10 คำถาม-ตอบน่ารู้! สัญญาดิจิทัลตัวจริงถูกกฎหมายได้อย่างไร? ตอบชัดที่เดียวที่นี้

Views
Share this:
10 คำถาม-ตอบน่ารู้! สัญญาดิจิทัลตัวจริงถูกกฎหมายได้อย่างไร? ตอบชัดที่เดียวที่นี้
#consult
#digital signature
#e-signature
#e-memo
ยุคสมัยที่เปลี่ยนไป ประกอบกับสถานการณ์เร่งรัดภายนอกอย่าง COVID ที่ต้องทำงานไกลกัน เป็นเหตุให้องค์กรปรับรูปแบบการทำงานเข้าสู่ดิจิทัล ซึ่งหนึ่งในเรื่องที่ธุรกิจเริ่มหันมาให้ความสำคัญ ฮิตติดเเทรนด์ในตอนนี้คือ
 

การทำสัญญาดิจิทัลตัวจริงแบบถูกกฎหมาย

ทดเเทนการเซ็นเเบบกระดาษ 100%

 
เเน่นอนว่า จุดหลักสำคัญของเรื่องสัญญา คือการลงลายมือชื่อ ที่ปกติเราจะลงชื่อกันบนเอกสาร เเต่ในปัจจุบันกฎหมายได้รองรับให้สามารถลงลายมือชื่อบนอิเล็กทรอนิกส์ได้เเล้ว (Paper Signature to Electronic Signature) ที่มีผลถูกต้องตามกฎหมายเช่นเดียวกับการลงลายมือชื่อบนกระดาษ โดยสามารถเข้าไปอ่านรายละเอียดเชิงลึกได้ที่ ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เเทนกระดาษ ถูกกฎหมาย?
 
ดังนั้นหากองค์กรจะหันเปลี่ยนมาทำสัญญาแบบดิจิทัล จึงต้องเข้าใจ การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ว่าเป็นอย่างไร? มีอะไรบ้าง? เเละที่สำคัญจะใช้งานอย่างไร? ให้ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด เราจึงได้รวบรวมคำถามยอดฮิตพร้อมหาคำตอบมาให้เสร็จสรรพไว้เเล้ว อ่านที่เดียวครบจบหมด
 

Q1: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์คืออะไร ?

A1: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ คือ อักษร อักขระ ตัวเลข เสียง หรือสัญลักษณ์อื่นใดที่สร้างขึ้นให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งนำมาใช้ประกอบกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อแสดงความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น และเพื่อแสดงว่าบุคคลดังกล่าวยอมรับข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น (คำนิยามตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่3) พ.ศ. 2562 )
 

Q2: ทำไมธุรกิจต้องสนใจ e-Signature ?

A2:เพราะการอนุมัติงานเอกสารของธุรกิจจะเปลี่ยนไป จากเดิมที่ลงลายมือชื่อผ่านกระดาษมาเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีผลทางกฎหมายเหมือนกัน เเต่ตอบโจทย์การดำเนินงานของธุรกิจในยุคปัจจุบันมากกว่า
 
e-Signature ดีอย่างไร
 

Q3: e-Signature มีกี่ประเภท ?

A3: ETDA กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจเเละสังคม ได้มีการกำหนดประเภทของการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ไว้ เพื่อเป็นเเนวทางให้ภาคธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดตามกฎหมาย เเละเลือกนำไปปรับใช้กับเอกสารเเต่ละชนิดได้อย่างเหมาะสม โดยมีการเเบ่งประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ออกเป็น 3 ประเภท คือ

1) ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป

2) ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้

3) ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรอง

ซึ่งลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เเต่ละประเภทมีนัยทางกฎหมายที่ต่างกัน เเละเหมาะต่อการนำไปใช้ลงลายมือชื่อเอกสารที่ต่างกันไป อ่านรายละเอียดของเเต่ละประเภทเพิ่มเติมได้ที่ ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เเทนกระดาษ ถูกกฎหมาย?
 

Q4: ความเหมือนเเละความต่างของ e-Signature เเต่ละประเภท ?

A4: ความเหมือนกันคือ ไม่ว่าจะลายมือชื่อประเภทไหนก็มีผลทางกฎหมายเท่าเทียมกัน เเต่ข้อเเตกต่างที่ควรสนใจคือ ความน่าเชื่อถือของลายมือชื่อเเต่ละประเภทนั้นไม่เท่ากัน ส่งผลต่อการหาหลักฐานมาพิสูจน์ลายมือชื่อ เเละการเลือกนำไปใช้กับประเภทความสำคัญของเอกสารที่เเตกต่างกันไป
 
ความเเตกต่างของ e-Signature เเต่ละประเภท
 

Q5: e-Signature มีภาคส่วนอะไรเข้ามาเกี่ยวข้องบ้าง ?

