Share this

งานเบาขึ้น ให้ HR Bot ช่วยงานในช่วง Work from Home

Issues
June
Bot
Categories:
#Digital Transformation#Bot
Inspired by: Siwanad, Chiratchaya, Peerachai, Tanapon
Views

เมื่อต้อง Work from Home แผนกที่ได้รับผลกระทบอย่างมากคงหนีไม่พ้นฝ่ายบุคคลหรือ HR ที่ต้องคอยจัดการเรื่องสารทุกข์สุขดิบของคนในองค์กร อย่างการเช็คชื่อเข้าออกงาน (check attendance) หรือการขอลางานในโอกาสต่างๆ (leave) ซึ่งผลกระทบจากการทำงานไกลกันทำให้งานของ HR ลำบากขึ้นเป็นสองเท่า ดังนั้น สิ่งสำคัญคือ เราจะทำอย่างไรให้ HR ทำงานง่ายเหมือนที่เคย
 
หลายองค์กรหาวิธีแก้ไขโดยการใช้เเอปพลิคชั่นการจัดการบุคคล (HR Application) เข้ามาช่วย เเต่สิ่งที่เกิดขึ้นคือ...
  • ยุ่งยากในการโหลดเเอปลงบนเครื่องเพื่อเข้าใช้งาน
  • ไม่ครอบคลุมการทำงาน หากลืมเช็ค ระบบจะบันทึกว่ามาสายหรือไม่ได้มาทำงาน
  • เกิดการทำงานซ้ำซ้อน เเม้จะมีเเอปเเต่ยังคงต้องเเจ้งหัวหน้างานผ่านช่องทางอื่นอีกที เช่น กดลาในเเอปเเละต้องใส่ในปฏิทินของทีมว่าลาเพื่อให้คนที่เกี่ยวข้องรับทราบ
  •  
ทั้งหมดทั้งมวลจับใจความได้ว่า ต้นตอของเรื่อง (Key Problem) เกิดจากเครื่องมือที่นำมาใช้ไม่ได้สอดคล้องกับการทำงานของคนทำงานจริง ทำให้ไม่เกิดการใช้งานที่มีประสิทธิภาพมากพอ
 
ด้วยความที่ CODIUM ช่วยทำ Digital Solution ให้กับหลากหลายองค์กร จึงเล็งเห็นปัญหาในจุดนี้ดี เราจึงเริ่มคิดค้น Solution เเละนำมาประยุกต์ใช้กับองค์กรตัวเองจริง เเละนี้คือต้นกำเนิดของผลผลิต Bot ตัวใหม่ที่เรียกว่าHR Bot
 
HR Bot ผู้ช่วยที่ทำให้การทำงานของ HR ง่ายขึ้น 
 

HR Bot คืออะไร ?

 

HRbot คือ Bot ที่เป็นผู้ช่วยของ HR ทำหน้าที่เเบ่งเบางานต่างๆโดยเฉพาะของแผนก HR เช่น การเช็คชื่อเข้าออกงาน การจัดการวันลาของพนักงาน เเละการรายงานผลให้กับฝ่ายต่างๆทราบ ซึ่งทางเราได้นำ Bot ไปเชื่อมต่อ (plug in) เข้ากับเครื่องมือที่พนักงานใช้กันอยู่เป็นประจำ เพื่อเเทรกซึมเข้าไปอยู่ในชีวิตประจำวันของพนักงานได้โดยอัตโนมัติ
 
โดย CODIUM เราใช้เครื่องมืออยู่ 2 อย่างในการทำงานเป็นหลัก นั้นคือ Google Chat เพื่อใช้สื่อสารกันในองค์กร เเละ Google Calendar เพื่อใช้นัดประชุมงาน เราจึงประยุกต์คิดต่อยอดสร้าง Bot จากสองเครื่องมือนี้
 
การทำเช่นนี้เป็นการทำครั้งเดียว ตอบโจทย์ได้ถึงสองต่อ! ต่อเเรกผู้ใช้งานจะสามารถทำงานในเเพลตฟอร์มเดิมที่ตัวเองใช้งานอยู่ เเละต่อที่สองเป็นการอำนวยความสะดวก HR ที่ดูเเลพนักงานในองค์กรได้อย่างทั่วถึงเเละง่ายกว่าเดิม  
 

HR Bot เข้ามาช่วยการทำงานได้อย่างไร ?  

