ตัวอย่างจริงไม่ใช่ทฤษฎี นำเทคโนโลยีมาช่วยงานเอกสารธุรกิจ (e-Memo)

Views
Share this:
ตัวอย่างจริงไม่ใช่ทฤษฎี นำเทคโนโลยีมาช่วยงานเอกสารธุรกิจ (e-Memo)
#consult
#e-memo
#document management system
#paperless
#work from home
สืบเนื่องจากสถานการณ์ Covid ที่ยาวนานต่อเนื่อง ส่งผลต่อทุกภาคส่วนธุรกิจที่ต้องทำงานห่างกัน (Work from Home) ทำให้การดำเนินงานเกิดความติดขัด งานหยุดชะงัก ไปจนถึงรายได้ขององค์กรที่ลดลงเเต่ค่าใช้จ่ายคงที่ยังดำเนินไปอยู่ในทุกวัน หลายองค์กรต้องหาวิธีทางแก้ไขโดยหันมาพึ่งพาเทคโนโลยีมากขึ้น ทั้งเพื่อทำให้การดำเนินงานเป็นไปได้ราบรื่นเเละลดค่าใช้จ่ายภายในองค์กร
 
จากที่ CODIUM ได้ให้คำปรึกษาเเละบริการ Digital Solution กับหลายองค์กร พบว่าจุดร่วมของปัญหา (Root Cause) ที่ทำให้งานหยุดชะงักเเละไม่สามารถควบคุมต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายได้ดีเท่าที่ควร คือเรื่อง...
 

"งานเอกสาร"

เพราะทุกการดำเนินงานต้องได้รับการอนุมัติก่อนเสมอ โดยปกติองค์กรทั่วไปจะขออนุมัติงานทีคือต้องพิมพ์เเละปริ้นออกมาเป็นกระดาษนำใส่เเฟ้ม จากนั้นเดินส่งแฟ้มไปให้ตามแผนกหรือลำดับสายอนุมัติต่างๆ การทำงานด้วยวิธีนี้ในสถานการณ์ปกติสุขย่อมไม่เกิดผลกระทบอะไรมาก เเต่เมื่อพอต้องทำงานไกลกัน ประกอบกับสถานการณ์ Covid ที่ทำให้องค์กรต้องปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ ทำให้การอนุมัติงานเเบบกระดาษดังเดิมดูจะไม่ตอบโจทย์เเละเกิดผลกระทบต่อทางธุรกิจเป็นอย่างมาก อาทิ...  
 
  • ต้องอนุมัติงานจากที่ทำงานเท่านั้น: การยึดติดที่ต้องอนุมัติงานจากสำนักงานเท่านั้น อันนี้เป็น Pain Point หลักของผู้บริหาร เพราะในความเป็นจริงผู้บริหารต้องออกไปประชุมงานนอกสถานที่ ไม่ได้เข้ามาในออฟฟิศ การอนุมัติจึงต้องถูกเลื่อนออกไป

 

  • ความล่าช้าของการอนุมัติ : ในรูปแบบเดิมกว่าเอกสารหนึ่งจะครบจบกระบวนการอนุมัติ ต้องใช้เวลาถึง 2 อาทิตย์ หรือในบางองค์กรนานกว่านั้น ทำให้การทำงานล่าช้าเเละไม่ทันต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจที่คาดกหวัง ไม่ต้องนึกถึงกรณีที่ต้องแก้ไขรายละเอียดเอกสารเเละดำเนินการขออนุมัติใหม่ ใช้เวลาเป็นหลักเดือนเเน่นอน

 

  • การตัดสินใจผิดพลาด: หลายครั้งผู้บริหารต้องรีบทำการอนุมัติไปก่อนในเรื่องเร่งด่วน ไม่มีเวลามาพิจารณาลงรายละเอียดให้ดี เพราะจะไม่ทันการณ์ต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ทำให้เกิดความเสียหายตามมาทีหลังได้โดยเฉพาะเงินที่เกินงบประมาณไป
 

"การไม่มีข้อมูล"

ในสถานการณ์ที่รายได้หดหาย การควบคุมค่าใช้จ่ายจึงเป็นสิ่งที่สำคัญยิ่ง เเต่เราจะควบคุมอย่างไรถ้าเราไม่เเม้เเต่จะสามารถติดตามได้ว่าต้นทุนที่เสียไปเกิดจากตรงไหน งบที่อนุมัติไปลงกับอะไรบ้าง คิดเป็นสัดส่วนเท่าไหร่ การติดตามค่าใช้จ่ายเเละงบทุกอย่างที่ออกไปจากองค์กรได้จึงเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรก้าวผ่านสถานการณ์นี้ไปได้อีกทางหนึ่ง
 
.  .  .  .
 

