Share this

e-Tax การนำเทคโนโลยี มาช่วยงานบัญชีให้ง่ายขึ้น

Issues
May
Digital Transformation
Categories:
#Digital Transformation#e-Tax
Inspired by: Siwanad
Views

จากการที่เรานำเสนอ ระบบช่วยการทำงานของฝั่ง HR กันมามาก มาดูการนำเทคโนโลยีมาช่วยการทำงานฝั่งการเงินกันบ้างว่า จะมีโซลูชั่นอะไรมาตอบโจทย์ โดยจะขอเริ่มจากโซลูชั่นแรกอย่างระบบที่ชื่อว่า e-Tax Invoice & Receipt ที่หลายคนคงเริ่มมีคุ้นหูคุ้นตากันอยู่  
 
ระบบ e-Tax Invoice & Receipt หรือ e-Tax อธิบายโดยสังเขป คือ ระบบนำส่งใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้กับลูกค้าหรือสรรพากรเเทนรูปแบบกระดาษ ทางกรมสรรพากรเล็งเห็นว่าการเปลี่ยนมานำส่งเอกสารในรูปแบบนี้สะดวกกับทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องมากกว่า เมื่อเทียบกับการทำงานเเบบดังเดิม จึงมีการผลักดันค่อนข้างสูงให้ภาคธุรกิจเปลี่ยนมานำส่งใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ถึงตรงนี้หลายคนคงอยากจะเข้าใจก่อนว่ามันดีกว่าการทำงานเเบบกระดาษขนาดไหน ลองมาดูกัน
 

การทำงานเเบบเดิม...เป็นอย่างไร ?

ขอเรียกการทำงานเเบบเดิมว่า “การทำงานเเบบกระดาษ” ขบวนการทุกอย่างเกิดขึ้นจากการดำเนินไปของกระดาษกับคนเป็นหลัก ซึ่งขั้นตอนทำงานที่นักบัญชีทุกคนคุ้นชินกันเป็นดังนี้  

 

1. พิมพ์ใบกำกับภาษีออกมาจากระบบ

2. นำส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าผ่าน messenger

3. จัดทำรายงานใบกำกับภาษีไว้ในเเต่ละเดือน

4. หาที่จัดเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐาน

 

จากขั้นตอนการทำงานเเบบเดิม จะเห็นได้ว่าค่อนข้างที่จะเสีย “เวลา” ในการทำเเต่ละขั้นตอนเเละต้องไปขึ้นอยู่กับ ”คน” ค่อนข้างมาก จึงเป็นที่มาให้หลายองค์กรหันมาใช้ระบบในการนำส่งเอกสารเเบบออนไลน์
ขั้นตอนการนำส่งใบกำกับภาษีเเบบกระดาษ
 

การทำงานในยุคใหม่...นำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์

การทำงานเเบบใหม่จะเป็น “การทำงานบนระบบ” กล่าวคือทุกอย่างเกิดขึ้นบนอิเล็กทรอนิกส์ ที่ข้อมูลเชื่อมต่อถึงกันหมด ทำให้การทำงานง่ายกว่า เร็วกว่า เเละถูกกว่า โดยที่นักบัญชีเเค่เข้ามาตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารต่างๆบนระบบ จากนั้นระบบจะทำการส่งเอกสารไปให้สรรพากรเเละลูกค้าอัตโนมัติ รวมถึงจัดทำรายงานเเละเก็บเอกสารไว้ให้ ถ้าพูดเเบบนี้อาจจะไม่เห็นภาพ ลองไปดูกันว่าระบบ e-Tax มีการทำงานอย่างไร...  
ขั้นตอนการนำส่งใบกำกับภาษีเเบบอิเล็กทรอนิกส์
 

การทำงานของระบบ e-Tax  ช่วยนักบัญชีทำงานง่ายขึ้น

 

อัปโหลดเอกสารเข้าระบบ พร้อมแปลงไฟล์ให้ทันที

จากเดิมที่นักบัญชีต้องคอยเเปลงไฟล์จาก CSV เป็น PDF เพื่อส่งไปให้ลูกค้า หรือจาก CSV เป็น XML เพื่อจัดแบบฟอร์มให้ตรงตามที่กรมสรรพากรกำหนด เเล้วถึงจะปริ้นเอกสารเหล่านั้นเป็นกระดาษออกมาเพื่อนำส่ง นักบัญชีไม่ต้องทำขั้นตอนที่ยุ่งยากแบบเดิมอีกต่อไป ให้ระบบทำให้เเทนเเบบอัตโนมัติ โดยอันดับเเรกต้องอัปโหลดเอกสารเข้าระบบ e-Tax ก่อน
 
การอัปโหลดเอกสารเข้าระบบทำได้ 2 วิธี

วิธีที่ 1 อัปโหลดเอกสารเข้าระบบด้วยตัวเอง อัปโหลดได้หมด ทั้งเอกสารใบกำกับภาษี (Tax Invoice), ใบเเจ้งหนี้ (Invoice), ใบเสร็จรับเงิน (Reciept), ใบเพิ่มลดหนี้ (Credit/Debit Note) โดยต้องอัปโหลดมาในนามสกุลไฟล์ CSV

 

อัปโหลดเอกสารเข้าระบบด้วยตัวเอง
 

วิธีที่ 2 นำเอกสารเข้าระบบอัตโนมัติ วิธีนี้นักบัญชีจะไม่ต้องอัปโหลดเอกสารเองทีละเอกสาร ระบบจะไปต่อเข้ากับระบบบัญชี หรือ ERP ขององค์กรเเละดึงข้อมูลเอกสารมาไว้ที่ระบบ e-Tax ให้อัตโนมัติ โดยเชื่อมต่อผ่านวิธี API (Application Programming Interface) หรือ SFTP (Secure File Transfer Protocol) ซึ่ง CODIUM สามารถเชื่อมต่อระบบให้ได้หลากหลายรูปแบบที่องค์กรใช้งานอยู่ ได้แก่ SAP, Oracle, Express, Mac-5 เเละอื่นๆ

 
จัดแปลงไฟล์เอกสารให้อัตโนมัติ พร้อมความปลอดภัย
เมื่อเอกสารถูกอัปโหลดเข้ามาในระบบเเล้ว ระบบจะทำการเเปลงไฟล์ CSV ให้เป็น PDF เเละ XML ให้แบบอัตโนมัติ เเละนำไฟล์ที่เเปลงส่งไปทำ Digital Certificate ซึ่งเป็นกระบวนการที่เราส่งเอกสารไปให้องค์กรที่จะทำการรับรองว่าเอกสารดังกล่าวเป็นของจริง โดยเขาจะทำการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) เเละมีการประทับรับรองเวลา (Timestamp) ของเอกสารที่ออก เพื่อความปลอดภัยและเป็นมาตรฐานสากลตามข้อกำหนดของกฎหมาย
 
หลังจากที่ทำ Digital Certificate เสร็จ เราจะสามารถตรวจเช็คว่าเอกสารฉบับนี้ได้รับการรับรองความถูกต้องเเละปลอดภัย ได้จากการเปิดเอกสารผ่านโปรแกรม Adobe Reader ซึ่งเป็นโปรแกรมฟรี เเล้วจะเห็นหลักฐานอยู่ 2 อย่าง ที่บอกว่าเอกสารถูกรับรองเเล้ว
 

1. เอกสารได้รับการรับรองลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) โดยจะมีประโยคนี้ปรากฎ “Signed and all signatures are valid” นั้นหมายถึงเอกสารนี้ถูกออกโดยองค์กรของเราจริง ทำให้ลูกค้าผู้รับเอกสารฉบับนี้ไป มั่นใจได้ว่าออกมาจากองค์กรของเราหรือผู้ขายจริง    

 
เอกสารได้รับรองลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
 

2. ประทับรัอบรองเวลาออกเอกสาร (Timestamp) โดยที่ท้ายเอกสารจะมีวันเวลาที่ออกเอกสารระบุไว้ให้ชัดเจน หากเอกสารที่ถูกออกมีการปลอมแปลงหลังจากที่ทำการออกเอกสารไป จะถือว่าเอกสารมีการเปลี่ยนเเปลง เอกสารนั้นจะใช้ไม่ได้ทันที

ประทับรัอบรองเวลาออกเอกสาร (Timestamp)
 
เเละในกรณีที่มีการปลอมแปลงลายเซ็นขององค์กร Adobe Reader จะขึ้นให้ทันทีว่า “At least one signature is invalid” นั้นคือมีลายเซ็นใดลายเซ็นหนึ่งไม่ถูกต้องหรือไม่ได้มาจากองค์กรนี้จริง
 
เอกสารไม่ได้รับรองลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)
 

ส่งเอกสารถึงลูกค้าผ่านอีเมล(E-mail) หรือข้อความ(SMS) ได้อย่างรวดเร็ว

เอกสารที่ถูกได้รับการรับรองความปลอดภัยเเล้วก็สามารถนำส่งถึงลูกค้าได้ ซึ่งจากเดิมที่ต้องส่งผ่าน messenger ไม่ต้องอีกเเล้ว เมื่อองค์กรสามารถส่งเอกสารถึงลูกค้าผ่านอีเมลหรือข้อความได้ เป็นการทำงานที่สะดวกต่อนักบัญชียิ่ง เเละลดค่าใช้จ่ายให้องค์กรไปได้มาก โดยนักบัญชีสามารถเลือกวิธีการส่งเอกสารถึงลูกค้าผ่านอีเมลได้ถึง 2 วิธี  
 

วิธีที่ 1 ส่งเอกสารหาลูกค้าด้วยตนเอง สามารถเลือกเอกสารที่จะทำการส่งให้ลูกค้า พร้อมกรอกอีเมลลูกค้าที่จะส่งถึงได้ทันที นอกจากนี้นักบัญชียังสามารถกลับมาส่งเอกสารถึงลูกค้าใหม่อีกกี่ครั้งเมื่อไหร่ก็ได้

 
ส่งใบกำกับภาษีถึงลูกค้าผ่านอีเมล
 

วิธีที่ 2 ระบบส่งเอกสารให้เเบบอัตโนมัติ ไม่ต้องห่วงว่าหากให้ระบบนำส่งเอกสารแบบวิธีนี้ จะมีการส่งตกหล่น นักบัญชีสามารถเข้ามาเช็ครายละเอียดการส่งผ่านตัวระบบได้เลย ระบบจะขึ้นให้หมดถึงจำนวนอีเมลที่ส่งสำเร็จเเละไม่สำเร็จ เอกสารใดถูกส่งไปหาลูกค้าไหนบ้าง ในกรณีที่ส่งไม่สำเร็จระบบจะทำการส่งให้ใหม่อีกครั้งเเบบอัตโนมัติเช่นกัน

 
สรุปยอดการส่งอีเมลถึงลูกค้าของระบบ (Email Dashboard)
 

บริการส่งใบกำกับภาษีถึงสรรพากรให้อัตโนมัติ (Service Provider)

นอกจากองค์กรต้องส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าเเล้ว ยังต้องส่งใบกำกับภาษีให้สรรพากรเช่นกัน หลังจากที่ระบบได้รับไฟล์ XML ที่มีการทำ Digital Certificate มาเเล้ว ถึงขั้นตอนที่พร้อมส่งให้กรมสรรพากรอย่างถูกต้อง ซึ่งในขั้นตอนนี้ก็คล้ายกับการส่งเอกสารถึงลูกค้า นั้นคือ มีให้เลือกอยู่ 2 วิธี
 

วิธีที่ 1 นำส่งสรรพากรด้วยตนเอง นักบัญชีสามารถเลือกไฟล์ XML ที่จะนำส่ง พร้อมดาวน์โหลดได้เลย

 
ดาวน์โหลดไฟล์ XML เพื่อนำส่งสรรพากรด้วยตนเอง
 

วิธีที่ 2 ระบบบริการส่งใบกำกับภาษีถึงสรรพากรให้อัตโนมัติ (Service Provider) นักบัญชีสามารถเข้ามาตรวจสอบสถานะการส่งเอกสารได้ตลอด มีรายละเอียดบอกไว้ทั้งหมด ทั้งสถานะการส่ง จำนวนที่ส่ง

 
ระบบบริการส่งใบกำกับภาษีถึงสรรพากรให้อัตโนมัติ (Service Provider)

 

จัดทำรายงานสรุปผล พร้อมแสดงกราฟต่างๆ นำไปใช้ต่อได้ง่ายขึ้น

เรามีการรวบรวมเอกสารไว้ให้เสร็จสรรพ ทั้งเเบบแยกไฟล์ตามเเต่ละเอกสารหรือรวมเอกสารไว้ให้ในไฟล์เดียว เพื่อให้สะดวกต่อนักบัญชีในการดาวน์โหลดออกมาเพื่อนำมาใช้งานต่อได้อย่างสะดวก
 
ระบบจัดทำรายงานภาษีขายไว้ให้ตามช่วงเวลา
 
รวมถึงจัดทำกราฟสรุปภาพรวมจำนวนเอกสารที่ได้ทำการ Digital Certificate ไปทั้งหมด โดยเเบ่งเป็นรายเดือนเเละแยกประเภทเอกสารให้อีกด้วย เพื่อให้เห็นถึงภาพรวมของธุรกิจและสามารถนำไปวิเคราะห์ข้อมูลต่อได้
 
สรุปจำนวนเอกสารที่ได้ทำการ Digital Cernificate ตามเดือนเเละประเภทเอกสาร
 

สรุปการนำส่งใบกำกับภาษีผ่านระบบ e-Tax ดีกว่าเเบบกระดาษอย่างไร ?

เมื่อเทคโนโลยีเป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญทำให้องค์กรเดินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น การทำงานเเบบกระดาษที่ไม่ตอบโจทย์จึงเริ่มหมดไปเเละโดนเเทนที่ด้วยเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์กว่า ซึ่งระบบ e-Tax เป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ดี ทำให้เห็นชัดว่าองค์กรสามารถนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย อย่างเช่นในงานด้านบัญชีได้อย่างไร ตามที่ทุกคนได้เห็นการทำงานกันไปด้านบน เราจึงขอมาสรุปเเบบจับใจความเข้าใจง่ายๆว่าองค์กรเเละผู้ทำงานได้ประโยชน์จากระบบ e-Tax กันอย่างไรใน “4 ลด“
ประโยชน์ของการนำส่งใบกำกับภาษีด้วยระบบ e-Tax เเทนการนำส่งแบบกระดาษ

 

ลดค่าใช้จ่าย จากการนำส่งเอกสารต่างๆถึงลูกค้า ไม่ต้องเสียค่าปริ้นกระดาษ ค่าขนส่งเอกสาร เเละค่าพื้นที่จัดเก็บเอกสาร ช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไปได้มาก  

ลดงาน ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน กรอกหรือส่งข้อมุลจากระบบหนึ่งเข้าอีกระบบหนึ่ง ที่อาจจะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายด้วย Human Error ให้ระบบจัดการเชื่อมต่อข้อมูล ส่งเอกสารให้แบบอัตโนมัติ

ลดเวลา ของทั้งนักบัญชีองค์กรเเละเจ้าหน้าที่กรมสรรพากร ตรวจสอบเอกสารได้ง่าย เรียกดูเอกสารย้อนหลังได้ทุกเมื่อสะดวกผ่านระบบ พร้อมจัดทำรายงานสรุปเอกสารต่างๆให้เสร็จสรรพ

ลดความเสี่ยง ปลอดภัยมากกว่า ลดปัญหาการปลอมแปลงเอกสาร เพราะทุกเอกสารต้องผ่านการทำ Digital Certificate หมด เเละหมดปัญหาเอกสารสูยหาย จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบในรูปแบบอิเล็กทอนิกส์ไว้บน Cloud

 
ในอนาคตอันใกล้ธุรกิจเเละองค์กรต่างๆคงเปลี่ยนมานำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้กับกรมสรรพากรเทนกระดาษกันอย่างทั่วถึงมากขึ้นไปอีก เนื่องจากกรมสรรพากรเริ่มผลักดันเเละจะบังคับให้องค์กรใช้มากขึ้นเรื่อยๆ จึงเป็นการดีที่ในวันนี้หลายองค์กรหันมาปรับตัวใช้ระบบ e-Tax Invoice & Receipt กันเเล้วตั้งเเต่เนิ่นๆ
 
ตัวอย่างลูกค้าที่ใช้ระบบ e-Tax กับทาง CODIUM
 
You may also like
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
จัดการสวัสดิการพนักงานให้ง่ายกว่าที่เคย กับระบบ e-Claim
MAY 29, 20218 HOURS AGO READ
Digital Transformation
Document Management System
ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอกนิกส์ ถูกกฎหมาย ใช้งานง่ายใน 4 ขั้นตอน
ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอกนิกส์ ถูกกฎหมาย ใช้งานง่ายใน 4 ขั้นตอน
AUG 03, 202136 MINUTES AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation
งานเบาขึ้น ให้ HR Bot ช่วยงานในช่วง Work from Home
งานเบาขึ้น ให้ HR Bot ช่วยงานในช่วง Work from Home
MAY 14, 2021A DAY AGO READ
Digital Transformation
Bot
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่
MAY 20, 20213 HOURS AGO READ
e-Signature
Document Management System
Digital Transformation

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.