 

เช็คชื่อได้เร็วเเละฉับไว (attendance check)
ฟังก์ชันหนึ่งของงาน HR เเน่นอนว่า คือ การเช็คชื่อคนเข้าเเละออกงาน จากเดิมที่เราใช้คนในการเรียกเช็คชื่อผ่านการนัดประชุมออนไลน์ หรือมีการตอกบัตรกระดาษเข้าทำงาน วิธีการเหล่านี้จะหมดไป ไม่ต้องยุ่งยากแบบนั้นอีก เมื่อใช้ Bot เข้ามาช่วย พนักงานสามารถเช็คชื่อได้ง่ายใน Google Chat ที่ทุกคนใช้เพื่อสื่อสารภายในองค์กรอยู่เเล้ว จะมีวิธีการอย่างไร แบบไหน ขอตอบเป็นขั้นตอนการทำงานให้เห็นภาพ ดังนี้...  
 
 
เช็คชื่อเข้าออกงาน (check in - check out)
 
  • เช็คชื่อในคลิกเดียว การเช็คชื่อก็ทำได้ง่ายภายในห้องเเชทเดิม เพียงกดไปที่ปุ่ม “Check-in” ชื่อของคุณจะปรากฎทันทีว่าได้ทำการเช็คชื่อเเล้วในเวลากี่โมง เท่ากับการเช็คชื่อเป็นอันเสร็จสิ้นพร้อมเริ่มทำงาน เเละเนื่องด้วยเราทำการเช็คชื่อใน Google Chat ทำให้สะดวกต่อพนักงานต่อการเปลี่ยนไปห้องเเชทอื่นเพื่อทำงานต่อได้ทันที จะเห็นว่าวิธีนี้ง่ายทั้งกับพนักงาน เเละประหยัดเวลา HR หรือหัวหน้าทีมในการเช็คชื่อช่วง Work from Home

 

  • เตือนให้เช็คชื่อ เชื่อว่าทุกคนเป็นหมดในการ ลืม! ลืมว่าจะต้องเช็คชื่อเข้าหรือออกงานในทุกครั้งทุกวัน จบกับความหลงลืมนั้นเมื่อเจ้า HRbot จะเตือนความจำให้ โดยการแจ้งเตือนในกลุ่มเเชท เเท๊กทุกคนในห้องเเชทพร้อมข้อความที่บอกว่า “Please don’t forget to check-in” ทุกวันในเวลาเริ่มเเละออกจากงาน
 
  • สรุปผลให้ครบจบ ตามมาด้วยการรายงานผลให้ทันที ไม่ต้องคอยถาม HR ทุกคนสามารถเข้ามาดูได้หมดว่า เช็คชื่อเข้างานตอนกี่โมง (check-in time), เช็คชื่อออกงานตอนกี่โมง (check-out time), ทำงานเป็นเวลากี่ชั่วโมงต่อวัน (duration working time), เเละมีใครลาในวันนั้น (leave people), ใครไม่ได้กดเช็คชื่อ (missing check) ซึ่งทาง CODIUM มีมาตราการว่า หากใครไม่เช็คชื่อเกิน 3 ครั้ง จะทำการปรับลดวันลาแบบอัตโนมัติ (leave reduction)
 
การมีข้อมูลที่สามารถเห็นผลรายงานได้ทันที (Data-driven) เป็นประโยชน์อย่างมากกับคนทั้งองค์กร เช่น หากเรามีงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับคนที่ลาจะได้ทราบไว้เเละจัดการงานถูก หรือ HR เเละหัวหน้าทีม สามารถนำข้อมูลไปต่อยอดทำกลยุทธ์เเละพัฒนาทีมได้ เช่น ถ้าข้อมูลโชว์ว่าคนที่ทำงานล่วงเวลาส่วนมากมาจากแผนก A ในช่วงเดือน B เเสดงว่างานในเเผนก A อาจจะหนักไปในช่วงเวลาดังกล่าว หัวหน้าทีมจะได้คิดหาดูเเลลูกทีมได้ดีขึ้น
 

ไปลามาไหว้สะดวก (leave request)

 

การลาของพนักงานเกิดขึ้นอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็น ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน...สารพัดลา ซึ่งการลางานย่อมเกี่ยวข้องกับวันเวลาที่จะลา คนที่อนุมัติ เเละการเเจ้งให้ทราบถึงบุคคลที่เกี่ยวข้อง จะเห็นว่าตัวแปรที่เข้ามาเกี่ยวข้องมีความคล้ายคลึงกับการใช้ Google Calendar ในการนัดประชุมงาน ที่ต้องมีวันเวลาเเละคนที่เข้าร่วมประชุม ถือเป็นความประจวบเหมาะที่ลงตัว เนื่องด้วยทาง CODIUM ใช้ Google Calendar เป็นส่วนหนึ่งในการทำงาน ทำให้ผู้ใช้งานคุ้นชินกับเครื่องมือ ดังนั้นจึงเป็นนิมิตหมายอันดีในการใช้ Google Calendar ทำการลางานต่างๆ จะทำอย่างไร มาดูกัน...  
 
  • เช็คโควต้าวันลาได้เสมอ ก่อนจะลาเเน่นอนต้องเช็คก่อนว่ามีโควต้าเหลือไหม? สามารถเช็คได้ด้วยตัวเองง่ายๆ โดยการเเชทกับเพื่อน HRbot พิมพ์ไปว่า “check leave” ระบบจะขึ้นมาทันทีว่าเราเหลือวันลาในเเต่ละประเภทจำนวนกี่วัน กี่ชั่วโมง กี่นาที เท่านี้ก็วางแผนการลางานได้อย่างสบาย

 

เช็คจำนวนวันลา (check remaining leave)
 
  • ขอลางานง่ายผ่านปฏิทิน ไม่ต้องเเจ้งลางานซ้ำซ้อนอีกต่อไป ที่เเต่ก่อนต้องทั้งกดลาผ่านแอป, เเจ้ง HR, เเละต้องบอกหัวหน้างานอีกที ตอนนี้สามารถขอลางานได้ครบจบผ่าน Google Calendar ในเครื่องมือเดียว

Step 1 เปิด Google Calendar กดเลือกที่ปฏิทิน CODIUM Leaves

Step 2 เขียนชื่อตัวเองเเละประเภทวันลา ในช่อง Event

Step 3 เลือกวันเเละเวลาที่จะลา

Step 4 ใส่บุคคลที่ต้องทำการอนุมัติ เช่น HR เเละหัวหน้างงาน

Step 5 กดบันทึก เป็นอันเสร็จสิ้นการขอลางาน

 

ขอลางานผ่านปฏิทิน (leave request)
 
เเล้วถ้า...ลืมใส่บุคคลที่สำคัญคนใดคนหนึ่งไปอย่าง HR หรือหัวหน้างาน จะทำอย่างไร? ไม่ต้องห่วง เพราะ HRbot จะเด้งเเจ้งเตือนเข้ามาใน Google Chat ของเราโดยตรง พร้อมบอกว่าการขอลาไม่ผ่านที่จุดไหน จะต้องแก้ไขหรือใส่อะไรเพิ่ม เพื่อให้การขอลาสำเร็จเสร็จสิ้นไปด้วยดี
 
เเจ้งเตือนความผิดพลาดในการขอลางาน (leave request error)
 
  • หัวหน้าอนุมัติการลาได้ทันที ไม่เพียงเเต่คนลาจะขอลางานได้ง่าย เเต่ผู้อนุมัติอย่างหัวหน้าก็สะดวกเช่นกัน ทันทีที่มีคนขอลางานระบบจะส่งเรื่องมาที่อีเมล (Gmail) เเละปฏิทิน (Google Calendar) ของผู้อนุมัติโดยตรง ผู้อนุมัติสามารถกด Yes or No เพื่อเป็นการอนุมัติหรือปฏิเสธการลาได้อย่างง่ายดาย
 
อนุมัติการลาได้งานผ่านอีเมล (leave approval)
 
  • เเจ้งเตือนผลการลาให้ถึงที่ เมื่อผู้อนุมัติทำการอนุมัติครบหมดทุกคน HRbot จะเเชทถึงคนขอลาให้อัตโนมัติว่า การขอลาตามวันเเละเวลาดังกล่าวได้ถูกอนุมัติเรียบร้อย สะดวกต่อผู้ขอลาไม่ต้องคอยเปิดเเอปเพื่อเช็คสถานะการลาอีกต่อไป  

 

แจ้งเตือนผลการขอลางานผ่าน Chatbot (leave notification)
 

รายงานทุกความเคลื่อนไหวส่งตรงถึงนาย

 

ในทุกวัน HRbot จะส่งผลสรุปยอดตัวเลขต่างๆให้กับ HR เเละหัวหน้าทีมแบบอัตโนมัติ เป็นการรายงานความเคลื่อนไหวทั้งหมดไม่ว่าจะเป็น จำนวนคนที่เช็คชื่อเข้าออกงาน จำนวนคนเช็คชื่อเข้างานสาย คนที่ไม่ได้ทำการเช็คชื่อ รวมถึงรายชื่อคนที่ลางาน ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้เป็นประโยชน์ต่อ HR เเละหัวหน้าทีมอย่างมาก เพราะเราจะสามารถรู้ได้เลยว่าบุคคลไหนขาดลามาสายบ่อยๆในช่วงเวลาไหน จะได้ดูเเลจัดการถูกว่าจะดำเนินการอย่างไร หรืออาจจะเอาข้อมูลมาวิเคราะห์ว่าในช่วงเวลาไหนคนลาเยอะ อาจจะเป็นสัญญาณที่ไม่ดีว่างานในช่วงนั้นหนักไปทำให้คนเหนื่อย HR จะได้วางกลยุทธ์หาวิธีการพัฒนาเป้นลำดับถัดไป
 
รายงานผลสรุปการเช็คชื่อในทุกวัน (attendance report)
 
การมาของสถานการณ์ Work from Home ไม่ได้มีเเต่ข้อเสีย ทำให้ฝ่าย HR ทำงานยาก ถ้าเราปรับตัวให้ถูก นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้เหมาะสม กลายเป็นว่าเรากลับได้ผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ตอบโจทย์การทำงานมากกว่าสิ่งเดิมที่ใช้อยู่ ดังจะเห็นได้ว่า HRbot สามารถเข้ามาช่วยการทำงานของแผนกบุคคลที่ต้องคอยดูเเลบุคลากรในองค์กรให้ได้อย่างทั่วถึงเป็นไปได้คล่องตัวชึ้น เเละยังได้ข้อมูล (Data-Insight Driven) มาวิเคราะห์ นำไปต่อยอดพัฒนากลยุทธ์ให้กับองค์ต่อไป ทั้งนี้ HRbot ไม่ได้ต้องใช้กับ Google Platform เท่านั้น ยังสามารถนำไปใช้กับเครื่องมือการสื่อสารอื่นได้ ไม่ว่าจะเป็น LINE, Microsoft Teams, Slack...ได้อีกด้วย หวังว่าองค์กรต่างๆจะได้ประโยชน์จากบทความนี้นำไปต่อยอดกับองค์กรต่อไป...  
 
ขอเเอบเขียนบอกไว้ว่า HR Bot ยังมีภาคต่อ ทาง CODIUM เรามีแผนที่จะพัฒนาในอีกหลายอย่าง อาทิเช่น พนักงานสามารถกดดูประวัติการลางานได้ (leave request), การเช็คชื่อโดยจับว่าเช็คชื่อมาจากที่ไหน (location check-in), เเละอื่นๆ รอติดตามตอนต่อไปกันได้!
You may also like
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิทัล”
Digital Transformation ฟังยากเเต่เริ่มง่าย วิธีเปลี่ยนการทำงาน ”แบบเดิม” สู่ยุค “ดิจิ...
APR 19, 20219 DAYS AGO READ
Document Management System
Digital Transformation
e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ถูกกฎหมาย
e-Memo ระบบเซ็นอนุมัติเอกสารออนไลน์ ถูกกฎหมาย
APR 23, 20213 DAYS AGO READ
e-Signature
Video
Digital Transformation
มิติใหม่ บริษัทดำเนินงานเอกสารกับ Vendors ง่ายในคลิกเดียว
มิติใหม่ บริษัทดำเนินงานเอกสารกับ Vendors ง่ายในคลิกเดียว
FEB 08, 20223 DAYS AGO READ
Document Management System
Automated Process
e-Signature
E-Tax Solutions: #taxes2020 #taxes
E-Tax Solutions: #taxes2020 #taxes
APR 19, 20215 DAYS AGO READ
e-Tax
Digital Transformation
Document Management System

SUBSCRIBE TO OUR

NEWS
LETTER .

Code , Consult , Communicate

Copyright © 2020 CODIUM Company Limited.