จบปัญหา .. งานไม่เดินเพราะรออนุมัติเอกสาร องค์กรก้าวเดินต่อกับ .. ระบบที่ช่วยให้การอนุมัติงานเอกสารง่ายขึ้น พร้อมควบคุมงบประมาณได้ .. ช่วยธุรกิจจริงไม่ใช่ทฤษฎี

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (e-Memo) อนุมัติงานได้จากทุกที่ทุกเวลา
 
ในวันที่ทุกคนต้องทำงานไกลกัน เเต่งานยังต้องเดินหน้าต่อ เเน่นอนว่าการอนุมัติงานต่างๆต้องทำผ่านออนไลน์ e-Memo ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จึงตอบโจทย์เเละเป็นคำตอบ เพราะอนุมัติงานได้จากทุกที่ทุกเวลา ใช้งานง่ายต่อเข้ากับระบบเเละฐานข้อมูลที่องค์กรใช้อยู่ พร้อมเก็บข้อมูลความเป็นไปของการอนุมัติเเละยอดเงินต่างๆ หากอธิบายแบบนี้อาจจะเห็นภาพยาก ลองไปดูในเเต่ละขั้นตอนว่ามันสามารถทำอะไรได้บ้าง เเละเข้ามาช่วยองค์กรเเบบไหนได้  
 
.  .  .  .
 

e-Memo เข้ามาช่วยงานได้จริง อย่างไร ?

 

Step1 สร้างเอกสารที่จะขออนุมัติบนระบบ

จะขออนุมัติก็ต้องทำการสร้างเอกสารเพื่อยื่นเรื่องก่อนเป็นลำดับเเรก ซึ่งเเน่นอนเรารู้ดีว่าเเต่ละองค์กร เเต่ละเเผนก เเต่ละเรื่องที่ขออนุมัติ จะต้องใช้เเบบฟอร์ม (Document Format) ที่เเตกต่างกัน เราจึงมีการสร้างเอกสารให้เลือกถึง 2 วิธี ดังนี้
 
ทางเลือก1: สร้างเอกสารโดยตรงผ่านระบบ
ไม่ต้องวุ่นวายปวดหัวกับเรื่องรูปแบบเอกสารที่ต้องจัดให้ถูก ให้ระบบช่วยจัดการให้ เพียงเเค่เลือกประเภทเอกสารหรือเรื่องที่ต้องการจะขออนุมัติ กรอกข้อมูลให้ครบ จากนั้นระบบจะสร้างฟอร์มให้เสร็จสรรพ ถูกต้องตามแบบฟอร์มขององค์กรที่ต้องการ จะกี่ฟอร์มงาน ระบบทำให้หมด ทางเลือกนี้จะเหมาะกับเอกสารที่มีแบบฟอร์มกลางขององค์กรชัดเจน หรือแบบฟอร์มที่มีการใช้งานอยู่บ่อยครั้ง เช่น ใบเสนอราคา (Quatation), ใบสั่งซื้อ (Purchase Request), ใบขอใช้งานอุปกรณ์ (Service Request) และอื่นๆ
 
สร้างเอกสารโดยตรงผ่านระบบ
 
ทางเลือก 2: อัปโหลดเอกสารที่เตรียมไว้เข้าระบบ
สำหรับในบางกรณีจะมีเอกสารหรือเรื่องบางประเภทที่ต้องการได้รับการอนุมัติเเต่ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย จึงไม่ได้มีรูปแบบเอกสารชัดเจน เช่น หนังสือขออนุมัติภายใน หรือในบางครั้งสำหรับเอกสารพิเศษบางอย่าง ผู้ขออนุมัติอยากปรับเเต่งตำแหน่งลายเซ็นในเอกสาร ระบบคิดไว้เผื่อให้ ผู้ขออนุมัติสามารถปรับเเต่งรายละเอียดได้ตามต้องการ  
 