A5: การใช้งานลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ จะมี 3 ส่วนหลักเข้ามาเกี่ยวข้อง คือ
 
1. Digital Certificate: กระบวนการรับรองลายมือชื่อว่าลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์นี้น่าเชื่อถือ โดยสามารถรับรองได้ 2 แบบ คือ
  • ภายในองค์กรรับรองลายมือชื่อเอง (ลายมือชื่อประเภทที่ 2)
  • ลายมือชื่อได้รับการรับรองจาก ผู้ให้บริการรับรองลายมือชื่อโดยตรง หรือ Certificate Authority : CA (ลายมือชื่อประเภทที่ 3)  
ซึ่งลายมือชื่อที่ถูกรับรองเเล้วจะถูกเก็บไว้ในฮาร์ดเเวร์ที่เก็บลายมือชื่อโดยเฉพาะ หรือ HSM
 
2. ระบบลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Memo) เป็นระบบที่ใช้สร้างเเละส่งเอกสาร ไปให้ผู้ลงลายมือชื่อทำ
สัญลักษณ์ เช่น กดยอมรับ, เซ็นชื่อบนเเท๊ปเล็ต, เเละอื่นๆ เพื่อเป็นการยอมรับว่าให้ลงลายมือชื่อต่อข้อความบนเอกสารได้      
 
3. ฮาร์ดเเวร์ที่เก็บลายมือชื่อโดยเฉพาะ (Hardware security module : HSM) ระบบ e-Memo ส่งเอกสารที่ผู้อนุมัติยินยอมให้ลงลายมือชื่อ มาที่ HSM เพื่อประทับลายมือชื่อที่ถูกรับรองเเล้วลงบนเอกสาร (เรียกวิธีนี้ว่า Digital Signing) ดังนั้น เราจึงได้เอกสารที่ประทับลายมือชื่อที่น่าเชื่อถือตามกฎหมาย (Digital Signature)
 
*ในกรณีที่เลือกลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป  จะไม่มีส่วนที่ 1 เเละ 3 เข้ามาเกี่ยวข้อง เพราะไม่ได้ต้องมีการรับรองลายมือชื่อ
 

Q6: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์มีการทำงานอย่างไร ?

A6: เนื่องจากลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เเบ่งออกเป็น 3 ประเภท ในที่นี้จะอธิบายการทำงานโดยภาพรวมของประเภทลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้เป็นหลัก เเละใช้กรณีการทำสัญญากับคู่ค้าเป็นตัวอย่าง
 
การทำงานโดยภาพรวมของการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
 

ขั้นตอนการทำงานโดยรวม

1. เเอดมินสร้างสัญญาขึ้นมาบนระบบ e-Memo

2. ระบบส่งสัญญาที่ถูกสร้างไปให้คู่สัญญาผ่าน Email เเละ  Line

3. คู่สัญญาลงลายมื่อชื่อโดยการเซ็น หรือกดอนุมัติเพื่อทำการลงลายมือชื่อที่บันทึกไว้

4. ระบบ e-Memo ส่งสัญญาไปที่  HSM  เพื่อรับรองลายมือชื่อของคู่สัญญา

5. ระบบ e-Memo ส่งสัญญาที่ได้รับรองลายมือชื่อเเล้ว ไปให้กรรมการผู้มีอำนาจลงลายมือชื่อต่อ ผ่าน Email หรือ Line

6. กรรมการผู้มีอำนาจลงลายมือชื่อโดยการเซ็น หรือกดอนุมัติเพื่อทำการลงลายมือชื่อที่บันทึกไว้

7. ระบบ e-Memo ส่งสัญญาไปที่ HSM  เพื่อรับรองลายมือชื่อของกรรมการผู้มีอำนาจ

8. เมื่อการลงลายมือชื่อเสร็จสิ้น ระบบจะดำเนินการปิดสัญญา ไม่ให้สามารถลงลายมือชื่อต่อ เเละเปลี่ยนแปลงสัญญาที่ได้ทำการบันทึกไว้

 

Q7: หากอยากใช้ e-Memo มีโซลูชั่นบริการอะไรให้เลือกบ้าง?

A7: e-Memo ระบบจัดการเอกสารเเละลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เเบบครบจบ ครอบคลุมทุกขั้นตอนเรื่องงานเอกสาร ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด 100%โดยมีการใช้งานให้เลือก 2 แบบ คือ Standard เเละ Advanced  
 
e-Memo ระบบจัดการเอกสารเเละลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
 
องค์กรสามารถเลือกใช้โซลูชั่นได้ตามต้องการ หรือจะทำแบบครบจบทั้ง 2 โซลูชั่น เพื่อให้ครอบคลุมข้อกำหนดทางกฎหมายเเบบเต็มรูปแบบย่อมได้ อ่านรายละเอียดระบบเพิ่มที่ e-Memo ระบบจัดการเอกสารเเละลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
 
CODIUM ผู้ให้บริการ Digital Transformation มีประสบการณ์ทำ e-Memo มาให้กับหลายองค์กร หลากความต้องการ เราปรับเเต่งระบบให้ตรงตามการใช้งานขององค์กร เเละให้เเบบ ไม่จำกัดจำนวน ผู้ใช้งาน เอกสาร สายอนุมัติ เเละ certificate
 
ลูกค้าที่ไว้วางใจใช้ระบบ e-Memo
 

Q8: หนึ่งองค์กรใช้ได้เเค่ e-Signature ประเภทเดียวใช่ไหม ?

A8: 1 องค์กรสามารถใช้ได้มากกว่า 1 ประเภทลายมือชื่อ กล่าวคือ เอกสารต่างประเภท สามารถลงลายมือชื่อคนละประเภทกันได้ เช่น ใบขอลางาน - ลงลายมือชื่อ e-Signature ทั่วไป, เอกสารเกี่ยวกับการเงิน - ลงลายมือชื่อเเบบ e-Signature เชื่อถือได้
 
! ข้อควรระวัง ตัวอย่างที่ไม่ควรทำ
  • ไม่ควร รวมประเภทลายมือของผู้อนุมัติในฉบับเดียวกัน หมายถึง ผู้ลงลายมือชื่อทุกคนในเอกสารฉบับเดียวกัน ควรใช้การลงลายมือชื่อประเภทเดียวกันทั้งหมด เพื่อให้การเก็บหลักฐานเป็นไปในทางเดียวกัน เช่น เอกสาร A ต้องการลายมือชื่อผู้อนุมัติ 3 คน ทั้ง 3 คน ควรใช้ลายมือชื่อ e-Signature ประเภททั่วไปในการลงทั้งหมด
  • ไม่ควร รวมการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์กับลายมือชื่อกระดาษ ควรเลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่งไปตลอดกระบวนการอนุมัติเอกสารฉบับนั้นๆ เพราะจะเป็นการลดคุณค่าของอิเล็กทรอนิกส์ลง ส่งผลให้การพิสูจน์ความน่าเชื่อถือทำได้ยากขึ้น เช่น นาย ก ลงลายมือชื่อบนเเท๊ปเล็ต ส่งเอกสารให้ นาย ข ต่อ เเต่นาย ข ปริ้นเอกสารออกมาเซ็นเเบบกระดาษ    

 

9: ตัวอย่างรูปแบบการใช้งานลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ มีอะไรบ้าง ?

A9: การใช้งานจะอิงจากลายมือชื่อที่ลงในเอกสาร ดังนี้  
 
บุคคลในองค์กรอนุมัติเอกสารเท่านั้น
ประเภทเอกสาร

1. อนุมัติเอกสารภายใน: หนังสืออนุมัติงานภายใน ใบขอลางาน เเละใบประกาศองค์กร เป็นต้น

2. อนุมัติเอกสารส่งให้ภายนอกองค์กร: ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเสนอราคา สัญญาระหว่างบริษํทกับพนักงาน เป็นต้น

ลักษณะการทำงาน
สร้างเอกสาร → ทำการอนุมัติ → ส่งไปรับรองลายมือชื่อที่ HSM → ส่งออกเอกสารผ่านอีเมล  
 
บุคคลในเเละนอกองค์กรอนุมัติเอกสาร
ประเภทเอกสาร
เอกสารสัญญาที่ต้องให้คู่สัญญาลงลายมือในเอกสารฉบับนั้นด้วย เช่น สัญญาทางการค้า
ลักษณะการทำงาน
  • องค์กร: สร้างเอกสาร → ทำการอนุมัติ → ส่งไปรับรองลายมือชื่อที่ HSM → ส่งเอกสารผ่านอีเมลให้คู่ค้า
  • คู่ค้า: ได้รับเอกสารผ่านอีเมล → ทำการอนุมัติบนอีเมล → ส่งไปรับรองลายมือชื่อที่ HSM → ส่งเอกสารผ่านอีเมลให้องค์กร
* เอกสารฉบับนี้จะถือเป็นเอกสารฉบับจริงทันที
 

Q10: หลักการเลือกระบบอนุมัติเอกสาร ควรดูจากอะไร?

A10: สำหรับ CODIUM เรายึดหลัก 7 ความมั่นใจ ในการออกแบบระบบ e-Memo เพื่อให้ลูกค้ามั่นใจเเละตอบโจทย์การใช้งานมากที่สุด    
 
7 คุณค่าความมั่นใจในการเลือกระบบอนุมัติเอกสาร

 

ถึงเวลาเปลี่ยนการทำงานขององค์กรสู่ดิจิทัล ทำสัญญาคู่ค้าผ่านออนไลน์ถูกกฎหมาย 100% เราพร้อมให้คำปรึกษาฟรี ติดต่อได้ที่

Website: Codium
Line: @codium
Call: 094-881-9191
Mail: s@codium.co
 
ขอบคุณที่มาของข้อมูลจาก
สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA
Share this:
Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.