HR Bot สร้างขึ้นมาได้อย่างไร

Views
Share this:
HR Bot สร้างขึ้นมาได้อย่างไร
#code
#HRbot
#chatbot
#workfromhome
จากความเดิมตอนที่เเล้ว CODIUM ได้นำเสนอ HR Bot ที่เข้ามาช่วยงานในช่วง Work from Home ที่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ทั้งของ HR และพนักงานนั้น ครอบคลุมการทำงานตั้งแต่ การเช็คชื่อเข้าออกงาน (check in - check out), การตรวจสอบโควต้าวันลา (leave quota), และกระบวนการขอลาหยุดตามสิทธิที่ได้รับ (leave request) โดยในบทความนี้เรามีภาคต่อมานำเสนอฝั่งของ HR ว่ามีการจัดการข้อมูลอย่างไร เพื่อสร้าง HR Bot นี้ขึ้นมา  
 
อันดับเเรกขอกล่าวถึง ภาพรวม ส่วนประกอบของระบบ ฟังก์ชันการทำงาน เเละการเชื่อมโยงของเเต่ละส่วนก่อน เพื่อให้เห็นภาพได้ตรงกัน
 

ระบบประกอบไปด้วย 3 ส่วนหลัก 

  1. 1. Back-end ของ Bot กับ Web Portal ส่วนนี้เอาไว้ใช้เพื่อให้ HR สามารถจัดการอัปโหลดข้อมูลเข้าไป อาทิเช่น การเพิ่มลดพนักงาน วันลาเเละจำนวนที่ลาได้ของพนักงานในเเต่ละคน
  2. 2. Back-end ของ Bot กับ Google Chat มีไว้เพื่อใช้งานกับ HR Bot เนื่องจากทาง CODIUM เราใช้ Google Chat ในการสื่อสารกันภายในองค์กร เราจึงนำ HR Bot ไปอยู่บน Google Chat อีกที
  3. 3. Google Calendar, HR Bot และ Web Portal จะมีข้อมูลที่เชื่อมต่อกัน เพื่ออัพเดทข้อมูลการขอลา และการหักวันลาในกรณีที่มี การเช็คชื่อเข้างานสาย (check in late) หรือ ลืมเช็คชื่อออกจากงานมากกว่า 3 ครั้ง (check out)
 

ในส่วนของการทำงาน (Feature) เราได้พัฒนาการทำงานหลักๆอยู่ 6 อย่าง ดังนี้

  1. 1. การเช็คชื่อเข้าออกงาน (check in and check out)
  2. 2. การหักจำนวนวันลา (leave quota deduct)
  3. 3. การเช็คโควต้าวันลา (check quota)
  4. 4. การเรียกดูประวัติวันลาย้อนหลัง (check leave history)
  5. 5. การขอลางาน (leave request)
  6. 6. การทำรายงานสรุปข้อมูลในเเต่ละวัน (generate report)
 
ภาพรวมกระบวนการทำงาน HR Bot ที่ CODIUM 
 
เมื่อมองเห็นภาพรวมของระบบกันเเล้ว ต่อไปจะเป็นการอธิบายการเชื่อมต่อข้อมูลในแต่ละส่วน ว่ามีกระบวนการทำงานเป็นอย่างไรตามลำดับ...
 

Back-end ของ Bot กับ Web Portal - HR จัดการข้อมูล

หลังบ้านของการทำงานนี้มีเอาไว้ให้ HR จัดการข้อมูลโดยเฉพาะ โดยระบบหลังบ้านของ Bot จะทำการเชื่อมต่อกับ Web Portal ของ HR ผ่าน API (Application Programming Interface) เพื่อทำการอัพเดทข้อมูล เพิ่ม ลด และแก้ไขข้อมูลพนักงานทั้งหมดใน Web Portal ทำให้สามารถมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่จะถูกดึงไปแสดงที่ HR BOT จะแสดงอย่างถูกต้องเสมอ  
 
หน้าตาเว็บสำหรับเเอดมินจัดการข้อมูลพนักงาน
 
นอกจากนี้ HR ยังสามารถจัดการประวัติการลาและโควต้าการลาทุกประเภทของพนักงานทุกคนแบบ Real Time โดย HR สามารถตรวจสอบและจัดการข้อมูลวันลาของพนักงานแต่ละคนได้จากหน้า Web Portal และรองรับการจัดการข้อมูลผ่าน Feature Import Data เพื่อทำการนำเข้าข้อมูลในครั้งเดียวด้วยเช่นกัน
 
หน้าตาเว็บสำหรับเเอดมินจัดการข้อมูลวันลาเเต่ละประเภทของเเต่ละพนักงาน
 
โดยการทำงานทั้งหมดของ HR หลังจากเข้าสู่ Process นำเข้าข้อมูลแล้ว จะเป็นการทำงานแบบอัตโนมัติ (Automate) ทั้งหมด ซึ่งมั่นใจไว่าระบบหลังบ้านของ Bot จะจัดการอัพเดทและแสดงข้อมูลให้พนักงานทุกคนได้อย่างถูกต้อง
 

Back-end ของ Bot กับ Google Chat - ใช้งาน HR Bot

นอกจากการเชื่อมต่อระหว่าง Back-end และ Web Portal แล้ว Bot ของเรามีการเชื่อมต่อกับ Google Chat ผ่าน Google Chat API ซึ่งผู้ใช้งาน GSuite ทุกคนสามารถใช้งานได้ (Google Chat API) ได้ง่าย รับรองว่า Developer ทุกคนสามารถลองทำ Bot ของตัวเองและเชื่อมต่อกับ Google Chat หรือ Application อื่นๆได้เลย
 
เมื่อสร้างระบบทุกอย่างพร้อมเเล้ว ถึงขั้นตอนของการใช้งานจริง โดย HR Bot มีฟังก์ชั่นการใช้งานที่หลากหลาย ไปดูกันว่า HR Bot ทำอะไรได้บ้าง เเล้วข้อมูลเชื่อมไปหากันได้อย่างไร...
 
.  .  .
 

HR Bot มีฟังก์ชั่นการทำงานอะไรบ้าง?

 

เช็คชื่อเข้าออกงานผ่าน Google Chat

HR Bot จะทำหน้าที่รองรับการ check In และ check out ของพนักงานทุกคนในทุกๆวัน ตามเวลาที่กำหนดไว้ โดยเมื่อถึงเวลาเข้างาน พนักงานสามารถดำเนินการ check In และ check out ได้ผ่าน Google Chat โดยตรง นอกจากนี้ HR Bot ยังทำการเเจ้งเตือนพนักงานให้อย่าลืมเช็คชื่ออีกด้วยตามเวลาที่กำหนด
 
หลังจากทำการ check in - check out แล้ว HR Bot จะสร้างรายงานเป็น Excel Sheet ซึ่งแสดง รายชื่อพนักงาน, เวลา check in เวลา check out, จำนวนเวลาทั้งหมดในการทำงาน, และจำนวนครั้งที่เข้างานสายหรือลืม check out
 
นอกจากนี้ HR Bot ยังเก็บข้อมูลจำนวนการเข้างานสายหรือลืม check out และส่งอัพเดท ไปยัง Web Portal ผ่าน API Interface ในกรณีที่ต้องมีการหักวันลา
 
เช็คชื่อเข้าออกงานผ่าน Google Chat
 

เช็คโควต้าวันลางานจากการถาม HR Bot

พนักงานทุกคนสามารถเพิ่ม HR Bot เข้าสู่ Google Chat ของตัวเอง และตรวจสอบวันลาที่เหลืออผ่าน Bot ได้ โดยข้อมูลวันลานี้จะถูกอัพเดทและดึงข้อมูลจาก Web Portal ผ่าน API ช่วยในการลด Process การตอบคำถามของ HR ได้มาก
 
เช็คโควต้าวันลางานจากการถาม HR Bot
 

ขอลาทุกประเภทผ่าน Google Calendar

ก่อนหน้านี้บริษัทมีขั้นตอนการขอลางานที่ค่อนข้างซ้ำซ้อน ดังนั้นเราจึงใช้ HR Bot เป็นหนึ่งในตัวช่วยทำให้การขอลางานของบริษัทเป็นไปได้ง่ายขึ้น โดยเราจะใช้การเชื่อมต่อระหว่าง HR Bot, Google Calendar, และ Web Portal
 
ทุกครั้งที่ขอลางาน พนักงานจะต้องทำการลาผ่าน Google Calendar โดยต้องเลือกคนที่จะให้อนุมัติการลานั้น 2 คน คือ HR เเละหัวหน้างาน พร้อมทั้งระบุประเภทการลา พร้อมทั้งวันที่และเวลา
 
ขอลาทุกประเภทผ่าน Google Calendar
 
จากนั้น HR Bot จะทำหน้าที่ในการอัพเดทสถานะการขอลานั้นๆ ว่ามีผู้อนุมัติคำขอแล้วหรือยัง ต้องการข้อมูลใดเพิ่มเติมหรือไม่ และจะทำการอัพเดทข้อมูลทั้งในกรณีที่มีคำขอมีข้อผิดพลาดเช่นกัน
 
HR Bot เเจ้งเตือนเมื่อมีข้อผิดพลาดในการขอลา
 
มีแจ้งเตือนเมื่อคำขอกำลังรอการอนุมัติ ไม่พลาดทุกการอัพเดท และรู้สถานะการอนุมัติทั้งหมดแบบ Real Time
 
HR Bot อัพเดทสถานะว่าการขอลางานกำลังรอการอนุมัติ
 
และในกรณีที่คำขอได้รับการอนุมัติหรือมีการปฏิเสธ จะมีการแจ้งเตือนเพื่อให้รับทราบอีกครั้งเช่นกัน
 
HR Bot การขอลาได้รับการอนุมัติสำเร็จ
 
นอกจากฟังก์ชั่นที่กล่าวมาทั้งหมดแล้ว HR Bot ยังทำหน้าที่ในการส่งต่อข้อมูลการลา กลับไปยัง Web Portal ผ่าน API เพื่ออัพเดทข้อมูวันลาแบบทันทีได้อีกด้วย ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลวันลาจะมีความถูกต้องเสมอ และลดขั้นตอนการทำงานของ HR ได้อย่างแท้จริง
 
ทั้งหมดนี้คือการทำงานของ HR Bot โดยพื้นฐาน CODIUM ยังมีแผนที่จะพัฒนาการทำงานของ HR Bot อีกมากในอนาคต สามารถติดตามฟังก์ชันการทำงานใหม่ๆของ HR Bot ได้ในเร็วๆนี้
Share this: