Share this

เซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ทำอย่างไร? ให้ง่าย ทำได้จากทุกที่

Issues
July
e-Signature
Categories:
#e-Signature#Document Management System#Digital Transformation
Inspired by: Siwanad
Views

สืบเนื่องจากสถานการณ์ Covid ที่ยาวนานต่อเนื่อง ส่งผลต่อทุกภาคส่วนธุรกิจที่ต้องทำงานห่างกัน (Work from Home) ทำให้การดำเนินงานเกิดความติดขัด งานหยุดชะงัก ไปจนถึงรายได้ขององค์กรที่ลดลงเเต่ค่าใช้จ่ายคงที่ยังดำเนินไปอยู่ในทุกวัน หลายองค์กรต้องหาวิธีทางแก้ไขโดยหันมาพึ่งพาเทคโนโลยีมากขึ้น ทั้งเพื่อทำให้การดำเนินงานเป็นไปได้ราบรื่นเเละลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กร
 
จากที่ CODIUM ได้ให้คำปรึกษาเเละบริการ Digital Solution กับหลายองค์กร พบว่าจุดร่วมของปัญหา (Root Cause) ที่ทำให้งานหยุดชะงักเเละไม่สามารถควบคุมต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายได้ดีเท่าที่ควร คือเรื่อง...
 

"งานเอกสาร"

เพราะทุกการดำเนินงานต้องได้รับการอนุมัติก่อนเสมอ โดยปกติองค์กรทั่วไปจะขออนุมัติงานทีคือต้องพิมพ์เเละปริ้นออกมาเป็นกระดาษนำใส่เเฟ้ม จากนั้นเดินส่งแฟ้มไปให้ตามแผนกหรือลำดับสายอนุมัติต่างๆ การทำงานด้วยวิธีนี้ในสถานการณ์ปกติสุขย่อมไม่เกิดผลกระทบอะไรมาก เเต่เมื่อพอต้องทำงานไกลกัน ประกอบกับสถานการณ์ Covid ที่ทำให้องค์กรต้องปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ ทำให้การอนุมัติงานเเบบกระดาษดังเดิมดูจะไม่ตอบโจทย์เเละเกิดผลกระทบต่อทางธุรกิจเป็นอย่างมาก อาทิ...  
 
  • ต้องอนุมัติงานจากที่ทำงานเท่านั้น: การยึดติดที่ต้องอนุมัติงานจากสำนักงานเท่านั้น อันนี้เป็น Pain Point หลักของผู้บริหาร เพราะในความเป็นจริงผู้บริหารต้องออกไปประชุมงานนอกสถานที่ ไม่ได้เข้ามาในออฟฟิศ การอนุมัติจึงต้องถูกเลื่อนออกไป

 

  • ความล่าช้าของการอนุมัติ : ในรูปแบบเดิมกว่าเอกสารหนึ่งจะครบจบกระบวนการอนุมัติ ต้องใช้เวลาถึง 2 อาทิตย์ หรือในบางองค์กรนานกว่านั้น ทำให้การทำงานล่าช้าเเละไม่ทันต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจที่คาดกหวัง ไม่ต้องนึกถึงกรณีที่ต้องแก้ไขรายละเอียดเอกสารเเละดำเนินการขออนุมัติใหม่ ใช้เวลาเป็นหลักเดือนเเน่นอน

 

  • การตัดสินใจผิดพลาด: หลายครั้งผู้บริหารต้องรีบทำการอนุมัติไปก่อนในเรื่องเร่งด่วน ไม่มีเวลามาพิจารณาลงรายละเอียดให้ดี เพราะจะไม่ทันการณ์ต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ทำให้เกิดความเสียหายตามมาทีหลังได้โดยเฉพาะเงินที่เกินงบประมาณไป
 

"การไม่มีข้อมูล"

ในสถานการณ์ที่รายได้หดหาย การควบคุมค่าใช้จ่ายจึงเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่ง เเต่เราจะควบคุมอย่างไรถ้าเราไม่เเม้เเต่จะสามารถติดตามได้ว่าต้นทุนที่เสียไปเกิดจากตรงไหน งบที่อนุมัติไปลงกับอะไรบ้าง คิดเป็นสัดส่วนเท่าไหร่ การติดตามค่าใช้จ่ายเเละงบทุกอย่างที่ออกไปจากองค์กรได้จึงเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรก้าวผ่านสถานการณ์นี้ไปได้อีกทางหนึ่ง
 
.  .  .  .
 

จบปัญหา .. งานไม่เดินเพราะรออนุมัติเอกสาร องค์กรก้าวเดินต่อกับ .. ระบบที่ช่วยให้การอนุมัติงานเอกสารง่ายขึ้น พร้อมควบคุมงบประมาณได้ .. ช่วยธุรกิจจริงไม่ใช่ทฤษฎี

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (e-Memo) อนุมัติงานได้จากทุกที่ทุกเวลา
 
ในวันที่ทุกคนต้องทำงานไกลกัน เเต่งานยังต้องเดินหน้าต่อ เเน่นอนว่าการอนุมัติงานต่างๆต้องทำผ่านออนไลน์ e-Memo ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จึงตอบโจทย์เเละเป็นคำตอบ เพราะอนุมัติงานได้จากทุกที่ทุกเวลา ใช้งานง่ายต่อเข้ากับระบบเเละฐานข้อมูลที่องค์กรใช้อยู่ พร้อมเก็บข้อมูลความเป็นไปของการอนุมัติเเละยอดเงินต่างๆ หากอธิบายแบบนี้อาจจะเห็นภาพยาก ลองไปดูในเเต่ละขั้นตอนว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง เเละเข้ามาช่วยองค์กรเเบบไหนได้  
 
.  .  .  .
 

e-Memo เข้ามาช่วยงานได้จริง อย่างไร ?

 

Step1 สร้างเอกสารที่จะขออนุมัติบนระบบ

จะขออนุมัติก็ต้องทำการสร้างเอกสารเพื่อยื่นเรื่องก่อนเป็นลำดับเเรก ซึ่งเเน่นอนเรารู้ดีว่าเเต่ละองค์กร เเต่ละเเผนก เเต่ละเรื่องที่ขออนุมัติ จะต้องใช้เเบบฟอร์ม (Document Format) ที่เเตกต่างกัน เราจึงมีการสร้างเอกสารให้เลือกถึง 2 วิธี ดังนี้
 
ทางเลือก1: สร้างเอกสารโดยตรงผ่านระบบ
ไม่ต้องวุ่นวายปวดหัวกับเรื่องรูปแบบเอกสารที่ต้องจัดให้ถูก ให้ระบบช่วยจัดการให้ เพียงเเค่เลือกประเภทเอกสารหรือเรื่องที่ต้องการจะขออนุมัติ กรอกข้อมูลให้ครบ จากนั้นระบบจะสร้างฟอร์มให้เสร็จสรรพ ถูกต้องตามแบบฟอร์มขององค์กรที่ต้องการ จะกี่ฟอร์มงาน ระบบทำให้หมด ทางเลือกนี้จะเหมาะกับเอกสารที่มีแบบฟอร์มกลางขององค์กรชัดเจน หรือแบบฟอร์มที่มีการใช้งานอยู่บ่อยครั้ง เช่น ใบเสนอราคา (Quatation), ใบสั่งซื้อ (Purchase Request), ใบขอใช้งานอุปกรณ์ (Service Request) และอื่นๆ
 
สร้างเอกสารโดยตรงผ่านระบบ
 
ทางเลือก 2: อัปโหลดเอกสารที่เตรียมไว้เข้าระบบ
สำหรับในบางกรณีจะมีเอกสารหรือเรื่องบางประเภทที่ต้องการได้รับการอนุมัติเเต่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย จึงไม่ได้มีรูปแบบเอกสารชัดเจน เช่น หนังสือขออนุมัติภายใน หรือในบางครั้งสำหรับเอกสารพิเศษบางอย่าง ผู้ขออนุมัติอยากปรับเเต่งตำแหน่งลายเซ็นในเอกสาร ระบบคิดไว้เผื่อให้ ผู้ขออนุมัติสามารถปรับเเต่งรายละเอียดได้ตามต้องการ  
 
อัปโหลดเอกสารที่เตรียมไว้เข้าระบบ พร้อมกำหนดตำแหน่งลายเซ็น
 
นอกจากนี้ ผู้ขออนุมัติยังสามารถเเนบข้อมูลประกอบเอกสารที่ขออนุมัติได้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์สกุล .pdf, .jpg, .xlsx, .docx และอื่นๆ สามารถเเนบได้หมด เพื่อประกอบการตัดสินใจให้ผู้อนุมัติ ทุกอย่างทำผ่านออนไลน์ ไม่ต้องปริ้นกระดาษออกมาเป็นปึกหนาๆอีก
 
แนบไฟล์เอกสารประกอบได้หลากหลายหลายนามสกุล
 

Step 2 กำหนดสายอนุมัติได้ตามต้องการ

เคยไหมบางครั้งไม่รู้ว่าในเรื่องนี้จะต้องขออนุมัติใครบ้าง? ต้องคอยไปถามหัวหน้างานหรือออฟฟิศส่วนกลาง ปัญหาเรื่องนี้จะหมดไป เพราะระบบจะตั้งค่าสายอนุมัติไว้ให้ตามเเต่ประเภทเรื่องที่จะขออนุมัติ หรืองบประมาณที่ขอ ผู้อนุมัติเพียงกรอกข้อมูลทุกอย่างให้ครบ ระบบจะสร้างสายอนุมัติมาให้ทันทีตามโครงสร้างองค์กรของคุณ
 
ไม่ว่าสายอนุมัติองค์กรคุณจะมีเงื่อนไขที่ซับซ้อนเพียงใด เช่น การอนุมัติมีมากกว่า 1 คน, การอนุมัติลำดับเเรกมีได้ 2 คน การอนุมัติลำดับถัดไปมี 1 คน, หรือจะอนุมัติข้ามแผนก ข้ามสาขา เเละอื่นๆ ระบบจัดการตั้งค่าไว้ให้ได้หมด
 
ระบบตั้งลำดับสายอนุมัติให้อัตโนมัติ เพียงเลือกประเภทที่ต้องให้การอนุมัติ
 
นอกจากนี้ในบางเอกสารต้องการตั้งลำดับสายอนุมัติเอง ไม่เอาจากที่ระบบตั้งค่ามาให้ย่อมทำได้เช่นกัน ผู้ขออนุมัติสามารถตั้งได้หมดอยากได้การอนุมัติกี่ขั้น เเต่ละขั้นต้องมีใครอนุมัติ จำนวนกี่คน สามารถพิมพ์หาชื่อบุคคลที่ต้องการให้อนุมัติเเละเพิ่มลดสายอนุมัติได้ตามต้องการ
 
ตั้งลำดับสายอนุมัติได้ด้วยตนเอง
 

Step 3 อนุมัติงานได้จากทุกที่ทุกเวลา

ไม่ใช่เเค่ผู้ขออนุมัติทำงานง่าย เเต่ผู้อนุมัติก็สะดวกเช่นกัน ทราบทุกการอัพเดทสถานะเอกสารสำคัญ ระบบเเจ้งเตือนให้ทั้งเอกสารที่รอการอนุมัติ เอกสารที่ได้รับการอนุมัติ ถูกปฏิเสธ หรือถูกยกเลิก ทราบผลได้ทันทีโดยแจ้งเตือนผ่านทุกประเภทช่องทางที่หลากหลายทั้งเว็บไซต์ อีเมล ไลน์ และอื่นๆ รองรับอุปกรณ์สื่อสารทุกแบบ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์
 
อนุมัติงาน (Approve)
อนุมัติงานสะดวกได้จากทุกที่ พร้อมระบบรักษาความปลอดภัย เมื่อผู้อนุมัติได้รับอีเมลหรือไลน์เเจ้งเตือนเอกสารที่รอการอนุมัติก่อนที่ผู้อนุมัติจะทำการใดๆได้ ต้องสเเกนลายนิ้วมือหรือกรอกเลข OTP ที่ส่งไปให้ในมือถือก่อน จากนั้นผู้อนุมัติถึงจะทำการอนุมัติเอกสารได้ โดยสามารถที่จะอ่านรายละเอียดเอกสารเเละไฟล์เเนบต่างๆสะดวกได้จากทุกที่ อนุมัติได้ทุกเวลา หลังจากที่เอกสารได้รับการอนุมัติเเล้ว ระบบจะเเจ้งเตือนไปให้คนในสายอนุมัตินั้นทั้งหมดเพื่อรับทราบสถานะเอกสาร
 
เอกสารเเจ้งเตือนผ่านอีเมล กดอนุมัติเอกสารได้สะดวก
 
ปฏิเสธการอนุมัติ (Reject)
หากจะปฏิเสธการอนุมัติย่อมทำได้เช่นกัน พร้อมกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมถึงเหตุผลที่ปฏิเสธ จากนั้นระบบจะเเจ้งเตือนถึงผู้ขออนุมัติในสถานะการปฏิเสธของเอกสาร ผู้ขออนุมัติสามารถทำการแก้ไขได้ทันที พร้อมกดขออนุมัติใหม่ โดยระบบจะบันทึกทุกความเห็น (comment) ไว้ทำให้ผู้อนุมัติสามารถอ่านย้อนหลังได้ จะเห็นว่าทั้งประหยัดเวลาไม่ต้องนั่งทำเอกสารใหม่เเละการดำเนินเรื่องใหม่เป็นไปได้เร็ว
 
ปฏิเสธการอนุมัติ พร้อมบอกเหตุผล
 
ยกเลิกเอกสารที่ขออนุมัติ (Terminate)
นอกจากนี้หากมีเอกสารใดๆที่อยากจะยกเลิกไป ไม่อนุมัติเเน่นอนสามารถทำได้เช่นกัน พร้อมบอกเหตุผลของการยกเลิกเอกสารนั้น
 
ยกเลิกการอนุมัติ พร้อมบอกเหตุผล
 
เพราะการอนุมัติเอกสารเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้การดำเนินงานไปต่อได้อย่างคล่องตัว เราจึงคิดออกเเบบระบบให้ครอบคลุมกรณีการอนุมัติเอกสารในหลากหลายรูปแบบ เพื่อให้การอนุมัติงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็วเเละใช้งานง่ายที่สุด ตอบโจทย์กับทุกระดับผู้ใช้งานทั้งผู้ขออนุมัติเเละผู้อนุมัติ
 

Step 4 Dashboard สรุปภาพรวมให้ทั้งหมด  

ค้นหาเเละติดตามเอกสารได้ทันที

เรียกดูเอกสารย้อนหลังได้อย่างสะดวก สำรองข้อมูลอย่างปลอดภัยบนระบบ หมดปัญหาเอกสารสูญหาย ไม่ต้องวุ่นวายกับการหาที่เก็บ สามารถเข้ามาค้นหาหรือตรวจสอบรายละเอียดย้อนหลังได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นผู้สร้างแบบฟอร์ม การแสดงความเห็น สถานะเอกสารที่ถูกอนุมัติหรือปฏิเสธ
 
เรียกดูเอกสารง่าย พร้อมระบุเอกสารที่ต้องการค้นหาได้สะดวก
 

แสดงผลงบทั้งหมดให้เห็นภาพได้ง่าย

เพราะงบประมาณต้องจัดการอย่างรัดกุม เพื่อให้องค์กรสามารถควบคุมงบเเละค่าใช้จ่ายออกไปได้อย่างคุ้มค่าในสถานการณ์ข้าวยากหมากแพงเช่นนี้ เราจึงมีการนำเสนอสรุปภาพรวมงบประมาณทั้งหมด (Budget Dashboard) ที่ได้อนุมัติไป ยอดเงินคงเหลือที่สามารถใช้ได้ รวมไปถึงยอดที่รอการอนุมัติ ของทั้งองค์กรลึกไปจนถึงในเเต่ละสาขาหรือแผนก การนำเสนอความเป็นไปของงบประมาณออกมาเป็น Dashboard ที่ทำให้เห็นภาพได้ง่ายเเละชัดเจน ช่วยให้ผู้อนุมัติเห็นถึงภาพรวมประกอบการตัดสินใจการอนุมัติเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด รวมไปถึงต่อยอดนำข้อมูล (Data-insight-driven) ที่ได้ไปวิเคราะห์จัดสรรงบให้เหมาะสมมากขึ้น
 
ภาพรวมสัดส่วนงบประมาณที่ถูกใช้ไป
 
นอกจากภาพรวมทางด้านงบประมาณ ระบบยังจัดทำภาพรวมของการอนุมัติเอกสารทั้งหมดไว้ให้ด้วย ทั้งจำนวนเอกสารที่มีการอนุมัติ ปฏิเสธ เเละถูกยกเลิกไป รวมถึงแผนกที่ทำการอนุมัติช้าเร็ว เเสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของระบบที่มีผู้ใช้งานจริงในองค์กรมากน้อยเพียงใด ยังมีแผนกไหนที่ยังไม่ได้ใช้บ้างจะได้ดำเนินการต่อไปได้  
 
ภาพรวมของการดำเนินการเอกสารทั้งหมด
 
.  .  .  .
 

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

 

หลังจากที่ CODIUM เเละลูกค้าเราในหลากหลายองค์กร หลายขนาด ได้ใช้ระบบ e-Memo ไป ผลปรากฎเป็นที่น่าพอใจยิ่ง ซึ่งจะขอเเบ่งผลที่ได้ออกเป็น 3 เรื่อง
1. การทำงานไม่หยุดชะงัก: เเม้จะทำงานไกลกัน เเต่สามารถขออนุมัติงานเอกสารต่างๆได้ทันที งานเดินอย่างราบรื่น ไม่สะดุด เช่น ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา หนังสืออนุมัติงานภายใน เเละอื่นๆ สะดวกทั้งเจ้านายเเละลูกน้อง
2. ลดต้นทุน/ค่าใช้จ่าย: ไม่ต้องเสียค่ากระดาษ ค่าขนส่ง ค่าจัดเก็บ เเละที่สำคัญค่าคนในบางจุดที่ไม่ต้องให้คนมาดำเนินการเเต่ระบบทำเเทนให้ นำคนไปใช้สร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจด้านอื่น
3. คุมงบประมาณได้กระชับเเละทันที: ทุกเอกสารที่อนุมัติไปจะถูกบันทึกเเละหักออกจากงบประมาณที่ตั้งไว้ของเเต่ละฝ่าย ทำให้ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมสามารถเห็นถึงทุกการใช้จ่ายที่ออกไปทันที (real time budget spending)
 
ในบางครั้งสถานการณ์ที่ยากลำบาก เป็นตัวเร่งที่ทำให้องค์กรก้าวเดินไปอย่างก้าวกระโดด ต้องปรับตัวหากลยุทธ์เเนวทางวิธีการใหม่ๆให้ธุรกิจได้ไปต่อ ประกอบกับในโลกการทำงานอันใกล้ (The future of work) คงหนีไม่พ้นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้ การทำงานเร็วขึ้น ดีขึ้น คุ้มค่ามากขึ้น(Faster Beter Cheaper) การเกิดวิกฤตครั้งนี้จึงเป็นนิมิตหมายอันดี ที่องค์กรจะหันกลับมาตั้งหลักพัฒนากระบวนการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมรับกับฟ้าหลังฝน ในวันนี้ CODIUM เเละหลายองค์กรเริ่มเเล้วที่จะนำ ระบบอนุมัติงานออนไลน์ (e-Memo) เข้ามาช่วยให้งานเอกสารเเละการอนุมัติงานในองค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่น การดำเนินของเราจึงไปได้อย่างคล่องตัว พร้อมมาด้วยข้อมูลที่นำไปต่อยอดธุรกิจ
 
ตัวอย่างองค์กรที่ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (e-Memo)
You may also like
HR Bot สร้างขึ้นมาได้อย่างไร
HR Bot สร้างขึ้นมาได้อย่างไร
MAY 21, 20212 DAYS AGO READ
Back-end Tools
Automated Process
Digital Transformation
e-Tax การนำเทคโนโลยี มาช่วยงานบัญชีให้ง่ายขึ้น
e-Tax การนำเทคโนโลยี มาช่วยงานบัญชีให้ง่ายขึ้น
JUN 01, 2021A DAY AGO READ
e-Tax
Digital Transformation
Digital  transformation ที่ธุรกิจควรรู้ หนุนธุรกิจให้ผ่านพ้นวิกฤตไปได้
Digital transformation ที่ธุรกิจควรรู้ หนุนธุรกิจให้ผ่านพ้นวิกฤตไปได้
APR 27, 202119 HOURS AGO READ
Digital Transformation
มิติการสื่อสารที่ดีขึ้นในช่วง Work from Home กับการประยุกต์ใช้ chat bot ให้เป็น
มิติการสื่อสารที่ดีขึ้นในช่วง Work from Home กับการประยุกต์ใช้ chat bot ให้เป็น
MAY 06, 2021A DAY AGO READ
Automated Process
Bot
Digital Transformation

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.