อัปโหลดเอกสารที่เตรียมไว้เข้าระบบ พร้อมกำหนดตำแหน่งลายเซ็น
 
นอกจากนี้ ผู้ขออนุมัติยังสามารถเเนบข้อมูลประกอบเอกสารที่ขออนุมัติได้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์สกุล .pdf, .jpg, .xlsx, .docx และอื่นๆ สามารถเเนบได้หมด เพื่อประกอบการตัดสินใจให้ผู้อนุมัติ ทุกอย่างทำผ่านออนไลน์ ไม่ต้องปริ้นกระดาษออกมาเป็นปึกหนาๆอีก
 
แนบไฟล์เอกสารประกอบได้หลากหลายหลายนามสกุล
 

Step 2 กำหนดสายอนุมัติได้ตามต้องการ

เคยไหมบางครั้งไม่รู้ว่าในเรื่องนี้จะต้องขออนุมัติใครบ้าง? ต้องคอยไปถามหัวหน้างานหรือออฟฟิศส่วนกลาง ปัญหาเรื่องนี้จะหมดไป เพราะระบบจะตั้งค่าสายอนุมัติไว้ให้ตามเเต่ประเภทเรื่องที่จะขออนุมัติ หรืองบประมาณที่ขอ ผู้อนุมัติเพียงกรอกข้อมูลทุกอย่างให้ครบ ระบบจะสร้างสายอนุมัติมาให้ทันทีตามโครงสร้างองค์กรของคุณ
 
ไม่ว่าสายอนุมัติองค์กรคุณจะมีเงื่อนไขที่ซับซ้อนเพียงใด เช่น การอนุมัติมีมากกว่า 1 คน, การอนุมัติลำดับเเรกมีได้ 2 คน การอนุมัติลำดับถัดไปมี 1 คน, หรือจะอนุมัติข้ามแผนก ข้ามสาขา เเละอื่นๆ ระบบจัดการตั้งค่าไว้ให้ได้หมด
 
ระบบตั้งลำดับสายอนุมัติให้อัตโนมัติ เพียงเลือกประเภทที่ต้องให้การอนุมัติ
 
นอกจากนี้ในบางเอกสารต้องการตั้งลำดับสายอนุมัติเอง ไม่เอาจากที่ระบบตั้งค่ามาให้ย่อมทำได้เช่นกัน ผู้ขออนุมัติสามารถตั้งได้หมดอยากได้การอนุมัติกี่ขั้น เเต่ละขั้นต้องมีใครอนุมัติ จำนวนกี่คน สามารถพิมพ์หาชื่อบุคคลที่ต้องการให้อนุมัติเเละเพิ่มลดสายอนุมัติได้ตามต้องการ
 
ตั้งลำดับสายอนุมัติได้ด้วยตนเอง
 

Step 3 อนุมัติงานได้จากทุกที่ทุกเวลา

ไม่ใช่เเค่ผู้ขออนุมัติทำงานง่าย เเต่ผู้อนุมัติก็สะดวกเช่นกัน ทราบทุกการอัพเดทสถานะเอกสารสำคัญ ระบบเเจ้งเตือนให้ทั้งเอกสารที่รอการอนุมัติ เอกสารที่ได้รับการอนุมัติ ถูกปฏิเสธ หรือถูกยกเลิก ทราบผลได้ทันทีโดยแจ้งเตือนผ่านทุกประเภทช่องทางที่หลากหลายทั้งเว็บไซต์ อีเมล ไลน์ และอื่นๆ รองรับอุปกรณ์สื่อสารทุกแบบ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์
 
อนุมัติงาน (Approve)
อนุมัติงานสะดวกได้จากทุกที่ พร้อมระบบรักษาความปลอดภัย เมื่อผู้อนุมัติได้รับอีเมลหรือไลน์เเจ้งเตือนเอกสารที่รอการอนุมัติก่อนที่ผู้อนุมัติจะทำการใดๆได้ ต้องสเเกนลายนิ้วมือหรือกรอกเลข OTP ที่ส่งไปให้ในมือถือก่อน จากนั้นผู้อนุมัติถึงจะทำการอนุมัติเอกสารได้ โดยสามารถที่จะอ่านรายละเอียดเอกสารเเละไฟล์เเนบต่างๆสะดวกได้จากทุกที่ อนุมัติได้ทุกเวลา หลังจากที่เอกสารได้รับการอนุมัติเเล้ว ระบบจะเเจ้งเตือนไปให้คนในสายอนุมัตินั้นทั้งหมดเพื่อรับทราบสถานะเอกสาร
 
เอกสารเเจ้งเตือนผ่านอีเมล กดอนุมัติเอกสารได้สะดวก
 
ปฏิเสธการอนุมัติ (Reject)
หากจะปฏิเสธการอนุมัติย่อมทำได้เช่นกัน พร้อมกรอกรายละเอียดเพิ่มเติมถึงเหตุผลที่ปฏิเสธ จากนั้นระบบจะเเจ้งเตือนถึงผู้ขออนุมัติในสถานะการปฏิเสธของเอกสาร ผู้ขออนุมัติสามารถทำการแก้ไขได้ทันที พร้อมกดขออนุมัติใหม่ โดยระบบจะบันทึกทุกความเห็น (comment) ไว้ทำให้ผู้อนุมัติสามารถอ่านย้อนหลังได้ จะเห็นว่าทั้งประหยัดเวลาไม่ต้องนั่งทำเอกสารใหม่เเละการดำเนินเรื่องใหม่เป็นไปได้เร็ว
 
ปฏิเสธการอนุมัติ พร้อมบอกเหตุผล
 
ยกเลิกเอกสารที่ขออนุมัติ (Terminate)
นอกจากนี้หากมีเอกสารใดๆที่อยากจะยกเลิกไป ไม่อนุมัติเเน่นอนสามารถทำได้เช่นกัน พร้อมบอกเหตุผลของการยกเลิกเอกสารนั้น
 
ยกเลิกการอนุมัติ พร้อมบอกเหตุผล
 
เพราะการอนุมัติเอกสารเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้การดำเนินงานไปต่อได้อย่างคล่องตัว เราจึงคิดออกเเบบระบบให้ครอบคลุมกรณีการอนุมัติเอกสารในหลากหลายรูปแบบ เพื่อให้การอนุมัติงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็วเเละใช้งานง่ายที่สุด ตอบโจทย์กับทุกระดับผู้ใช้งานทั้งผู้ขออนุมัติเเละผู้อนุมัติ
 

Step 4 Dashboard สรุปภาพรวมให้ทั้งหมด  

ค้นหาเเละติดตามเอกสารได้ทันที

เรียกดูเอกสารย้อนหลังได้อย่างสะดวก สำรองข้อมูลอย่างปลอดภัยบนระบบ หมดปัญหาเอกสารสูญหาย ไม่ต้องวุ่นวายกับการหาที่เก็บ สามารถเข้ามาค้นหาหรือตรวจสอบรายละเอียดย้อนหลังได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นผู้สร้างแบบฟอร์ม การแสดงความเห็น สถานะเอกสารที่ถูกอนุมัติหรือปฏิเสธ
 
เรียกดูเอกสารง่าย พร้อมระบุเอกสารที่ต้องการค้นหาได้สะดวก
 

แสดงผลงบทั้งหมดให้เห็นภาพได้ง่าย

เพราะงบประมาณต้องจัดการอย่างรัดกุม เพื่อให้องค์กรสามารถควบคุมงบเเละค่าใช้จ่ายออกไปได้อย่างคุ้มค่าในสถานการณ์ข้าวยากหมากแพงเช่นนี้ เราจึงมีการนำเสนอสรุปภาพรวมงบประมาณทั้งหมด (Budget Dashboard) ที่ได้อนุมัติไป ยอดเงินคงเหลือที่สามารถใช้ได้ รวมไปถึงยอดที่รอการอนุมัติ ของทั้งองค์กรลึกไปจนถึงในเเต่ละสาขาหรือแผนก การนำเสนอความเป็นไปของงบประมาณออกมาเป็น Dashboard ที่ทำให้เห็นภาพได้ง่ายเเละชัดเจน ช่วยให้ผู้อนุมัติเห็นถึงภาพรวมประกอบการตัดสินใจการอนุมัติเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด รวมไปถึงต่อยอดนำข้อมูล (Data-insight-driven) ที่ได้ไปวิเคราะห์จัดสรรงบให้เหมาะสมมากขึ้น
 
ภาพรวมสัดส่วนงบประมาณที่ถูกใช้ไป
 
นอกจากภาพรวมทางด้านงบประมาณ ระบบยังจัดทำภาพรวมของการอนุมัติเอกสารทั้งหมดไว้ให้ด้วย ทั้งจำนวนเอกสารที่มีการอนุมัติ ปฏิเสธ เเละถูกยกเลิกไป รวมถึงแผนกที่ทำการอนุมัติช้าเร็ว เเสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของระบบที่มีผู้ใช้งานจริงในองค์กรมากน้อยเพียงใด ยังมีแผนกไหนที่ยังไม่ได้ใช้บ้างจะได้ดำเนินการต่อไปได้  
 
ภาพรวมของการดำเนินการเอกสารทั้งหมด
 
.  .  .  .
 

ผลลัพธ์ที่คาดหวัง

 

หลังจากที่ CODIUM เเละลูกค้าเราในหลากหลายองค์กร หลายขนาด ได้ใช้ระบบ e-Memo ไป ผลปรากฎเป็นที่น่าพอใจยิ่ง ซึ่งจะขอเเบ่งผลที่ได้ออกเป็น 3 เรื่อง
1. การทำงานไม่หยุดชะงัก: เเม้จะทำงานไกลกัน เเต่สามารถขออนุมัติงานเอกสารต่างๆได้ทันที งานเดินอย่างราบรื่น ไม่สะดุด เช่น ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา หนังสืออนุมัติงานภายใน เเละอื่นๆ สะดวกทั้งเจ้านายเเละลูกน้อง
2. ลดต้นทุน/ค่าใช้จ่าย: ไม่ต้องเสียค่ากระดาษ ค่าขนส่ง ค่าจัดเก็บ เเละที่สำคัญค่าคนในบางจุดที่ไม่ต้องให้คนมาดำเนินการเเต่ระบบทำเเทนให้ นำคนไปใช้สร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจด้านอื่น
3. คุมงบประมาณได้กระชับเเละทันที: ทุกเอกสารที่อนุมัติไปจะถูกบันทึกเเละหักออกจากงบประมาณที่ตั้งไว้ของเเต่ละฝ่าย ทำให้ผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมสามารถเห็นถึงทุกการใช้จ่ายที่ออกไปทันที (real time budget spending)
 
ในบางครั้งสถานการณ์ที่ยากลำบาก เป็นตัวเร่งที่ทำให้องค์กรก้าวเดินไปอย่างก้าวกระโดด ต้องปรับตัวหากลยุทธ์เเนวทางวิธีการใหม่ๆให้ธุรกิจได้ไปต่อ ประกอบกับในโลกการทำงานอันใกล้ (The future of work) คงหนีไม่พ้นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้ การทำงานเร็วขึ้น ดีขึ้น คุ้มค่ามากขึ้น(Faster Beter Cheaper) การเกิดวิกฤตครั้งนี้จึงเป็นนิมิตหมายอันดี ที่องค์กรจะหันกลับมาตั้งหลักพัฒนากระบวนการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมรับกับฟ้าหลังฝน ในวันนี้ CODIUM เเละหลายองค์กรเริ่มเเล้วที่จะนำ ระบบอนุมัติงานออนไลน์ (e-Memo) เข้ามาช่วยให้งานเอกสารเเละการอนุมัติงานในองค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่น การดำเนินของเราจึงไปได้อย่างคล่องตัว พร้อมมาด้วยข้อมูลที่นำไปต่อยอดธุรกิจ
 
ตัวอย่างองค์กรที่ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (e-Memo)
Share this: