็กทรอนิกส์แทน เพราะตอบโจทย์กับสถานการณ์ของภาคธุรกิจในปัจจุบันมากกว่า เเละยังถูกกฎหมายโดยสมบูรณ์
 

การส่งเสริมและผลักดันทางกฏหมายจากภาครัฐ

จากการที่ธุรกิจเริ่มเปลี่ยนวิธีการทำงานจากกระดาษสู่ดิจิทัลมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทำให้ภาครัฐเล็งเห็นถึงการเปลี่ยนเเปลงนี้เป็นอย่างดี จึงได้ออกข้อกำหนดกฎหมายมาสนับสนุนการทำงานบนดิจิทัลมากขึ้น เช่น ETDA ประกาศมาตรฐานลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ สร้างเกณฑ์การใช้ที่เหมาะสม ลดความเสี่ยงในการทำธุรกรรมออนไลน์
 
นอกจากนี้ ภาครัฐยังได้ออก พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ ให้การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับการลงนามบนกระดาษ เพื่อให้ธุรกิจสามารถทำธุรกรรมเอกสารและสัญญาต่างๆได้ถูกต้องตามกฏหมายบนอิเล็กทรอนิกส์ อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) กับกฎหมาย
 

ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี

ปัจจุบันเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงค่อนข้างเร็ว และมีให้เลือกมากขึ้น ทำให้ Solution ระบบการทำงานต่างๆ ที่หลายบริษัทไม่สามารถเข้าถึงได้ในเมื่อก่อน มีราคาถูกลงและเข้าถึงได้ง่ายขึ้น เช่น ระบบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่ได้รับการพัฒนาเป็นอย่างต่อเนื่อง ตามความต้องการของตลาด  
 
ากตัวแปรทั้งหมด ส่งผลให้ธุรกิจหันมาใช้เทคโนโลยี เข้ามาช่วยในการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะกับงานเอกสารที่ทุกองค์กรต้อง “เซ็นอนุมัติเอกสารสัญญาต่างๆ” ที่เดิมทีต้องมาเจอหน้าเเล้วเซ็นบนกระดาษ มาเซ็นผ่านออนไลน์ ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เเทน (Electronic Signature)
 
 
ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตอบโจทย์ครบทุกงานเอกสารธุรกิจ
 

การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตอบโจทย์ครบทุกงานเอกสารธุรกิจ

จากที่ลูกค้าของ CODIUM หลายองค์กร เปลี่ยนมาอนุมัติงานเอกสารเเละทำสัญญาคู่ค้าผ่านดิจิทัล กับ “e-Memo ระบบจัดการเอกสารเเละลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์” พบว่าระบบตอบโจทย์ธุรกิจมากกว่าแบบกระดาษในทุกเเง่มุม  
 

ทำงานคล่องตัวขึ้น

การดำเนินงานของภาคธุรกิจทำได้คล่องตัวขึ้น เนื่องจากสามารถเซ็นงานเอกสารได้จากทุกที่ ทำให้งานไม่ล่าช้า พร้อมทั้งยังสามารถติดตามสถานะได้ทันทีว่าอยู่ถึงขั้นตอนไหน มีใครที่ทำการอนุมัติเเล้ว กำลังรอการอนุมัติจากใครอยู่    
 

ครอบคลุมทุกงานเอกสาร

องค์กรสามารถอนุมัติเอกสารเเละทำสัญญาตัวจริงได้ครบจบ ทดแทนกระดาษได้ 100% ครอบคลุมงานเอกสารที่องค์กรต้องทำธุรกรรมทั้งหมด
  • เอกสารภายในองค์กร เช่น หนังสืออนุมัติงาน, ใบเบิกจ่าย, ใบของบประมาณ, เเละใบขอลางาน เป็นต้น
  • เอกสารเเละสัญญาส่งให้ภายนอกองค์กร เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบเสนอราคา, ใบกำกับภาษี, เเละสัญญาคู่ค้า เป็นต้น
 

รับรองถูกต้องตามกฎหมาย

การเซ็นเอกสารออนไลน์หรือทำสัญญาบนดิจิทัล ได้รับการรับรองจากหน่วยงานภาครัฐให้มีผลทางกฎหมายเหมือนกับลงลายมือบนกระดาษ 100% เจ้าของธุรกิจสามารถมั่นใจได้ว่า สัญญาตัวจริงมีผลโดยสมบูรณ์แบบเเน่นอน อ่านรายละเอียดเพิ่มเติม ทำสัญญากับคู่ค้าแบบดิจิทัลให้ถูกกฎหมาย 100%
 

ป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร

เอกสารเเละลายเซ็นถูกปลอมแปลงได้ยาก เนื่องจากใช้เทคโนโลยีขั้นสูงในการป้องกัน โดยป้องกันครอบคลุมทุกขั้นตอนการลงลายมือชื่อ ดังนี้
  • มีการยืนยันตัวตนถึง 2 ขั้นก่อนการลงลายมือชื่อ ผู้ลงลายมือชื่อต้องยืนยันตัวตน 2 ขั้น (Two Factor Authentication) เพื่อทำการลงลายมือชื่อ ขั้นเเรกคือ ล็อกอินด้วย Username-password ปกติ ขั้นสองคือ การยืนยันตัวตนผ่าน OTP (One-time Password) ที่ส่งรหัสให้เราผ่านข้อความ SMS บนโทรศัพท์ หรือการเอารหัสมาจากแอป Authentication เช่น Google, Microsoft เพื่อนำรหัสที่ได้มากรอกบนระบบเซ็นเอกสาร
  • ทุกลายมือชื่อบนเอกสารจะได้รับการรับรอง ทุกเอกสารที่ได้รับการอนุมัติจากระบบ e-Memo จะถูกส่งไปรับรองลายมือชื่อ (Digital Signing) ที่ HSM (Hardware Security Module) อุปกรณ์ที่เก็บรักษาลายมือชื่อที่ได้เข้ารหัสกุญเเจดิจิทัลไว้
  • ป้องกันการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบนเอกสาร

- Certify document เมื่อเอกสารได้รับการลงลายมือชื่อครบเเล้ว ระบบจะปิดเอกสารไม่ให้สามารถเปลี่ยนเเปลงเเละลงลายมือชื่อต่อได้ หากเอกสารมีการเปลี่ยนเเปลงจะมีสัญลักษณ์ตัวเเเดงเเจ้งเตือนบนเอกสารทันที  

- Data-at-rest encryption ไฟล์ที่ถูกเก็บบน Server จะถูกเข้ารหัส (Encrypt) ไว้ทั้งหมด เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลไปอีกขั้น หากต้องการเข้าถึงข้อมูลจะต้องทำการถอดรหัส  

- Field data tokenization ข้อมูลต่างๆ จะถูกสร้างตัวเเทนของข้อมูลจริงขึ้นมาในการเเสดงผล (Tokenize) เพื่อป้องกันในกรณีที่บุคคลไม่พึงประสงค์เข้าถึงไฟล์ข้อมูลได้ หากต้องการเห็นข้อมูลจริงต้องทำการถอดรหัสข้อมูลก่อน

 

เอกสารจัดเก็บอย่างปลอดภัย

เอกสารหรือสัญญาสำคัญขององค์กรไม่สูญหาย กลับมาค้นหาได้ง่าย เอกสารถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยบน Cloud ขององค์กร หรือจะจัดเก็บบน Cloud ที่เราจัดหาให้ย่อมได้ โดย CODIUM ได้ใช้เทคโนโลยีขั้นสูง ป้องกันความปลอดภัยในการเก็บข้อมูลให้กับลูกค้าครบทุกส่วน  
  • Virtual Machine (VM) 1 องค์กร 1 ซอฟแวร์จำลองระบบปฏิบัติการ เพื่อให้ข้อมูลไม่ร่วมกับองค์กรอื่นๆ หนึ่งองค์กรจะได้ VM สำหรับเก็บข้อมูลเฉพาะองค์กรนั้นเท่านั้น
  • Cloud ที่ไว้เก็บข้อมูล มีความปลอดภัยสูง ได้รับการรับรองจาก Cloud ISO/CSA
  • Database ข้อมูลเเละทุกกิจกรรมที่เกิดขึ้นบนระบบจะถูกบันทึกไว้ทั้งหมด ไม่สามารถลบออกหรือแก้ไขได้ โดยใช้เทคโนโลยีเสมือน Blockchain ในการเก็บบันทึก
  • Firewall ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าถึงระบบหลังบ้านได้จากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตขององค์กรเท่านั้น
 

จากสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ส่งผลให้องค์กรเปลี่ยนการทำงานจากกระดาษสู่ดิจิทัล ที่หันมาทำสัญญาคู่ค้าผ่านออนไลน์แบบถูกกฎหมาย 100% CODIUM พร้อมให้คำปรึกษากับองค์กรฟรี ติดต่อได้ที่

Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-881-9191
Mail: s@codium.co
 
Share this:
Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.